Herausforderung

In der hektischen Welt der Autohäuser ist eine funktionierende Schlüsselverwaltung ein Muss. Autohouse Kingston blickt auf eine über 30-jährige Branchengeschichte zurück und legt seit jeher Wert auf die Sicherheit und Zugänglichkeit seiner Fahrzeuge. Mit einer wachsenden Fahrzeugsammlung und einem engagierten Team von 10 Mitarbeitern wurde die Aufgabe, Schlüssel effizient zu verwalten und zu verfolgen, jedoch immer komplexer.

Verloren gegangene Schlüssel bereiteten dem Team ständig Sorgen und führten zu Verzögerungen und Störungen im täglichen Betrieb. Sicherheitsbedenken stellten eine weitere Einschränkung dar, da die Möglichkeit eines unbefugten Zugriffs oder Diebstahls ein großes Risiko für den Betrieb darstellte. Diese Herausforderungen führten nicht nur zu betrieblichen Ineffizienzen, sondern bedrohten auch potenzielle Umsatzverluste und das Vertrauen der Kunden.

Autohouse Kingston erkannte den Ernst der Lage und wünschte sich ein Schlüsselverwaltungssystem für Autohäuser, das nicht nur die Schlüssel schützt, sondern auch ein System der Verantwortlichkeit einführt und den Zugang für die Mitarbeiter optimiert.

Schmerzstellen

• Verlegte Schlüssel führten zu Verzögerungen bei Testfahrten und im Betrieb
• Sicherheitsbedenken ohne System zur Rechenschaftspflicht
• Zeitverschwendung bei der Suche nach dem richtigen Schlüssel

Lösung

Nachdem Autohouse Kingston online nach einem geeigneten Schlüsselverwaltungssystem gesucht und sich einige verschiedene Anbieter angesehen hatte, entschied es sich aufgrund der vergleichsweise Preise für Keycafe. Die von Keycafe angebotene SmartBox und Schlüsselverwaltungssoftware wurden nahtlos in ihren Workflow integriert.

Alle Fahrzeugschlüssel werden in einzelnen SmartBox-Behältern verschlossen und jeder Zugriff wird mit Benutzer und Nutzungszeit protokolliert. Nach Beendigung der Fahrzeugnutzung werden die Schlüssel auf dem gleichen Weg zurückgegeben und erneut protokolliert. Die Echtzeitbenachrichtigungen und die Möglichkeit, eine aktuelle Historie aller wichtigen Nutzungen zu führen, erwiesen sich für das Autohaus als unschätzbar wertvoll.

Das Team von Autohouse Kingston hat sich mit Keycafe in Verbindung gesetzt und uns mitgeteilt, wie das System ihnen geholfen hat. „Die Zusammenarbeit mit Keycafe brachte sofortige Ergebnisse. Es verbesserte nicht nur unsere Sicherheitsmaßnahmen, sondern auch die einfache Nachverfolgung und Sperrung von Schlüsseln war äußerst hilfreich. Uns gefiel die Möglichkeit, ein aktuelles Protokoll aller unserer Schlüssel zu erstellen.“

Ergebnis

Die Einführung der SmartBox von Keycafe brachte sofort positive Ergebnisse. Das Autohaus verzeichnete einen erheblichen Rückgang der verlorenen Schlüsselthemen, eine häufige Herausforderung, mit der viele in der Branche konfrontiert sind. Die Benutzerfreundlichkeit und Sicherheitsfunktionen des Systems stellten sicher, dass die Schlüssel immer erfasst und bei Bedarf schnell verfügbar waren, was viel Zeit und Aufwand sparte. Die Back-End-Protokollierungsfunktion sorgte für eine zusätzliche Ebene der Verantwortlichkeit und Transparenz.

Mit Hilfe des Keycafe-Systems hat Autohouse Kingston die Schlüsselverwaltung seiner Händler erfolgreich umgestaltet und sichergestellt, dass die Fahrzeuge bei Bedarf immer sicher und zugänglich sind. Die einfache Verwaltung in Kombination mit den Echtzeitverfolgungs- und Protokollierungsfunktionen bedeutet, dass die Schlüsselverwaltung jetzt so einfach ist wie das Öffnen der Keycafe-App, jederzeit und überall.

Das Ergebnis

• Das bei Händlern häufig auftretende Problem mit verlorenen und verlegten Schlüsseln wurde drastisch reduziert
• Schlüssel können in Sekundenschnelle gefunden und abgeholt werden, wodurch die Wartezeiten der Kunden verkürzt werden
• Unbestreitbare Verantwortlichkeit für die Fahrzeugnutzung dank einer umfassenden Schlüsselzugriffshistorie