Gestione delle Chiavi per l'Immobiliare: Il Percorso di Engel & Völkers Madrid verso l'Automazione

Engel & Völkers è una società immobiliare globale con una presenza in oltre 30 paesi, che offre servizi immobiliari premium. Presso il loro ufficio di Madrid, miravano a snellire i processi interni per la gestione delle chiavi degli immobili utilizzate dal loro team di consulenti immobiliari. L'obiettivo era chiaro: automatizzare la consegna e la restituzione delle chiavi e migliorare l'efficienza nelle operazioni quotidiane senza dipendere esclusivamente da processi manuali.

In precedenza, tutta la gestione delle chiavi era gestita manualmente dal personale della reception, che tracciava e distribuiva le chiavi utilizzando un sistema analogico. Questo creava colli di bottiglia e comportava un pesante onere amministrativo per il team. Con gli agenti che ritiravano e riconsegnavano regolarmente le chiavi durante il giorno, Engel & Völkers cercava un sistema che migliorasse la tracciabilità, riducesse l'errore umano e ottimizzasse la loro coordinazione interna.

Juan San Martin Rico, Tecnico IT presso l'ufficio di Madrid, ha spiegato il loro problema: «Volevamo un modo per automatizzare questo processo in modo da poter velocizzare le cose, senza creare disagi per il nostro personale di reception o per chiunque altro.»

Per migliorare l'efficienza e la responsabilità, Engel & Völkers Madrid ha implementato il sistema di gestione delle chiavi Keycafe SmartBox presso il proprio ufficio. L'obiettivo era fornire agli agenti un accesso diretto e sicuro alle chiavi, mantenendo al contempo una supervisione amministrativa completa.

Con Keycafe, gli agenti ora ritirano e restituiscono le chiavi utilizzando codici di accesso personali o badge utente, senza dover coinvolgere il personale della reception. Ogni azione viene registrata in tempo reale, consentendo al team di gestione di monitorare l'utilizzo e ottimizzare i flussi di lavoro. La funzione di acquisizione video della SmartBox aggiunge un ulteriore livello di responsabilità, fornendo una conferma visiva di ogni interazione con la chiave.

In precedenza, tutta la gestione delle chiavi era gestita manualmente dal personale della reception, che tracciava e distribuiva le chiavi utilizzando un sistema analogico. Questo creava colli di bottiglia e poneva un pesante onere amministrativo sul team. Con gli agenti che ritiravano e riconsegnavano regolarmente le chiavi durante il giorno, Engel & Völkers cercava un sistema che migliorasse la responsabilità, riducesse l'errore umano e ottimizzasse la coordinazione interna.

Juan San Martin Rico, Tecnico IT presso l'ufficio di Madrid, ha spiegato il loro problema: "Volevamo un modo per automatizzare questo processo in modo da poter accelerare le operazioni, senza che fosse un problema per il nostro personale della reception o per chiunque altro."

Per migliorare l'efficienza e la responsabilità, Engel & Völkers Madrid ha implementato il sistema di gestione delle chiavi Keycafe SmartBox presso il proprio ufficio. L'obiettivo era fornire agli agenti un accesso diretto e sicuro alle chiavi, mantenendo al contempo una supervisione amministrativa completa.

Con Keycafe, gli agenti ora ritirano e restituiscono le chiavi utilizzando codici di accesso personali o badge utente, senza dover coinvolgere il personale della reception. Ogni azione viene registrata in tempo reale, consentendo al team di gestione di monitorare l'utilizzo e ottimizzare i flussi di lavoro. La funzione di acquisizione video della SmartBox aggiunge un ulteriore livello di responsabilità, fornendo una conferma visiva di ogni interazione con la chiave.

"Abbiamo cercato soluzioni con altre aziende. Tuttavia, nessuna di esse ci aveva offerto una soluzione come Keycafe."

Keycafe ha aiutato Engel & Völkers Madrid a ottenere il controllo su una parte fondamentale delle loro operazioni: l'accesso alle proprietà. Eliminando i colli di bottiglia della gestione manuale delle chiavi, hanno aumentato l'efficienza del team e ridotto il rischio di errori.

"I maggiori vantaggi che abbiamo riscontrato utilizzando Keycafe sono stati velocità, gestione e controllo", ha spiegato Juan San Martin Rico.

La capacità di monitorare l'attività e ridurre la dipendenza dal personale per ogni transazione di chiavi ha liberato risorse preziose, mentre la traccia di audit digitale ha migliorato la responsabilità interna. Gli agenti ora hanno accesso self-service alle chiavi e sono autorizzati a svolgere le visite senza ritardi logistici.

Keycafe ha aiutato Engel & Völkers Madrid a ottenere il controllo su una parte fondamentale delle loro operazioni: l'accesso alle proprietà. Eliminando i colli di bottiglia della gestione manuale delle chiavi, hanno aumentato l'efficienza del team e ridotto il rischio di errori.

«I maggiori benefici che abbiamo riscontrato utilizzando Keycafe sono stati velocità, gestione e controllo», ha spiegato Juan San Martin Rico.

La capacità di monitorare le attività e ridurre la dipendenza dal personale per ogni transazione di chiavi ha liberato risorse preziose, mentre la traccia di audit digitale ha migliorato la responsabilità interna. Gli agenti ora hanno accesso self-service alle chiavi e sono autorizzati a svolgere le visite senza ritardi logistici. In precedenza, tutta la gestione delle chiavi era gestita manualmente dal personale della reception, che tracciava e distribuiva le chiavi utilizzando un sistema analogico. Ciò creava colli di bottiglia e imponeva un pesante onere amministrativo al team. Con gli agenti che ritiravano e riconsegnavano regolarmente le chiavi durante il giorno, Engel & Völkers cercava un sistema che migliorasse la responsabilità, riducesse l'errore umano e ottimizzasse la loro coordinazione interna.

Juan San Martin Rico, Tecnico IT presso l'ufficio di Madrid, ha spiegato il loro problema: «Volevamo un modo per automatizzare questo processo in modo da poter velocizzare le cose, senza che fosse un problema per il nostro personale di segreteria o per chiunque altro».

Per migliorare l'efficienza e la responsabilità, Engel & Völkers Madrid ha implementato il sistema di gestione delle chiavi Keycafe SmartBox nel loro ufficio. L'obiettivo era quello di fornire agli agenti un accesso diretto e sicuro alle chiavi, mantenendo al contempo una piena supervisione amministrativa.

Con Keycafe, gli agenti ora ritirano e restituiscono le chiavi utilizzando codici di accesso personali o badge utente, senza la necessità di coinvolgere il personale della reception. Ogni azione viene registrata in tempo reale, consentendo al team di gestione di monitorare l'utilizzo e ottimizzare i flussi di lavoro. La funzione di acquisizione video della SmartBox aggiunge un ulteriore livello di responsabilità, fornendo una conferma visiva di ogni interazione con la chiave.

«Abbiamo cercato soluzioni con altre aziende. Tuttavia, nessuna di esse ci aveva offerto una soluzione come Keycafe»

Keycafe ha aiutato Engel & Völkers Madrid a ottenere il controllo su una parte fondamentale delle loro operazioni: l'accesso alle proprietà. Eliminando i colli di bottiglia della gestione manuale delle chiavi, hanno aumentato l'efficienza del team e ridotto il rischio di errori.

«I maggiori benefici che abbiamo riscontrato utilizzando Keycafe sono stati velocità, gestione e controllo», ha spiegato Juan San Martin Rico.

La capacità di monitorare le attività e ridurre la dipendenza dal personale per ogni transazione di chiavi ha liberato risorse preziose, mentre la traccia di audit digitale ha migliorato la responsabilità interna. Gli agenti ora hanno accesso self-service alle chiavi e sono autorizzati a svolgere le visite senza ritardi logistici.