Sfida

Situato a Nara, la capitale del Giappone dell'VIII secolo, l'Ehon Hotel ("Picture Book Hotel" in giapponese) dà vita alla magia di storie fantasiose e splendide illustrazioni di libri illustrati di tutto il mondo. Bambini e adulti hanno accesso a libri pop-up, libri da bagno e libri su questioni di genere e ambientali, molti dei quali provenienti dall'Italia. Poiché questi sono raramente discussi nei libri illustrati locali, l'Ehon Hotel spera di collegare i suoi ospiti al mondo al di fuori del Giappone.

Molti ospiti arrivano con i bambini e sono inclini a essere in ritardo per gli orari di check-in prestabiliti. Inoltre, l'hotel accetta solo un gruppo di ospiti al giorno, quindi è stato inefficiente programmare il personale in loco solo per la procedura di check-in/check-out. Affinché il personale in loco potesse concentrarsi sulle attività di pulizia, l'hotel voleva che le operazioni relative al check-in fossero gestite dal personale del back office remoto. È stato preso in considerazione il collegamento di una smartlock alla porta, ma l'opzione non era fattibile con il loro tipo di porta.

Era chiaramente necessaria un'opzione di check-in flessibile, quindi l'hotel ha iniziato a esaminare diversi sistemi sul mercato. Per Ehon Hotel, la stabilità e la facilità d'uso per gli ospiti erano priorità nella scelta di un sistema.

Soluzione

Il negozio online intuitivo di Keycafe, la consegna rapida e il processo di installazione semplice sono stati tutti fattori decisivi nella loro decisione finale. Tuttavia, il motivo principale per cui Ehon Hotel ha scelto Keycafe è stata l'opzione per l'emissione e la modifica degli accessi da remoto in tempo reale, consentendo al personale di essere fuori sede e assistere gli ospiti quando necessario.

Ehon Hotel sfrutta l'integrazione Airbnb di Keycafe. Non appena viene prenotata una prenotazione, un codice di accesso univoco viene creato automaticamente e inviato all'ospite in prossimità della data di check-in. Una volta che l'ospite arriva in hotel, può ritirare la chiave della camera utilizzando il codice della Keycafe SmartBox.

Ogni volta che si verifica una cancellazione o una modifica della prenotazione, il software Keycafe aggiorna l'accesso di conseguenza. “Non dobbiamo più preoccuparci se abbiamo inviato o meno le chiavi di accesso agli ospiti, il che è un grande sollievo“, afferma la signora Hijiya, manager dell'Ehon Hotel.

Risultato

Quando l'hotel è stato aperto nel dicembre 2021, il team di gestione era preoccupato se i propri clienti si sarebbero sentiti a proprio agio con un sistema di check-in automatico. Hanno studiato altri hotel con sistemi simili e testato ripetutamente il proprio funzionamento.

“Ad essere onesti, per un po' ci siamo preoccupati che gli ospiti potessero effettuare il check-in senza intoppi. Si è scoperto che tutto ha funzionato bene. In retrospettiva, la pandemia ha spinto la digitalizzazione dei servizi e i processi di check-in automatico sono diventati diffusi e accettati. Finora non abbiamo riscontrato grossi problemi e Keycafe è diventato il componente centrale della nostra operazione”, ha commentato la signora Hijiya.

“Non siamo forti con l'IT, quindi l'installazione di Keycafe è stata un po' intimidatoria. Fortunatamente, abbiamo scoperto che tutte le funzioni necessarie erano lì e Keycafe è molto intuitivo."