Londoner Aparthotel-Kette Westciti erweitert Check-in-Flexibilität mit Keycafe

Aparthotels stehen für flexibles Wohnen und Unabhängigkeit der Gäste. Das ist etwas, das Westciti von Anfang an wusste und für seine Serviced Apartments in Croydon, London, in vollem Umfang anstrebt.

Mit einer Vielzahl von Gästen aus dem Geschäfts- und Freizeitbereich muss Westciti allen gerecht werden, und ein wichtiger Teil davon ist die Möglichkeit, Gästen das Ein- und Auschecken zu jeder gewünschten Tageszeit zu ermöglichen. Und da sie 80 Wohneinheiten, aber nur 9 Mitarbeiter haben, war dies für sie immer eine logistische Herausforderung.

Bevor Westciti sich mit Keycafe zusammentat, um das Schlüsselmanagement zu übernehmen, waren sie gezwungen, 12 Stunden am Tag einen Mitarbeiter an der Rezeption zu haben, um den Gästen das Ein- und Auschecken zu ermöglichen. Dies beanspruchte einen großen Teil der insgesamt verfügbaren Mitarbeiterstunden und schränkte die Check-in-Zeiten ein. Sie boten zwar Check-outs außerhalb der Geschäftszeiten mit einem herkömmlichen Schlüsselsafe an, dieser war jedoch unansehnlich und erforderte wöchentlich einen Code-Wechsel.

Das Westciti-Team wandte sich an Keycafe, in der Hoffnung, den Schlüsselverwaltungsprozess automatisieren zu können, die Check-in-Zeiten zu erweitern und dem Team viel Zeit und Geld zu sparen.

Die Implementierung war ein sofortiger Erfolg. Nach der Installation des vollautomatischen Schlüsselverwaltungssystems von Keycafe konnte Westciti Mitarbeiterzeit freisetzen, um sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren, das Geschäft weiterzuentwickeln und die Check-in-Zeiten für Gäste auf 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche zu erweitern.

Gäste erhalten am Tag ihrer Ankunft einen einzigartigen Code, mit dem sie ihre Schlüssel aus einer SmartBox abholen, und beim Check-out denselben Code verwenden, um die Schlüssel abzugeben – kein Personal vor Ort erforderlich. Westciti erhält für beide Ereignisse Benachrichtigungen, sodass das Reinigungspersonal benachrichtigt werden kann und der Betrieb termingerecht abläuft.

Das Westciti-Management speichert auch Generalschlüssel in ihrer SmartBox, die einfach an das Reinigungs- und Wartungspersonal verteilt werden können, wenn Arbeiten an ihren Immobilien durchgeführt werden müssen.

Dass Wartungs- und Reinigungspersonal Schlüssel bei Bedarf entnehmen kann, hat dem gesamten Team Zeit und Mühe gespart. Zudem weiß das Westciti-Team genau, wer welche Schlüssel wann entnommen hat. Nun gehen weniger Schlüssel verloren, was dem Unternehmen noch mehr Zeit und Geld spart.

„Sie alle lieben diese Technologie wirklich, da es wie ein sehr cooles System aussieht“, sagt Rishi Bansal, CEO von Westciti, wenn er die Reaktionen der Gäste auf die SmartBox beschreibt. „Es ist eine großartige Erfahrung und es hat viele Belastungen sowohl auf unserer Seite als auch auf der Seite unserer Gäste reduziert.“

Westciti ist begeistert von der Zeit- und Geldersparnis dank Keycafe und schätzt es, wie einfach das System einzurichten und zu bedienen ist.