Muchas empresas pueden verse abrumadas por la gestión de llaves entre varios empleados, clientes o huéspedes: la necesidad de gestionar las llaves es tan antigua como las propias llaves.

La mayoría de los negocios han confiado en hojas de registro de salida y ganchos en la pared, o casilleros para gestión de llaves antiguos por varias décadas. Afortunadamente, las nuevas tecnologías de Internet de las cosas o IoT han generado sistemas de control de llaves modernos, basados en la nube, que realmente pueden ayudar a mejorar las ganancias de cualquier empresa.

Aunque vivimos en un mundo cada vez más digital, las llaves físicas no van a desaparecer pronto, ya que el costo de digitalizar grupos de llaves puede ser prohibitivo para la mayoría de las empresas.

Las empresas tecnológicas modernas han creado opciones digitalizadas de alta seguridad para ayudarte a controlar, almacenar y autorizar el uso de llaves físicas en tu organización. Estas opciones van desde simples paneles abiertos hasta soluciones muy avanzadas basadas en la nube que pueden gestionar miles de llaves desde un smartphone o una computadora.

Antes de hablar de las dos maneras principales en las que los sistemas de gestión de llaves están diseñados, veamos algunos aspectos básicos.

¿Qué es un sistema de gestión de llaves?

En este artículo, analizaremos más de cerca un problema mucho más práctico: cómo gestionar, almacenar y asignar llaves físicas a varias personas de una organización. Estos sistemas electrónicos de gestión de llaves ofrecen una solución confiable y conveniente para el acceso a una habitación, edificio o incluso un vehículo en el sitio.

A medida que las empresas de diversos sectores crecen y amplían sus operaciones, también crece el nivel de complejidad de gestión de llaves que necesita.

Puedes observar esto en muchas diferentes aplicaciones, tales como:

• Alquileres temporarios
• Gestión inmobiliaria
• Agencias de alquiler de coches
• Hoteles
• Concesionarios
• Obras en construcción
• Depósitos
• Empresas de envío y transporte
• Instituciones educativas
• Instalaciones
• Cualquier empresa que utilice múltiples llaves compartidas entre varias personas

Debido a que los sistemas de control de llaves se utilizan en muchas aplicaciones, esto implica que los sistemas utilizados pueden tener muchas variables de diseño.

La elección del mejor sistema de software de gestión de llaves para tu empresa depende del flujo de trabajo que esta requiera. ¿Necesitas un acceso único para huéspedes, acceso del personal interno a todas las llaves en todo momento o grupos de llaves estrechamente gestionados entre diferentes niveles de personal?

Una vez que hayas definido las necesidades específicas de tu negocio, te ayudará a determinar el sistema de gestión de llaves adecuado para ti.

¿Qué tipos de Sistemas de Gestión de Llaves están disponibles?

Los Sistemas de Gestión de Llaves electrónicos vienen en todas las formas y tamaños, dependiendo del perfil del usuario, por supuesto. En este artículo, echaremos luz sobre dos de los tipos de sistemas más populares disponibles actualmente:

Sistemas de tablero para llaves

Todas las llaves son visibles a través de una puerta transparente o al abrir la puerta. Las llaves están unidas a una clavija con un anillo de seguridad, que luego se inserta en el sistema de tablero y la clavija queda bloqueada. Cuando se autoriza a un usuario a retirar cierta llave, la clavija se desbloquea y se puede tomar la llave.

Los sistemas de tablero de clavijas ofrecen una solución rápida, simple y fácil. Estas son algunas de las empresas que ofrecen productos de esta categoría:

• Redes en tiempo real
• Morse Watchmans
• Keyper Systems
• Traka 21
• KeyTrak

Sistema de Casillero para Llaves

Cada llave se guarda en un compartimento individual, por lo que nada es visible desde el exterior, y cuando se accede a una llave no se ven las demás. Los compartimentos individuales garantizan que nadie más tenga acceso físico a tus llaves, una característica útil cuando varios desconocidos tienen que compartir el mismo sistema, en lugar de un grupo de compañeros de trabajo.

Cuando un usuario se autentifica y selecciona una llave para acceder a ella, el compartimento individual se abre, dando acceso a las llaves de su interior. No hay confusión en cuanto a qué llave coger porque sólo hay una opción, lo que hace que el sistema sea fácil de usar tanto para el personal capacitado como para los huéspedes o clientes ocasionales.

Estas son algunas empresas que ofrecen sistemas de casilleros para la gestión de llaves:

• Matrix
• Creone
• ShareBox
• Keycafe

Casillero vs. Tablero de clavijas. ¿Cuál es mejor?

Si bien tanto el sistema de casilleros como el de tablero con clavijas tienen varios beneficios, creemos que no todos los sistemas de gestión de llaves están creados iguales.

Piensa en la primera impresión: los sistemas de casilleros ofrecen un aspecto mucho más limpio que es ideal para aplicaciones de cara al cliente, mientras que los tableros de clavijas son mucho más desordenados y pueden resultar antiestéticos, especialmente cuando se colocan en salas de espera u otras zonas de cara al cliente. Los sistemas de casilleros también eliminan inmediatamente cualquier confusión entre las diferentes llaves, ya que el sistema no deja lugar a suposiciones.

¿Los tableros de clavijas almacenan más llaves? Seguro, pero pueden resultar muy problemáticos para manipular en el caso de llaveros grandes o múltiples llaves de autos.

Añade a esto el valor de mantener tus llaves ocultas de los otros usuarios del sistema, y tendrás mucho que decir a favor de los sistemas de casilleros por sobre los de tableros de clavijas.

¿Qué ofrece un buen Sistema de Gestión de Llaves?

El objetivo de cualquier sistema de gestión de llaves es evitar la pérdida de las llaves y garantizar que sólo ingresen las personas autorizadas. No hay una solución única para la gestión de llaves, porque cada sector empresarial tiene desafíos únicos, ya sea gestionar una flota de vehículos, un portfolio de propiedades o registros de ingresos después de hora en un hotel.

El programa de gestión de llaves basado en la nube de Keycafe ofrece múltiples flujos de trabajo diferentes que se pueden adaptar a tus requerimientos particulares.

Gestión de llaves 24/7

Puedes acceder fácilmente a tus llaves, llaveros o tarjetas en cualquier momento, sin necesidad de contactar a los administradores del sistema. Siempre que tengas autorización, puedes operar.

SmartBox conectada por IoT

La SmartBox de Keycafe está siempre conectada, lo que permite la gestión de los accesos en tiempo real desde cualquier lugar utilizando la aplicación. Otorga el acceso a una llave, o revoca el acceso a todas las llaves instantáneamente garantizando en todo momento que solo personas autorizadas puedan ingresar.

Permisos diferenciados basados en la nube

Con las funciones avanzadas de programación, puedes conceder acceso a las llaves no sólo por persona, sino también por franja horaria y por grupos predeterminados.

Auditorías de historial sencillas

¿Buscas una posible fuga de seguridad? Este sistema asegura que cada interacción en tu sistema se contabilice, con una lista completa y actualizada automáticamente de todas las devoluciones y retiros a nivel de llave, usuario y SmartBox.

Sumamente modular

La SmartBox está disponible en diferentes variantes y es sumamente escalable, incluso en diferentes ubicaciones. Empieza con una modesta configuración de 7 casilleros, y aumenta hasta cientos a medida que tu organización se expande.

Integraciones de API y Aplicación

Si ya estás operando tu propio software, Keycafe ofrece un conjunto robusto de recursos para desarrolladores para que su solución de gestión de llaves se adapte al ecosistema digital de tu negocio.

Múltiples opciones de acceso

A diferencia de muchos otros sistemas de casilleros, Keycafe no te limita a un único método de acceso. Puedes autorizar a clientes y empleados a través de un código PIN introducido en la pantalla táctil, herramientas de autenticación de dos factores, una aplicación para teléfonos inteligentes, llaveros físicos e incluso credenciales de usuario.

Calidad robusta de fabricación

La SmartBox está construida con acero laminado en frío y aluminio de aleación A383, que se utiliza habitualmente en el sector automovilístico y aeroespacial, lo que hace que la unidad sea mucho más difícil de manipular físicamente.

Conclusión

No hay dos organizaciones que tengan los mismos requisitos de seguridad: a menudo encontrarás que la autorización de las llaves, incluso con diferentes sitios en la misma área, puede diferir significativamente. Seguir el rastro de las llaves en un hogar normal ya es un reto, ¿qué pasa con un lugar de trabajo en su totalidad?

Afortunadamente, las excelentes tecnologías de las que hemos hablado hoy ayudan a que la gestión de las llaves sea muy sencilla. Si te interesa la innovadora solución de Keycafe, contacta con el equipo de ventas hoy mismo para mantener tus llaves perfectamente ordenadas.