Herausforderung

Bei Your Place Property Management stieß das Team auf eine erhebliche Hürde in seinem Betrieb – das Fehlen eines effizienten, sicheren Backup-Schlüsselsystems für sein vielfältiges Portfolio aus Mehrfamilien-, Einfamilien- und Gewerbeimmobilien. Diese Betriebslücke stellte nicht nur ein Risiko für die Zufriedenheit der Bewohner dar, sondern auch für ihr Geschäftsergebnis, da Ausfälle elektronischer Schlösser oft dazu führten, dass Bewohner ausgesperrt wurden, was kostspielige und umständliche Schlüsseleinsätze erforderlich machte. Das Unternehmen erlebte etwa vier Aussperrungen pro Jahr, die jeweils etwa 250 US-Dollar für den Schlosserdienst außerhalb der Geschäftszeiten kosteten. Dies verdeutlichte den dringenden Bedarf an einer nachhaltigeren und zuverlässigeren Lösung.

Die betrieblichen Ineffizienzen gingen über Notaussperrungen hinaus. Das Fehlen eines Verfahrens für den Zutritt von Auftragnehmern zu Grundstücken ohne elektronische Schlösser verschärfte die Herausforderung. Wenn ein Bewohner während des Arbeitstages nicht zu Hause sein konnte, musste der Eigentümer der Immobilie am Ende eine höhere Rechnung zahlen, da die Auftragnehmer deutlich höhere Gebühren für Serviceeinsätze außerhalb der Geschäftszeiten berechneten, was sich negativ auf die Zufriedenheit von Eigentümer und Mieter auswirkte. Dieses vielschichtige Problem erforderte eine Lösung, die sowohl unmittelbare Zugriffsprobleme als auch allgemeine betriebliche Ineffizienzen beheben konnte, was für das Unternehmen einen entscheidenden Moment zur Verbesserung seiner Servicebereitstellung markierte.

Schmerzstellen

• Kein Notzugriff auf Schlüssel: Es gibt kein zuverlässiges System, mit dem Bewohner bei einem Ausfall des elektronischen Schlosses auf Schlüssel zugreifen können, was zu kostspieligen Anrufen beim Schlüsseldienst und verärgerten Mietern führt.
• Schlosserkosten: Durchschnittlich 4 Aussperrungen pro Jahr kosten 1.000 US-Dollar pro Jahr, allein die Schlossergebühren außerhalb der Geschäftszeiten.
• Kosten für Immobilieneigentümer: Das Warten darauf, dass die Bewohner von der Arbeit nach Hause kamen, um Bauunternehmer zu besuchen, bedeutete für die Eigentümer zusätzliche Gebühren außerhalb der Geschäftszeiten.

Lösung

Die Einführung des SmartBox-Schlüsselverwaltungssystems von Keycafe ermöglichte einen zentralisierten Schlüsselaufbewahrungsansatz, wodurch die logistischen Albträume, die mit der Verwaltung zahlreicher Schlüsselkästen verbunden sind, entfallen und ein nahtloses, sicheres Zugangssystem für Bewohner und Auftragnehmer gewährleistet wurde.

Sobald ein elektronisches Schloss in einem neuen Kundenobjekt installiert wird, wird ein Ersatzschlüssel in der Keycafe-Software protokolliert und in der SmartBox in der Zentrale von Your Place Property Management abgelegt. Wenn ein Schloss ausfällt und der Bewohner den Ersatzschlüssel benötigt, erhält er in der 24/7-Lobby des Büros Anweisungen für den Zugriff auf die SmartBox. Sie kommen einfach an die SmartBox und geben einen einzigartigen PIN-Code ein, der nur den Zugriff auf den Schlüssel ihrer Immobilie ermöglicht. Es ist kein Personal vor Ort erforderlich und ein kostspieliger Schlüsseldienstbesuch entfällt. Dadurch wurden nicht nur die Abläufe optimiert, sondern auch die Sicherheit und der Komfort deutlich erhöht.

Darüber hinaus weitete die Lösung von Keycafe ihre Vorteile auf die Zugangsverwaltung für Auftragnehmer aus und adressierte einen weiteren kritischen Aspekt der betrieblichen Herausforderungen von Your Place Property Management. Mithilfe des gleichen Arbeitsablaufs wie bei der Schlüsselübergabe in der Bürolobby konnten Bauunternehmer nun tagsüber ohne Anwesenheit des Mieters auf die Immobilie zugreifen und so die zusätzlichen Kosten für Serviceeinsätze außerhalb der Geschäftszeiten einsparen. Diese Verbesserung der betrieblichen Effizienz sparte den Immobilieneigentümern nicht nur Geld, sondern diente auch als Alleinstellungsmerkmal für Your Place Property Management und trug dazu bei, neue Kunden zu gewinnen und positive Mietererlebnisse zu fördern, was wiederum zu positiven Servicebewertungen und Geschäftswachstum führte.

Die Implementierung von Your Place Property Management

• Zentralisierte Schlüsselverwaltung: Das System von Keycafe wurde in der Bürolobby installiert, um Hunderte von Kundenschlüsseln zentral zu verwalten, sodass keine einzelnen Schlüsselkästen erforderlich sind.
• Automatisierter Schlüsselzugang rund um die Uhr: Bewohner und Auftragnehmer profitieren von einem zuverlässigen Schlüsselzugangssystem, das rund um die Uhr Zugang zu den Immobilien gewährleistet.
• Einfache PIN-Code-Authentifizierung: Auftragnehmer und Bewohner, die einen Schlüssel abholen müssen, erhalten einen eindeutigen Code, der ihnen nur Zugriff auf den Schlüssel gewährt, zu dessen Verwendung sie autorisiert wurden.

Ergebnis

Die Implementierung von Keycafe durch Your Place Property Management verbesserte die Effizienz, Sicherheit und die Zufriedenheit sowohl der Bewohner als auch der Eigentümer des Unternehmens. Die Auswirkungen des Systems waren tiefgreifend: Die Abhängigkeit von kostspieligen Schlosserdiensten wurde verringert und die Zufriedenheit von Mietern und Grundstückseigentümern deutlich verbessert. Die vier Aussperrungen pro Jahr, die früher eine Quelle finanzieller und betrieblicher Belastungen waren, konnten nun effektiv abgemildert werden, was die greifbaren Vorteile des Schlüsselkontrollsystems von Keycafe zeigt.

Darüber hinaus hat der strategische Einsatz von Keycafe für den Auftragnehmerzugang nicht nur die Abläufe rationalisiert, sondern auch das gesamte Serviceerlebnis verbessert, was zu einer Vielzahl von Vorteilen geführt hat. Die Einsparungen, die durch die Vermeidung teurer Auftragnehmergebühren außerhalb der Geschäftszeiten erzielt wurden, kombiniert mit der betrieblichen Effizienz, haben die Position von Your Place Property Management auf dem lokalen Immobilienvermietungsmarkt gestärkt und es zu einer überzeugenden Wahl für Immobilieneigentümer und Mieter gleichermaßen gemacht.

Das Ergebnis

• Kosteneinsparungen: Das System bietet eine kostengünstige Alternative zu Schlosserdiensten und spart mehr als 1.000 US-Dollar pro Jahr.
• Höhere Bewohner- und Eigentümerzufriedenheit: Die Investition in das System von Keycafe hat sowohl Immobilieneigentümer als auch Bewohner beeindruckt und zeigt ihr Engagement für zuverlässige Immobilienverwaltungslösungen.
• Professionelles Image: Die elegante Benutzeroberfläche und das professionelle Erscheinungsbild des Keycafe-Systems sind mittlerweile ein Verkaufsargument, das es dem Unternehmen ermöglicht, neue Kunden zu gewinnen.