Come Transports PECH ha automatizzato la gestione della flotta di mezzi pesanti e imposto la disciplina operativa

Prima di implementare Keycafe, Transports PECH si affidava a un sistema tradizionale di bacheca portachiavi con tracciamento manuale e un processo di timbratura degli autisti. Sebbene inizialmente funzionale, questo sistema divenne sempre più difficile da mantenere e gestire nel tempo, specialmente con l'aumento sia del numero di veicoli che di autisti.

Una delle sfide principali era garantire che gli autisti rispettassero le loro assegnazioni di veicoli. In pratica, gli autisti — intenzionalmente o meno — non sempre seguivano le regole di assegnazione, portando a incongruenze operative e inefficienze.

Inoltre, la gestione degli autisti temporanei (personale interinale) rappresentava una significativa sfida logistica. Queste sostituzioni dell'ultimo minuto richiedevano un accesso rapido e sicuro ai veicoli, cosa che il sistema manuale faticava a supportare senza sconvolgere l'organizzazione. Un'altra limitazione era l'incapacità di immobilizzare facilmente i veicoli quando erano necessarie manutenzioni o riparazioni. Non esisteva un modo affidabile per impedire l'accesso a determinate chiavi di veicoli quando dovevano essere messe fuori circolazione.

Transports PECH ha installato il sistema di gestione chiavi SmartBox di Keycafe per digitalizzare e centralizzare la sua flotta di chiavi di veicoli. Le chiavi per autocarri e veicoli pesanti sono archiviate in modo sicuro nello SmartBox, ciascuna collegata a un fob unico. Il sistema consente all'azienda di assegnare diritti di accesso in base ai conducenti, ai gruppi di veicoli o a specifiche esigenze operative.

Per i conducenti temporanei, il team può generare codici di accesso monouso per veicoli specifici, consentendo un'allocazione rapida e sicura dei veicoli senza interrompere i flussi di lavoro esistenti.

Inoltre, Keycafe consente al team di bloccare chiavi specifiche al loro rientro, garantendo che i veicoli che necessitano di manutenzione non possano essere accessi fino al completamento delle riparazioni.

L'adozione di Keycafe ha portato a miglioramenti operativi immediati per Transports PECH, in particolare nel controllo della flotta, nella gestione degli autisti e nella flessibilità quotidiana.

L'azienda ha riacquistato il pieno controllo sulle assegnazioni dei veicoli, garantendo che gli autisti accedano solo ai veicoli autorizzati. Questo ha ridotto l'uso non autorizzato e ha migliorato l'allineamento tra pianificazione e operazioni sul campo — fondamentale per la gestione delle rotte di trasporto regolari. La responsabilità e la disciplina degli autisti sono anch'esse aumentate. Con l'accesso controllato, i processi interni sono meglio rispettati senza richiedere una supervisione costante.

La gestione degli autisti temporanei e dell'ultimo minuto è diventata significativamente più efficiente. I team di spedizione possono ora generare codici di accesso monouso in pochi secondi, consentendo un'allocazione rapida e sicura dei veicoli senza interruzioni operative. Anche i flussi di lavoro di manutenzione sono stati migliorati con la possibilità di bloccare le chiavi al ritorno, garantendo che i veicoli che necessitano di riparazioni non vengano riassegnati per errore.

Nel complesso, Keycafe ha rafforzato il controllo operativo fornendo a Transports PECH la flessibilità necessaria per gestire un ambiente di trasporto dinamico.