StudentenfabrikStudent Factory ersetzt die Nachtschicht durch automatisiertes Gästeschlüsselmanagement
Airbnb & Kurzzeitvermietungen
Paris, Frankreich
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“Keycafe ist eine einfache und effektive Lösung. Es ermöglicht Kunden Autonomie und vermeidet die Notwendigkeit, dass Personal jederzeit vor Ort sein muss.”
Marc Guyon
Standortleiter
Über Student Factory
Student Factory bietet Studierenden und Reisenden hochwertige Unterkünfte zu erschwinglichen Preisen. Mit 20 Standorten in ganz Frankreich und stets in der Nähe von Hochschulstandorten gelegen, zeichnen sich die Residenzen der Gruppe durch einen neo-industriellen Stil aus, der von New Yorker Lofts inspiriert ist.
Gideon ist Produktmarketing-Manager bei Keycafe und hilft Unternehmen dabei, die Vorteile eines intelligenten Schlüsselverwaltungssystems zu verstehen.
Herausforderung
Student Factory betreibt 20 Standorte in ganz Frankreich, die sich an Studenten und Kurzzeitbesucher richten, die flexible Unterkunftsmöglichkeiten benötigen. Obwohl die Residenzen moderne, komplett ausgestattete Apartments anbieten, betreiben sie keine Rezeption rund um die Uhr. Diese Einschränkung stellte ein erhebliches logistisches Problem bei der Schlüsselübergabe dar, insbesondere für Gäste, die außerhalb der Bürozeiten anreisten.
Da Gäste zu unvorhersehbaren Zeiten – oft spät in der Nacht – anreisten, war das bestehende System der persönlichen Schlüsselübergabe nicht länger tragfähig. Das Personal musste entweder über die regulären Arbeitszeiten hinaus vor Ort bleiben oder komplexe, manuelle Schlüsselaustauschvorgänge koordinieren. Das Fehlen eines optimierten Prozesses führte zu Reibungsverlusten im Gästeerlebnis und operativen Ineffizienzen für das Team.
Problempunkte
- Kein Empfang rund um die Uhr — Die fehlende Möglichkeit, eine Rezeption rund um die Uhr zu besetzen, führte zu einer Servicelücke für Gäste, die nach Geschäftsschluss anreisen.
- Betriebsunterbrechung — Mitarbeiter wurden häufig unterbrochen oder mussten ihre Schichten verlängern, um verspätete Ankünfte zu managen, was zu Herausforderungen bei der Dienstplanung und Ineffizienzen führte.
- Unvorhersehbare Ankunftszeiten — Gäste hielten sich häufig nicht an ihre angegebenen Ankunftszeiten, was die manuelle Koordination pünktlicher Schlüsselübergaben erschwerte.
Lösung
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, implementierte Student Factory das Keycafe Schlüsselverwaltungssystem an all ihren Standorten. Keycafe hob sich unter anderen Schlüsselverwaltungslösungen durch seine Einfachheit, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit ab, Gästen einen autonomen Schlüsselzugang zu ermöglichen, ohne dass Personal physisch anwesend sein muss.
Der Workflow ist nun stark optimiert: Nach Bestätigung der Reservierung eines Gastes wird ein eindeutiger Abholcode über die Keycafe App generiert. Dieser Code wird dem Gast zugesandt, der ihn verwendet, um bei Ankunft, unabhängig von der Uhrzeit, seinen Schlüssel aus dem SmartBox Schlüsselschrank in der Lobby abzuholen. Bei der Abreise geben Gäste den Schlüssel entweder mit demselben Code zurück, lassen ihn in ihrem Zimmer oder übergeben ihn direkt dem Personal.
Diese Automatisierung hat es dem Student Factory Team ermöglicht, flexibel und mobil zu bleiben, mit der Gewissheit, dass der Schlüsselaustausch sicher und effizient abgewickelt wird.
Implementierung von Student Factory
- Vorab-Schlüsseleinrichtung — Mitarbeiter bereiten Schlüsselkarten im Voraus anhand der Reservierungsdaten vor und vergeben eindeutige Abholcodes über die Keycafe-App.
- Gastautonomie — Gäste erhalten ihren Zugangscode per E-Mail oder SMS und holen die Schlüssel bei Ankunft selbstständig aus der Keycafe SmartBox ab.
- Flexible Rückgabeoptionen — Gäste können Schlüssel zurückgeben, indem sie diese in das Keycafe-Schließfach legen, im Zimmer lassen oder sie, falls verfügbar, dem Personal übergeben.
“Der größte Vorteil ist, dass wir nicht im Büro sein müssen, da wir ständig unterwegs sind, und der Kunde völlig eigenständig seinen Schlüssel abholen und sein Apartment betreten kann.”
Ergebnis
Seitdem Student Factory Keycafe implementiert hat, konnte die Notwendigkeit für Personal außerhalb der Geschäftszeiten, das ausschließlich mit der Schlüsselübergabe betraut war, eliminiert werden, was zu erheblichen Betriebseinsparungen führte. Gäste genießen den Komfort der Anreise nach ihrem eigenen Zeitplan, ohne Wartezeiten oder Abstimmung mit dem Personal, was das gesamte Erlebnis verbessert.
Das System hat sich für Gäste und Personal gleichermaßen als zuverlässig und einfach erwiesen. Gäste empfinden den Schlüsselabholprozess als intuitiv und haben keinerlei Probleme, selbstständig einzuchecken. Anfragen und Anliegen konzentrieren sich nun auf die Qualität der Unterkünfte und Annehmlichkeiten, nicht mehr auf die Logistik – ein klares Zeichen dafür, dass die Schlüsselverwaltung kein Problembereich mehr darstellt.
Das Ergebnis
- Reduzierte Personalkosten — Die Notwendigkeit, Nachtschichtpersonal für Schlüsselübergaben einzustellen, entfiel, wodurch die Personalkosten erheblich gesenkt wurden.
- Optimiertes Gästeerlebnis — Gäste haben jederzeit Zugang zu ihren Unterkünften, wodurch ein einfaches Check-in-Erlebnis unabhängig von der Ankunftszeit sichergestellt wird.
- Gesteigerte Operative Effizienz — Mitarbeiter können sich während der Geschäftszeiten ungestört von der Schlüssel-Logistik auf die Immobilienverwaltung und den Gästeservice konzentrieren.
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