Keycafe

Informativa sulla privacy di Keycafe

Ultimo aggiornamento: 11 febbraio 2026

Noi del gruppo di società Keycafe (il “Gruppo Keycafe”, “noi”, “ci”, “nostro”, ecc.) rispettiamo la Sua privacy e desideriamo che Lei (“Lei”, “Suo/a”, “Se stesso/a”, ecc.) comprenda come raccogliamo, utilizziamo e condividiamo dati che La riguardano. La presente informativa sulla privacy (l’“Informativa”) descrive le nostre pratiche di raccolta dei dati e i Suoi diritti di accesso, rettifica o limitazione dell’uso dei Suoi Dati Personali. Ci impegniamo a rispettare varie normative regionali in materia di privacy, tra cui il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), il Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) per il Canada, il California Consumer Privacy Act (CCPA) e altre leggi applicabili.

I termini in maiuscolo hanno il significato attribuito nei Termini di Servizio di Keycafe disponibili su https://www.keycafe.com/keycafe-tos (i “Termini di Keycafe”), salvo diversa definizione nella presente Informativa.

La presente Informativa spiega:

Informazioni che raccogliamo su di Lei

Raccogliamo informazioni su di Lei per fornirLe il Servizio. Il tipo di informazioni raccolte può variare in base a ciò che Lei ci fornisce e a come utilizza il Servizio.

Informazioni che Lei fornisce

Raccogliamo informazioni quando Lei registra un account o utilizza il Servizio.

  • Informazioni identificative. Nome, indirizzo email, numero di cellulare e credenziali di autenticazione.
  • Informazioni di fatturazione. Se Lei sottoscrive un abbonamento o effettua un acquisto: informazioni quali numeri di carta di pagamento, indirizzo di fatturazione o informazioni sul conto bancario.
  • Informazioni di configurazione. Se utilizza il Servizio: informazioni quali chiavi, sedi, armadietti portachiavi, altri tipi di hardware per il controllo accessi, ecc., nonché informazioni di configurazione come nomi associati, metadati, indirizzi e impostazioni che memorizziamo e utilizziamo per gestire il Servizio secondo le Sue specifiche.
  • Informazioni sulle transazioni. Quando utilizza il Servizio, raccogliamo informazioni sugli accessi che Lei crea o ai quali partecipa, incluse le informazioni di contatto di utenti e ospiti e le impostazioni relative agli accessi, quando e dove avvengono gli accessi, le parti coinvolte nella transazione, i dispositivi e i metodi utilizzati per completare le transazioni, gli addebiti di fatturazione correlati e altri dati connessi.
  • Altre informazioni fornite da Lei. Informazioni che Lei ci fornisce volontariamente, incluse, a titolo esemplificativo: interazioni di vendita e assistenza clienti (incluse registrazioni e registri vocali, chat ed email), informazioni relative alla Sua attività, preferenze di comunicazione e privacy, risposte a sondaggi, feedback, suggerimenti di miglioramento, referral o qualsiasi altro dato fornito da Lei durante l’uso del Servizio.

Informazioni che raccogliamo dal Suo utilizzo del Servizio

Raccogliamo informazioni su di Lei e sui dispositivi che utilizza per accedere al Servizio, quali computer, telefono mobile o tablet. Le informazioni raccolte includono:

  • Informazioni sul dispositivo. Informazioni sul Suo dispositivo, incluse: modello hardware, sistema operativo e versione, nome del dispositivo, identificativo univoco del dispositivo, informazioni sulla rete mobile e informazioni sull’interazione del dispositivo con il nostro Servizio.
  • Informazioni di utilizzo. Informazioni su come utilizza il Servizio, incluse: orario di accesso, informazioni di “log-in” e “log-out”, tipo e lingua del browser, impostazioni di paese e lingua sul dispositivo, indirizzo IP (Internet Protocol), nome di dominio del Suo provider di servizi Internet, altri attributi del Suo browser, dispositivo mobile e sistema operativo, qualsiasi pagina specifica visitata sulla nostra piattaforma, contenuti visualizzati, funzionalità utilizzate, data e ora della visita o dell’uso del Servizio, sito web visitato prima di visitare o utilizzare il Servizio, dati su come interagisce con il Servizio, dati di navigazione (clickstream) e informazioni sulle transazioni effettuate e su qualsiasi informazione fornita presso le SmartBox.

Informazioni che raccogliamo da altre fonti

Raccogliamo inoltre informazioni su di Lei da terze parti specializzate nell’arricchimento dei dati dei Clienti e combiniamo tali dati con le informazioni che già possediamo, al fine di arricchire l’app con foto dei Clienti, aggiornare, ampliare e analizzare l’accuratezza dei nostri archivi, identificare potenziali clienti e comunicare prodotti e servizi che potrebbero interessarLe.

Come utilizziamo le Sue informazioni

Possiamo utilizzare informazioni su di Lei per ragioni di necessità contrattuale, legittimo interesse, adempimento di obblighi legali o Suo consenso esplicito, per diverse finalità, tra cui:

Fornire, migliorare e sviluppare il Servizio

  • Elaborare, supportare, registrare e visualizzare accessi alle chiavi e altre transazioni, prodotti e funzionalità che Lei sceglie di utilizzare.
  • Fornire, mantenere e ottimizzare il Servizio per il Suo utilizzo.
  • Personalizzare e facilitare l’uso del Servizio, ad esempio ottimizzando il sito web per lingua, valuta, paese, ecc.
  • Misurare, monitorare e analizzare trend relativi al Suo utilizzo e alle prestazioni del Servizio.
  • Sviluppare nuovi prodotti e funzionalità.

Comunicare con Lei in merito al Servizio

  • Gestire eventuali richieste di supporto che Lei invia.
  • Contatti proattivi per la gestione dell’account.
  • InviarLe informazioni necessarie quali avvisi e promemoria di sicurezza, tecnici, relativi all’account, al supporto e amministrativi (ad esempio: codici di accesso, avvisi di fatturazione, esiti dei referral, comunicazioni di chiusura sedi, avvisi relativi alle chiavi, promemoria dell’account, ecc.).
  • InviarLe informazioni che riteniamo utili, quali aggiornamenti di prodotto e servizio.
  • Condurre sondaggi e raccogliere feedback sul Servizio.

Proteggere il Servizio e mantenere un ambiente affidabile

  • Indagare, rilevare o prevenire false dichiarazioni, violazioni della sicurezza, incidenti o altre attività potenzialmente vietate, o altrimenti contribuire a proteggere il Suo account.
  • Proteggere i diritti o la proprietà dei Clienti, o la sicurezza o l’integrità del Servizio.
  • Far rispettare i Termini di Keycafe o altri accordi o policy applicabili.
  • Verificare la Sua identità.
  • Rispettare leggi o regolamenti applicabili o rispondere a richieste legittime di informazioni da parte del governo o tramite procedimenti legali.
  • ContattarLa per risolvere controversie, riscuotere importi dovuti e fornire assistenza sul Servizio.

Pubblicità e marketing

  • Commercializzare i nostri prodotti e servizi, anche comunicando con Lei in merito a opportunità, concorsi, promozioni, sconti, incentivi e premi offerti da noi e da partner selezionati.

Come condividiamo le Sue informazioni

Possiamo condividere informazioni su di Lei come segue:

Con altri utenti del Servizio con cui Lei interagisce

  • Con altri Clienti del Servizio con cui Lei interagisce tramite l’uso del Servizio. Ad esempio, possiamo mostrare la Sua foto, informazioni personali e attività ad altri Clienti con cui interagisce per arricchire la loro esperienza e visualizzare i Suoi contatti per risolvere problemi relativi al Servizio.

Con terze parti

  • Con responsabili del trattamento e servizi di terze parti per fornire, mantenere e migliorare il Servizio, inclusi fornitori che accedono o ricevono informazioni su di Lei per svolgere servizi per nostro conto (ad esempio: hosting cloud, fatturazione, servizi email e SMS, spedizioni, servizi di customer relationship, piattaforme marketing, servizi di analytics e altri).
  • Con piattaforme IT utilizzate dal nostro team per interagire con Lei o che potrebbero memorizzare dati relativi a Lei o al Suo account (ad esempio: calendario, riunioni, email, chat e altre piattaforme). Tali strumenti sono utilizzati in contesti limitati per supportare comunicazioni con i clienti e interne e non sono impiegati per il trattamento sistematico dei dati dei clienti; pertanto, non sono elencati come sub-responsabili e, in alcuni casi, possono continuare a conservare informazioni dei clienti in formati non strutturati non collegati al trattamento centrale.
  • Con terze parti che gestiscono campagne pubblicitarie, offerte speciali o altri eventi o attività per nostro conto o in connessione con i nostri Servizi.
  • Possiamo inoltre condividere con terze parti informazioni aggregate e anonimizzate che non identificano specificamente Lei o alcun singolo Cliente del Servizio.
  • Nel nostro Trust Center (https://trust.keycafe.com) Lei può trovare informazioni su cosa fa ciascun sub-responsabile di Keycafe, inclusi ruolo e funzione nelle nostre operazioni, dettagli sulla politica di conservazione dei dati, policy di sicurezza e profilo di sicurezza. Si noti che Keycafe utilizza fornitori di infrastruttura IoT e di rete (ad esempio Cloudflare e Hologram) per trasmettere in modo sicuro i Suoi dati sul web e, in alcuni casi, forniamo le Sue informazioni a piattaforme che erogano un servizio dopo il quale cancelliamo immediatamente i dati. Non includiamo un fornitore nell’elenco dei sub-responsabili se non ha accesso persistente ai Suoi dati.

Trasferimenti d’azienda e cambiamenti societari

  • A un successivo proprietario, comproprietario o operatore del Servizio; oppure
  • In connessione con (incluso, senza limitazione, durante negoziazioni o due diligence) una fusione, consolidamento o ristrutturazione; la vendita di sostanzialmente tutte le nostre azioni e/o asset; finanziamento, acquisizione, cessione o scioglimento di tutta o parte della nostra attività; o altro cambiamento societario.

Sicurezza e conformità alla legge

  • Se riteniamo che la divulgazione sia ragionevolmente necessaria (i) per rispettare leggi, regolamenti, procedimenti legali o richieste governative applicabili (ad es. autorità fiscali, forze dell’ordine, ecc.); (ii) per far rispettare o conformarci ai Termini di Keycafe o altri accordi o policy applicabili; (iii) per proteggere i diritti o la proprietà dei Clienti o la sicurezza o l’integrità dei nostri Servizi; oppure (iv) per proteggere noi, i Clienti o il pubblico da danni, frodi o attività potenzialmente vietate.

Con il Suo consenso

  • Ad esempio, su Sua indicazione o come descritto al momento in cui Lei accetta di condividere, oppure quando autorizza un’applicazione o un sito web di terze parti ad accedere alle Sue informazioni.

Come proteggiamo, conserviamo e tratteniamo le Sue informazioni

Come e dove i Suoi dati sono protetti e conservati

Seguiamo standard generalmente accettati per archiviare e proteggere i dati che raccogliamo, sia durante la trasmissione sia una volta ricevuti e archiviati, incluso l’uso della crittografia ove opportuno. Utilizziamo Drata per il monitoraggio continuo e la verifica di conformità delle nostre policy e pratiche di sicurezza. Può saperne di più sulle nostre misure di sicurezza, certificazioni e iniziative di conformità visitando il nostro Trust Center su https://trust.keycafe.com.

Abbiamo sede a Vancouver, Canada e non trattiamo i Suoi dati in locale (on-premises). Ci affidiamo a fornitori cloud terzi di prim’ordine per trattare e conservare le Sue informazioni per nostro conto. Le nostre principali attività di archiviazione e trattamento dei dati sono localizzate nell’UE, anche se alcuni fornitori trattano, conservano o trasmettono parte delle Sue informazioni negli Stati Uniti, in Canada e in altri paesi. Abbiamo verificato che tali fornitori dispongano di programmi di conformità al GDPR e ad altre normative in materia di privacy e abbiamo stipulato accordi di trattamento dati con i nostri fornitori che limitano e regolano il loro trattamento dei Suoi dati per nostro conto. Visitando o utilizzando i nostri Servizi, Lei acconsente al trasferimento, alla conservazione e al trattamento da parte nostra e dei nostri responsabili, il che può comportare il trattamento dei Suoi dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (“SEE”).

Keycafe opera principalmente come titolare del trattamento per i Dati Personali raccolti direttamente da clienti e utenti e non come responsabile del trattamento. Tuttavia, se Lei utilizza Keycafe per gestire una quantità significativa di dati e attività di utenti finali e ritiene che Keycafe agisca come responsabile del trattamento per Suo conto, mettiamo a disposizione un Accordo sul Trattamento dei Dati (Data Processing Agreement, “DPA”) sul nostro Trust Center affinché Lei possa esaminarlo e sottoscriverlo, se applicabile.

Base per la conservazione dei dati

Conserviamo i Dati Personali solo per il tempo necessario a fornirLe il Servizio, informarLa sulle evoluzioni delle capacità del Servizio e per altri legittimi scopi legali o aziendali, tra cui:

  • obblighi imposti da legge, contratto o obblighi simili applicabili alle nostre operazioni
  • preservare, risolvere, difendere o far valere i nostri diritti legali/contrattuali
  • mantenere registrazioni aziendali e contabili adeguate e accurate

La nostra politica di conservazione

Keycafe adotta una serie di regole automatizzate per eliminare permanentemente email interne, conversazioni e file di dati dopo un certo periodo di tempo, contribuendo a garantire che dati non strutturati che possono riguardarLa siano rimossi in modo continuativo dai nostri sistemi.

Per quanto riguarda i Suoi Dati Personali e i database utilizzati per abilitare il Suo account, la nostra politica è la seguente:

Continueremo a conservare i Suoi Dati Personali:

Se Lei è un utente registrato con ruolo primario (ad es. proprietario/gestore) di chiavi o SmartBox: (i) fino a 30 giorni dopo che il Suo account è rimasto inattivo per 1 anno e non è membro di un altro account attivo, oppure (ii) fino a 30 giorni dopo che Lei ha cancellato il Suo account o ha inviato una richiesta formale a privacy@keycafe.com per rimuovere le Sue informazioni.

Se Lei è un utente ospite in un’organizzazione associata a un account con ruolo primario: (i) fino a quando le informazioni dell’account con ruolo primario correlato non vengono rimosse, oppure (ii) fino a 30 giorni dopo una richiesta formale inviata da Lei a privacy@keycafe.com per rimuovere le Sue informazioni.

Si notino alcune limitazioni relative alla rimozione dei Suoi dati: (i) prima di rimuovere le Sue informazioni dopo la scadenza del periodo di conservazione sopra indicato, potremmo avvisarLa e/o richiedere una Sua conferma; (ii) la rimozione dei Suoi Dati Personali non significa che tutti i Suoi dati saranno rimossi (che potremmo mantenere per finalità statistiche e per l’integrità del sistema), ma solo che non potranno più essere identificati nel nostro database come a Lei riferibili; (iii) alcuni Suoi dati possono continuare ad apparire nelle cronologie delle transazioni dei Clienti con cui Lei ha interagito, poiché tali dati appartengono a entrambi; (iv) è possibile che Clienti con cui Lei ha interagito o terze parti da Lei autorizzate ad accedere al Suo account abbiano recuperato e conservato dati relativi a Lei; tali attività sono irreversibili e al di fuori del nostro controllo, e Lei dovrebbe contattare tali parti se desidera che non conservino più i Suoi dati; (v) alcuni fornitori terzi potrebbero avere obblighi legali separati di conservazione dei Suoi dati (ad es. fornitori di fatturazione).

Cookie e altre tecnologie simili

Utilizziamo Cookie Yes per gestire la conformità sui cookie, offrendoLe la possibilità di accettare o rifiutare i cookie e di modificare le impostazioni dei cookie in qualsiasi momento. I cookie ci aiutano a ricordare le Sue preferenze, fornire un’esperienza utente coerente e raccogliere dati di utilizzo per migliorare il Servizio. Possiamo inoltre raccogliere informazioni tramite web beacon. I web beacon sono immagini elettroniche che possono essere utilizzate nel Servizio o nelle email. Li utilizziamo per installare cookie, monitorare il numero di visite al nostro sito e alle app, comprendere l’utilizzo e l’efficacia delle campagne e determinare se un’email è stata aperta e ha generato azioni.

La presente Informativa non si applica a cookie, web beacon o altre tecnologie di tracciamento di terze parti, né ne siamo responsabili; tali strumenti sono disciplinati dalle rispettive informative privacy delle terze parti. Per maggiori informazioni, La invitiamo a consultare le informative privacy di tali terze parti.

Può gestire le impostazioni dei cookie cliccando sul link di consenso ai cookie disponibile sul nostro sito. Può inoltre approfondire il tema dei cookie visitando http://www.allaboutcookies.org, che include informazioni utili sui cookie e su come bloccarli su diversi browser e dispositivi mobili.

Si noti che alcuni cookie sono necessari per il corretto funzionamento del Servizio e la loro disabilitazione può incidere sulla Sua esperienza.

Le Sue scelte

Impostazioni di comunicazione

Al momento della registrazione, La informiamo che, fornendo i Suoi dati e registrandosi, Lei accetta di ricevere comunicazioni relative alla sicurezza e al Suo account, aggiornamenti di prodotto e servizio e richieste di feedback, e che può modificare le impostazioni dopo la registrazione. Non La iscriviamo automaticamente alle comunicazioni Keycafe relative a marketing e offerte, ma speriamo che Lei scelga di aderire e consentirci di restare in contatto.

Può disiscriversi da alcune comunicazioni tramite l’area impostazioni comunicazioni delle nostre applicazioni e/o cliccando sui link di opt-out che riceve. Se Le inviamo una comunicazione automatizzata via email non obbligatoria, essa conterrà un link di disiscrizione che Le consentirà di effettuare l’opt-out per future comunicazioni. Tale opzione La escluderà da quella specifica tipologia di comunicazione.

Cancellazione del Suo account

Se desidera disattivare il Suo account, può farlo accedendo al Suo account Keycafe e utilizzando l’opzione di cancellazione dell’account (ad es. “Cancel Account”) nell’area impostazioni dell’account.

Accesso ai Suoi dati

Lei ha il diritto di vedere i Suoi dati. Se desidera vedere i dati che conserviamo su di Lei o richiedere una copia dei Suoi dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico (portabilità dei dati), invii un’email a privacy@keycafe.com e risponderemo entro 30 giorni. Lei ha inoltre il diritto di richiedere la correzione di Dati Personali inesatti o incompleti detenuti da noi, assicurando che le Sue informazioni siano accurate e aggiornate. Si noti che Keycafe è ancora una piccola impresa con risorse ingegneristiche limitate. Potremmo chiederLe di interrompere l’uso del Servizio qualora Lei effettui un numero di richieste tale da costituire un onere eccessivo.

Modifiche alla presente informativa

Potremmo modificare la presente Informativa di volta in volta pubblicandone una versione aggiornata e aggiornando la data “Ultimo aggiornamento” sopra indicata. Salvo diversa comunicazione, qualsiasi versione aggiornata sarà efficace 30 giorni dopo la data di ultimo aggiornamento. Forniremo un preavviso ragionevole in caso di modifiche sostanziali, anche via email se Lei ha fornito un indirizzo email. Se non è d’accordo con tali modifiche, può cancellare il Suo account in qualsiasi momento. L’uso continuato del Servizio costituisce il Suo consenso a qualsiasi modifica della presente Informativa.

Contatti

Il nostro Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer, “DPO”) è contattabile per domande o dubbi relativi alla privacy. Contatti il nostro DPO o il dipartimento privacy per richieste, domande o dubbi relativi alla presente Informativa a:

privacy@keycafe.com
Keycafe Inc., 102 - 329 Railway Street, Vancouver, BC V6A 1A4, Canada

Lei ha inoltre il diritto di presentare un reclamo a un’autorità di controllo competente ai sensi delle leggi applicabili in materia di privacy. Se ha una richiesta o un reclamo riguardo alle nostre pratiche di trattamento dei dati, La preghiamo di includere i dettagli della Sua preoccupazione: indagheremo e risponderemo entro 30 giorni. Potremmo richiedere ulteriori dettagli e potremmo dover coinvolgere o consultare altre parti per indagare e risolvere la questione. Possiamo conservare registrazioni della Sua richiesta e della relativa risoluzione.

Chiudere