Lodgeur Escala el Auto Check-in 24/7 con Keycafe

Gestionar docenas de llaves en múltiples propiedades multifamiliares presentó desafíos logísticos y de seguridad para Lodgeur. Las cajas de seguridad tradicionales no eran fiables y carecían de visibilidad: los códigos no se rotaban y no había registro de quién accedía a una llave ni cuándo. Los check-ins presenciales añadían costes operativos y fricción, mientras que la instalación de cerraduras inteligentes en cada unidad resultó ser prohibitiva en costes debido al hardware por puerta y las tarifas de integración continuas.

Lodgeur necesitaba una solución escalable y centralizada para la gestión de llaves físicas que permitiera el acceso de huéspedes 24/7 y una responsabilidad total sin necesidad de personal in situ.

Para resolver estos desafíos, Lodgeur implementó el sistema SmartBox de Keycafe junto con la integración de API en sus flujos de trabajo internos. Esto les permitió automatizar la creación, distribución y revocación del acceso a las llaves, totalmente sincronizado con sus sistemas de reserva y selección de huéspedes.

**Creación Automatizada de Acceso:** Cuando una reserva entra en el sistema de Lodgeur, se genera un código de acceso único de Keycafe a través de la API. El código permanece bloqueado hasta que el huésped completa la verificación de identidad, después de lo cual se libera —o revoca— automáticamente, basándose en los disparadores del flujo de trabajo.

**Orquestación del Sistema:** La configuración actual funciona con un flujo de trabajo de disparador de correo electrónico → Parsio → Zapier → API de Keycafe, que registra el código de acceso de vuelta en su plataforma de gestión de huéspedes, Track. Lodgeur mantiene el mapeo entre listados e identificaciones de llaves utilizando Zapier Tables, con planes de migrar la orquestación a Make + Supabase para una mayor escalabilidad.

**Visibilidad de Extremo a Extremo:** Tanto los equipos de huéspedes como los de operaciones pueden ver el estado de los compartimentos y un registro de auditoría en tiempo real de los movimientos de las llaves, lo que permite el soporte remoto y una resolución más rápida de los problemas. La futura integración de cámaras habilitadas para la nube mejorará aún más la responsabilidad y la seguridad del acceso.

«Keycafe nos ha permitido automatizar el acceso seguro 24/7 tanto para nuestros gerentes como para nuestros huéspedes sin ningún problema»

Con Keycafe, Lodgeur ha estado proporcionando check-in automático sin contacto 24/7 desde 2019. Cada año se realizan miles de entregas seguras de llaves sin personal in situ, respaldadas por visibilidad en tiempo real y total responsabilidad.

La solución mejoró la resiliencia operativa, optimizó la experiencia del huésped y ahorró a la empresa costes significativos tanto en desarrollo como en suscripciones recurrentes.

La gestión de decenas de llaves en múltiples propiedades multifamiliares presentaba desafíos logísticos y de seguridad para Lodgeur. Las cajas de seguridad tradicionales no eran fiables y carecían de visibilidad: los códigos no se rotaban y no había registro de quién accedía a una llave ni cuándo. Los registros en persona aumentaban los costos operativos y la fricción, mientras que la instalación de cerraduras inteligentes en cada unidad resultaba prohibitivamente costosa debido al hardware por puerta y las tarifas de integración continuas.

Lodgeur necesitaba una solución escalable y centralizada para la gestión de llaves físicas que permitiera el acceso de huéspedes 24/7 y una rendición de cuentas completa sin necesidad de personal in situ.

Para resolver estos desafíos, Lodgeur implementó el sistema SmartBox de Keycafe junto con la integración de la API en sus flujos de trabajo internos. Esto les permitió automatizar la creación, distribución y revocación del acceso a las llaves, completamente sincronizado con sus sistemas de reservas y de verificación de huéspedes.

Creación de Acceso Automatizada: Cuando una reserva ingresa al sistema de Lodgeur, se genera un código de acceso único de Keycafe a través de la API. El código permanece bloqueado hasta que el huésped completa la verificación de identidad, después de lo cual se libera —o revoca— automáticamente, según los disparadores del flujo de trabajo.

Orquestación del Sistema: La configuración actual se ejecuta mediante un flujo de trabajo de disparador de correo electrónico → Parsio → Zapier → Keycafe API, que escribe el código de acceso de vuelta en su plataforma de gestión de huéspedes, Track. Lodgeur mantiene la asignación entre anuncios e identificadores de llaves utilizando Zapier Tables, con planes de migrar la orquestación a Make + Supabase para una mayor escalabilidad.

Visibilidad de Extremo a Extremo: Tanto los equipos de huéspedes como los de operaciones pueden ver el estado de los compartimentos y un registro de auditoría en tiempo real de los movimientos de las llaves, lo que permite el soporte remoto y una resolución más rápida de los problemas. La futura integración de cámaras habilitadas para la nube mejorará aún más la rendición de cuentas y la seguridad del acceso.

«Keycafe nos ha permitido automatizar el acceso seguro 24/7 tanto para nuestros gerentes como para nuestros huéspedes sin ningún problema»

Con Keycafe, Lodgeur ha estado proporcionando check-in automático sin contacto las 24 horas del día, los 7 días de la semana, desde 2019. Cada año se realizan miles de entregas seguras de llaves sin personal in situ, respaldadas por visibilidad en tiempo real y total rendición de cuentas.

La solución mejoró la resiliencia operativa, la experiencia del huésped y ahorró a la empresa costos significativos tanto en desarrollo como en suscripciones recurrentes.

Gestionar docenas de llaves en múltiples propiedades multifamiliares presentaba desafíos logísticos y de seguridad para Lodgeur. Los buzones de llaves tradicionales no eran fiables y carecían de visibilidad: los códigos no se rotaban y no había registro de quién accedía a una llave ni cuándo. Los check-ins en persona añadían costes operativos y fricción, mientras que instalar cerraduras inteligentes en cada unidad resultaba prohibitivo debido al hardware por puerta y a las continuas tarifas de integración.

Lodgeur necesitaba una solución escalable y centralizada para la gestión de llaves físicas que permitiera el acceso de los huéspedes 24/7 y una responsabilidad total sin requerir personal in situ.

Para resolver estos desafíos, Lodgeur implementó el sistema SmartBox de Keycafe junto con la integración de API en sus flujos de trabajo internos. Esto les permitió automatizar la creación, distribución y revocación del acceso a las llaves, totalmente sincronizado con sus sistemas de reserva y de selección de huéspedes.

Creación automatizada de acceso: Cuando una reserva entra en el sistema de Lodgeur, se genera un código de acceso de Keycafe de un solo uso a través de la API. El código permanece bloqueado hasta que el huésped completa la verificación de identidad, después de lo cual se libera —o revoca— automáticamente, según los disparadores del flujo de trabajo.

Orquestación del sistema: La configuración actual funciona con un flujo de trabajo de disparador de correo electrónico → Parsio → Zapier → Keycafe API, que escribe el código de acceso de nuevo en su plataforma de gestión de huéspedes, Track. Lodgeur mantiene el mapeo entre listados e IDs de llaves utilizando Zapier Tables, con planes de migrar la orquestación a Make + Supabase para una mayor escalabilidad.

Visibilidad de extremo a extremo: Tanto los equipos de huéspedes como los de operaciones pueden ver el estado del compartimento y una auditoría en tiempo real de los movimientos de las llaves, lo que permite el soporte remoto y una resolución más rápida de los problemas. La futura integración de cámaras habilitadas para la nube mejorará aún más la trazabilidad y la seguridad del acceso.

"Keycafe nos ha permitido automatizar el acceso seguro 24/7 tanto para nuestros gerentes como para nuestros huéspedes sin ningún problema."

Con Keycafe, Lodgeur ha estado proporcionando check-in autónomo sin contacto 24/7 desde 2019. Miles de entregas seguras de llaves se realizan cada año sin personal in situ, respaldadas por visibilidad en tiempo real y total trazabilidad. La solución potenció la resiliencia operativa, mejoró la experiencia del huésped y ahorró a la empresa costes significativos tanto en desarrollo como en suscripciones recurrentes.