Sfida
Il team di Your Place Property Management ha incontrato un ostacolo significativo nelle sue operazioni: la mancanza di un sistema di chiavi di riserva efficiente e sicuro per il suo portafoglio di proprietà multifamiliari, unifamiliari e commerciali. Questa lacuna nelle operazioni rappresentava un rischio non solo per la soddisfazione dei residenti, ma anche per i profitti, in quanto i guasti alle serrature elettroniche portavano spesso i residenti a rimanere chiusi fuori, rendendo necessari interventi costosi e scomodi da parte dei fabbri. L'azienda registrava circa quattro interventi di blocco all'anno, ognuno dei quali costava circa 250 dollari per i servizi di fabbro fuori orario. Ciò ha evidenziato l'urgente necessità di una soluzione più sostenibile e affidabile.
Le inefficienze operative andavano oltre le chiusure di emergenza. L'assenza di una procedura per l'accesso degli appaltatori alle proprietà prive di serrature elettroniche ha accentuato la problematica. Se un residente non poteva essere a casa durante il giorno lavorativo, il proprietario dell'immobile finiva per pagare una bolletta più salata, in quanto gli appaltatori applicavano tariffe significativamente più alte per le chiamate di assistenza fuori orario, con un impatto negativo sulla soddisfazione del proprietario e dell'inquilino. Questo problema dalle molteplici sfaccettature richiedeva una soluzione in grado di risolvere sia i problemi di accesso immediato che le più ampie inefficienze operative, segnando un momento cruciale per l'azienda per migliorare la fornitura del servizio.
Punti Dolenti
- Nessun accesso alle chiavi di emergenza: Non esiste un sistema affidabile che consenta ai residenti di accedere alle chiavi in caso di guasto della serratura elettronica, con conseguenti costose chiamate al fabbro e inquilini indispettiti.
- Costi del fabbro: Una media di 4 interventi all'anno costano $ 1.000 all'anno solo per le spese del fabbro fuori orario.
- Spese del proprietario dell'immobile: Aspettare che i residenti tornassero a casa dal lavoro per le visite degli appaltatori significava supplementi fuori orario per i proprietari.
Soluzione
L'introduzione del sistema di gestione delle chiavi SmartBox di Keycafe ha consentito un approccio di archiviazione centralizzata delle chiavi, eliminando gli incubi logistici associati alla gestione di numerose cassette delle chiavi e garantendo un sistema di accesso sicuro e senza interruzioni sia per i residenti che per gli appaltatori.
Una volta installata la serratura elettronica in una nuova proprietà del cliente, una chiave di riserva viene registrata nel software Keycafe e inserita nella SmartBox presso l'ufficio centrale di Your Place Property Management. Se una serratura si guasta e il residente ha bisogno della chiave di riserva, gli vengono fornite le istruzioni per accedere alla SmartBox nella hall dell'ufficio, aperta 24 ore su 24, 7 giorni su 7. È sufficiente raggiungere la SmartBox e inserire un codice PIN univoco che consente l'accesso solo alla chiave della propria proprietà. Non è necessario personale in loco e si evita una costosa chiamata al fabbro. Questo non solo ha semplificato le operazioni, ma ha anche migliorato notevolmente la sicurezza e la convenienza.
Inoltre, la soluzione Keycafe ha esteso i suoi benefici alla gestione degli accessi degli appaltatori, risolvendo un altro aspetto critico delle esigenze operative di Your Place Property Management. Utilizzando lo stesso flusso di lavoro che prevede il ritiro delle chiavi nella hall dell'ufficio, gli appaltatori potevano ora accedere alle proprietà durante il giorno senza la presenza degli inquilini, risparmiando così i costi aggiuntivi delle chiamate di servizio fuori orario. Questo miglioramento dell'operatività non solo ha fatto risparmiare denaro ai proprietari degli immobili, ma ha anche rappresentato un punto di forza per Your Place Property Management, contribuendo ad attrarre nuovi clienti e a favorire esperienze positive da parte degli inquilini, che a loro volta si sono tradotte in recensioni positive del servizio e in una crescita dell'attività.
Implementazione di Your Place Property Management
- Gestione centralizzata delle chiavi: Il sistema di Keycafe è stato installato nella hall dell'ufficio per gestire centinaia di chiavi dei clienti in modo centralizzato, eliminando la necessità di avere cassette di chiavi individuali.
- Accesso automatizzato alle chiavi 24 ore su 24, 7 giorni su 7: I residenti e gli appaltatori godono di un affidabile sistema di accesso alle chiavi, garantendo l'accesso 24 ore su 24 alle proprietà.
- Autenticazione semplice tramite codice PIN: Agli appaltatori e ai residenti che devono ritirare una chiave viene inviato un codice univoco che consente loro di accedere solo alla chiave che sono stati autorizzati a utilizzare.
“Sapevo prima ancora di ordinare il sistema che questa sarebbe stata la nostra soluzione. Non abbiamo considerato altre opzioni. Keycafe è stato l’unico a consentire l’accesso elettronico senza dover gestire centinaia di cassette portachiavi diverse di cui avremmo avuto bisogno per ogni proprietà.”
Risultato
L'implementazione di Keycafe da parte di Your Place Property Management ha migliorato l'efficienza, la sicurezza e la soddisfazione di residenti e proprietari. L'impatto del sistema è stato notevole, riducendo la dipendenza dai costosi servizi di fabbro e migliorando significativamente la soddisfazione di inquilini e proprietari. Le quattro serrature all'anno, in precedenza fonte di stress finanziario e operativo, sono state ora efficacemente mitigate, dimostrando i benefici tangibili del sistema di controllo delle chiavi di Keycafe.
Inoltre, l'applicazione strategica di Keycafe per l'accesso agli appaltatori ha snellito le operazioni, oltre a migliorare l'esperienza complessiva del servizio, creando un effetto a catena di benefici. I risparmi ottenuti evitando costose spese per gli appaltatori dopo l'orario di lavoro, uniti all'efficienza operativa, hanno rafforzato la posizione di Your Place Property Management nel mercato locale degli affitti, rendendola una scelta convincente sia per i proprietari di immobili che per gli inquilini.
Il Risultato
- Risparmio sui costi: Il sistema ha fornito un'alternativa conveniente ai servizi di fabbro, risparmiando oltre $1.000 all'anno.
- Maggiore soddisfazione dei residenti e dei proprietari: L'investimento nel sistema Keycafe ha impressionato sia i proprietari che i residenti, dimostrando l'impegno verso soluzioni affidabili di gestione della proprietà.
- Immagine professionale: L'elegante interfaccia utente e l'aspetto professionale del sistema Keycafe sono ora un punto di forza e consentono all'azienda di attirare nuovi clienti.
