Sfida

CAM Industrial Solutions era alle prese con la sfida di gestire efficacemente l'uso dei veicoli in loco presso uno stabilimento di produzione in Ontario. L'assenza di un sistema centralizzato per monitorare e controllare l'accesso ai veicoli ha fatto sì che questi venissero utilizzati in modo improprio e che le chiavi venissero lasciate nei mezzi. Questa situazione rappresentava un rischio significativo, soprattutto dopo l'orario di lavoro, non solo in termini di sicurezza ma anche di gestione della responsabilità dei danni ai veicoli.

Ogni incidente di uso improprio o danno a un veicolo comportava un aumento dei costi operativi e una perdita di tempo nell'investigazione e nella risoluzione di questi problemi. Era evidente la necessità di un sistema che potesse integrarsi perfettamente nelle loro operazioni e promuovere una cultura di responsabilità ed efficienza. CAM Industrial Solutions aveva un disperato bisogno di una soluzione trasformativa per recuperare il controllo e la supervisione della propria flotta di veicoli.

Punti dolenti

• Accesso incontrollato ai veicoli: Le chiavi venivano spesso lasciate nei veicoli, con conseguente accesso e utilizzo non monitorati.
• Mancanza di responsabilità: Nessun sistema in atto per tracciare chi ha utilizzato i veicoli, soprattutto fuori orario, e nessun ricorso per danni inspiegabili ai veicoli.
• Inefficienza operativa: Notevole perdita di tempo per rintracciare le chiavi e risolvere problemi relativi all'uso del veicolo.

Soluzione

CAM Industrial Solutions si è rivolta a Keycafe per affrontare queste sfide. Rispetto ai prodotti concorrenti, il team ha scoperto che la soluzione Keycafe offriva un modo più economico ed efficiente di gestire l'uso dei veicoli. Assegnando i mezzi a gruppi di lavoro specifici e qualificando i conducenti primari e di riserva all'interno di ciascun gruppo, l'uso di Keycafe ha garantito che solo il personale autorizzato potesse accedere ai veicoli durante il proprio turno. La facilità d'uso del sistema, supportata da un'applicazione per smartphone e da un'interfaccia web, insieme a un'assistenza clienti reattiva, ha reso l'integrazione perfetta ed efficace.

All'inizio del turno di lavoro, l'autista ritira la chiave del veicolo che gli è stato affidato dallo SmartBox Keycafe utilizzando il proprio codice PIN, che crea un registro del ritiro della chiave. Alla fine del turno, è sufficiente restituire la chiave alla SmartBox utilizzando lo stesso codice PIN, che registrerà nuovamente la restituzione della chiave, creando un registro completo dell'utilizzo del veicolo per la giornata.

Implementazione della Soluzione CAM Industriale

• Accesso controllato: Veicoli assegnati a gruppi specifici con conducenti principali e di riserva designati, garantendo un accesso controllato ma flessibile.
• Record di accesso completo: Il sistema Keycafe consentiva ai conducenti di firmare autonomamente le chiavi del veicolo all'inizio del turno e di restituirle alla fine, creando un registro delle transazioni.
• Supporto reattivo: Il team di supporto di Keycafe è stato facilmente raggiungibile e ha contribuito a risolvere rapidamente le domande, garantendo una configurazione e un funzionamento fluidi.

Risultato

L'adozione di Keycafe da parte di CAM Industrial Solutions ha portato a risultati immediati e di grande impatto. Il sistema non solo ha ottimizzato la gestione dell'uso del veicolo, ma ha anche migliorato significativamente la responsabilità e ridotto il tempo dedicato alle indagini sui danni del veicolo. La capacità di tracciare e identificare chi ha firmato le chiavi del veicolo si è rivelata preziosa, segnando un miglioramento sostanziale in termini di efficienza operativa e sicurezza.

C'è stata un'esitazione iniziale da parte dei dipendenti che si aspettavano un nuovo processo lento e arduo per la consegna delle chiavi, ma si sono adattati rapidamente dopo il primo ritiro delle chiavi, rendendosi conto di quanto fosse veloce. Tutti erano a bordo e hanno apprezzato la trasparenza e l'efficienza che ha portato nella loro routine quotidiana. Il Project Manager Rocky Ellison ritiene che Keycafe sia un'aggiunta perfetta al bagaglio dell'azienda: “La responsabilità complessiva è stata superiore alle aspettative. La possibilità di assegnare immediatamente l'accesso a un nuovo utente dal mio telefono ha reso la gestione delle chiamate fuori orario impeccabile."

Il risultato

• Riduzione dei danni ai veicoli: È stata osservata una notevole riduzione dei danni ai veicoli, con Keycafe che ha consentito l'identificazione precisa di chi ha utilizzato i veicoli e quando, riducendo il tempo dedicato alle indagini.
• Trasformazione culturale e operativa: Rapida adozione e apprezzamento per l'impatto del sistema sulla trasparenza e sull'efficienza.
• Responsabilità migliorata: La responsabilità complessiva ha superato le aspettative.