Sfida

Presso Your Place Property Management, il team ha riscontrato un ostacolo significativo nelle proprie operazioni: la mancanza di un sistema di chiavi di backup efficiente e sicuro per il loro portafoglio diversificato di proprietà plurifamiliari, unifamiliari e commerciali. Questa lacuna nelle loro operazioni non solo rappresentava un rischio per la soddisfazione dei residenti ma anche per i loro profitti, poiché i guasti alle serrature elettroniche spesso portavano i residenti a rimanere chiusi fuori, rendendo necessari interventi di fabbro costosi e scomodi. L'azienda ha registrato circa quattro serrate all'anno, ciascuna con un costo di circa $ 250 per i servizi di fabbro fuori orario. Ciò ha evidenziato l’urgente necessità di una soluzione più sostenibile e affidabile.

Le inefficienze operative si estendevano oltre i blocchi di emergenza. L’assenza di un processo per l’accesso degli appaltatori alle proprietà prive di serrature elettroniche ha aggravato la sfida. Se un residente non fosse in grado di essere a casa durante la giornata lavorativa, il proprietario finirebbe per pagare una bolletta più alta poiché gli appaltatori addebitavano tariffe significativamente più alte per le chiamate di servizio fuori orario, incidendo negativamente sia sul proprietario che sulla soddisfazione dell'inquilino. Questo problema dalle molteplici sfaccettature richiedeva una soluzione in grado di risolvere sia i problemi di accesso immediato che le inefficienze operative più ampie, segnando un momento cruciale per l'azienda per migliorare la fornitura dei servizi.

Punti Dolenti

• Nessun accesso di emergenza alle chiavi: Nessun sistema affidabile in atto per consentire ai residenti di accedere alle chiavi in caso di guasto della serratura elettronica, con conseguenti costose chiamate al fabbro e turbamento degli inquilini.
• Costi del fabbro: Una media di 4 serrate all'anno costano $ 1.000 all'anno solo per le spese del fabbro fuori orario.
• Spese del proprietario dell'immobile: Aspettare che i residenti tornassero a casa dal lavoro per le visite degli appaltatori significava supplementi fuori orario per i proprietari.

Soluzione

L'introduzione del sistema di gestione delle chiavi SmartBox di Keycafe ha consentito un approccio di archiviazione centralizzata delle chiavi, eliminando gli incubi logistici associati alla gestione di numerose cassette delle chiavi e garantendo un sistema di accesso sicuro e senza interruzioni sia per i residenti che per gli appaltatori.

Una volta installata una serratura elettronica presso una nuova proprietà del cliente, una chiave di backup viene registrata nel software Keycafe e inserita nello SmartBox presso l'ufficio centrale di Your Place Property Management. Se una serratura fallisce e il residente ha bisogno della chiave di backup, gli vengono fornite istruzioni per accedere allo SmartBox nell'atrio dell'ufficio aperto 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Basta arrivare allo SmartBox e inserire un codice PIN univoco che consente l'accesso solo alla chiave della loro proprietà. Non è necessario personale in loco e si evita una costosa chiamata al fabbro. Ciò non solo ha semplificato le operazioni, ma ha anche rafforzato in modo significativo la sicurezza e la comodità.

Inoltre, la soluzione di Keycafe ha esteso i suoi vantaggi alla gestione degli accessi degli appaltatori, affrontando un altro aspetto critico delle sfide operative di Your Place Property Management. Utilizzando lo stesso flusso di lavoro del ritiro delle chiavi nell'atrio dell'ufficio, gli appaltatori potevano ora accedere alle proprietà durante il giorno senza la presenza dell'inquilino, risparmiando così sui costi aggiuntivi delle chiamate di servizio fuori orario. Questo miglioramento dell'efficienza operativa non solo ha consentito di risparmiare denaro per i proprietari di immobili, ma è anche servito come punto di forza unico per Your Place Property Management, contribuendo ad attirare nuovi clienti e favorire esperienze positive per gli inquilini, che a loro volta si sono tradotte in revisioni positive del servizio e crescita aziendale.

Implementazione della gestione della proprietà di Your Place

• Gestione centralizzata delle chiavi: Il sistema Keycafe è stato installato nell'atrio dell'ufficio per gestire centinaia di chiavi cliente centralmente, eliminando la necessità di cassette portachiavi individuali.
• Accesso automatizzato alle chiavi 24 ore su 24, 7 giorni su 7: I residenti e gli appaltatori godono di un affidabile sistema di accesso alle chiavi, garantendo l'accesso 24 ore su 24 alle proprietà.
• Autenticazione semplice tramite codice PIN: Agli appaltatori e ai residenti che devono ritirare una chiave viene inviato un codice univoco che consente loro di accedere solo alla chiave che sono stati autorizzati a utilizzare.

Risultato

L'implementazione di Keycafe da parte di Your Place Property Management ha migliorato l'efficienza, la sicurezza e la soddisfazione sia dei residenti che dei proprietari per l'azienda. L'impatto del sistema è stato profondo, riducendo la dipendenza dai costosi servizi di fabbro e migliorando significativamente la soddisfazione sia degli inquilini che dei proprietari. I quattro blocchi all'anno, in precedenza fonte di tensioni finanziarie e operative, sono stati ora efficacemente mitigati, dimostrando i vantaggi tangibili del sistema di controllo delle chiavi di Keycafe.

Inoltre, l'applicazione strategica di Keycafe per l'accesso degli appaltatori non ha solo semplificato le operazioni, ma ha anche migliorato l'esperienza complessiva del servizio, creando un effetto a catena di vantaggi. I risparmi ottenuti evitando costose commissioni per gli appaltatori fuori orario, combinati con l'efficienza operativa, hanno rafforzato la posizione di Your Place Property Management nel mercato locale degli affitti immobiliari, rendendolo una scelta convincente sia per i proprietari che per gli inquilini.

Il Risultato

• Risparmio sui costi: Il sistema ha fornito un'alternativa conveniente ai servizi di fabbro, risparmiando oltre $ 1.000 all'anno.
• Maggiore soddisfazione dei residenti e dei proprietari: L'investimento nel sistema Keycafe ha impressionato sia i proprietari che i residenti, dimostrando l'impegno verso soluzioni affidabili di gestione della proprietà.
• Immagine professionale: L'elegante interfaccia utente e l'aspetto professionale del sistema Keycafe sono ora un punto di forza e consentono all'azienda di attirare nuovi clienti.