Keycafe Offre Check-In Flessibile e Gestione Semplice all'Ehon Hotel

Situato a Nara, la capitale giapponese dell'VIII secolo, l'Ehon Hotel ("Hotel del libro illustrato" in giapponese) dà vita alla magia di storie fantasiose e splendide illustrazioni di libri illustrati provenienti da tutto il mondo. Bambini e adulti possono godere dell'accesso a libri pop-up, libri per il bagno e libri su questioni di genere e ambientali, molti dei quali provenienti dall'Italia. Dato che questi argomenti sono raramente trattati nei libri illustrati locali, l'Ehon Hotel spera di connettere i suoi ospiti al mondo al di fuori del Giappone.

Molti ospiti arrivano con bambini e tendono ad essere in ritardo rispetto agli orari di check-in predefiniti. Inoltre, l'hotel accetta un solo gruppo di ospiti al giorno, quindi era inefficiente programmare personale in loco solo per la procedura di check-in/check-out. Affinché il personale in loco potesse concentrarsi sulle attività di pulizia, l'hotel desiderava che le operazioni relative al check-in fossero gestite dal personale di back office remoto. È stato considerato l'attacco di una smartlock alla porta, ma l'opzione non era fattibile con il loro tipo di porta.

Era chiaramente necessaria un'opzione di check-in flessibile, quindi l'hotel ha iniziato a esaminare diversi sistemi sul mercato. Per l'Ehon Hotel, la stabilità e la facilità d'uso per gli ospiti erano priorità nella selezione di un sistema.

Il negozio online intuitivo di Keycafe, la consegna rapida e il processo di installazione semplice sono stati tutti fattori determinanti nella loro decisione finale. Tuttavia, la ragione principale per cui l'Ehon Hotel ha scelto Keycafe è stata l'opzione di emettere e modificare gli accessi da remoto in tempo reale, consentendo al personale di essere fuori sede e di assistere comunque gli ospiti quando necessario.

L'Ehon Hotel sfrutta l'integrazione di Keycafe con Airbnb. Non appena una prenotazione viene effettuata, un codice di accesso unico viene automaticamente creato e inviato all'ospite in prossimità della data del loro check-in. Una volta che l'ospite arriva in hotel, può ritirare la chiave della propria camera utilizzando il codice presso la Keycafe SmartBox.

Ogni volta che si verifica una cancellazione o una modifica della prenotazione, il software Keycafe aggiorna di conseguenza l'accesso. «Non dobbiamo più preoccuparci di aver inviato o meno gli accessi chiave agli ospiti, il che è un grande sollievo», afferma la Sig.ra Hijiya, manager dell'Ehon Hotel.

Quando l'hotel ha aperto nel dicembre 2021, il team di gestione si preoccupava che i clienti potessero non sentirsi a proprio agio con un sistema di self check-in. Hanno studiato altri hotel con sistemi simili e hanno testato ripetutamente il proprio sistema.

“A dire il vero, per un certo periodo eravamo preoccupati se gli ospiti sarebbero stati in grado di effettuare il check-in senza problemi. Si è rivelato che tutto ha funzionato perfettamente. Con il senno di poi, la pandemia ha accelerato la digitalizzazione dei servizi, e i processi di self check-in sono diventati diffusi e accettati. Finora, non abbiamo riscontrato problemi rilevanti, e Keycafe è diventato il componente fondamentale della nostra operatività”, ha commentato la Sig.ra Hijiya. “Non siamo molto ferrati in ambito IT, quindi è stato un po' intimidatorio configurare Keycafe. Fortunatamente, abbiamo scoperto che tutte le funzioni necessarie erano già presenti, e Keycafe è molto intuitivo.”