Come Phoenix Services SARL ha ottimizzato la gestione delle chiavi della flotta di scooter con Keycafe

Phoenix Services SARL coordina un'intensa flotta di scooter utilizzata dai suoi addetti alle consegne per trasportare generi alimentari e pasti ai clienti. Con più turni durante la giornata, il team deve gestire un flusso costante di partenze, ritorni di scooter e consegne di chiavi.

Prima di implementare Keycafe, l'azienda non disponeva di un sistema dedicato di gestione delle chiavi. I manager consegnavano personalmente le chiavi agli addetti alle consegne e dovevano identificare quale chiave appartenesse a quale scooter.

Ogni scambio veniva registrato manualmente su carta. Il team annotava lo scooter selezionato da ciascun addetto, insieme al suo numero di targa. Questo processo richiedeva che un manager fosse disponibile ogni volta che qualcuno doveva iniziare o finire un turno.

Trasportare e smistare numerose chiavi rendeva anche il coordinamento quotidiano della flotta inutilmente complicato. Phoenix Services SARL necessitava di un modo più efficiente per gli addetti alle consegne di accedere agli scooter, fornendo al contempo ai manager una visibilità affidabile su chi stesse utilizzando ogni veicolo.

Phoenix Services SARL ha implementato Keycafe per centralizzare l'accesso alle chiavi dei suoi scooter e automatizzare il processo di scambio per i corrieri.

Ogni lavoratore riceve un codice di accesso personale che gli consente di ritirare direttamente una chiave per scooter dalla SmartBox Keycafe installata nel garage dell'azienda. Invece di aspettare che un manager identifichi e consegni una chiave, i lavoratori inseriscono il loro codice, ritirano la chiave appropriata e iniziano i loro turni in autonomia.

Ogni transazione viene registrata automaticamente, fornendo al team di gestione una cronologia digitale dell'attività delle chiavi. I manager possono verificare chi ha ritirato una chiave per scooter, quando è stata prelevata e quando è stata restituita.

L'app mobile Keycafe fornisce inoltre al team l'accesso remoto alla SmartBox. Se è necessaria assistenza, un manager può aprire un vano a distanza senza dover essere fisicamente presente in ufficio.

Eliminando i passaggi di chiavi di persona dalla sua routine quotidiana, Phoenix Services SARL ha ridotto il lavoro amministrativo coinvolto in ogni cambio turno. I manager non devono più portare numerose chiavi, abbinarle manualmente agli scooter o registrare le assegnazioni dei veicoli su carta.

I corrieri possono ora accedere alla flotta in modo indipendente e iniziare a lavorare prima. Questo è particolarmente prezioso per un'azienda che gestisce ripetute partenze e ritorni di scooter durante la mattina, il pomeriggio e la sera.

I registri automatici delle attività hanno anche migliorato la responsabilità della flotta. In qualsiasi momento, il team di gestione può verificare quale lavoratore ha una determinata chiave dello scooter e controllare quando è stata ritirata o restituita. Questo offre all'azienda una panoramica più chiara dell'uso dei veicoli senza fare affidamento su informazioni scritte a mano.

L'accesso remoto alla SmartBox offre ulteriore flessibilità. I manager possono assistere i lavoratori tramite l'app mobile quando necessario, permettendo loro di supervisionare le operazioni chiave anche quando non sono sul posto.

Il tempo precedentemente dedicato a ricevere, distribuire e documentare le chiavi può ora essere dedicato alle consegne e ad altre priorità operative. Con un flusso di lavoro sicuro e tracciabile, Phoenix Services SARL ora coordina la sua flotta attiva di scooter in modo più efficiente.