Sfida

Student Factory gestisce 20 sedi in tutta la Francia, dedicate a studenti e visitatori di breve durata che necessitano di soluzioni di alloggio flessibili. Pur offrendo appartamenti moderni e completamente attrezzati, le residenze non dispongono di una reception aperta 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Questa limitazione ha rappresentato un problema logistico significativo per la consegna delle chiavi, soprattutto per gli ospiti che arrivavano dopo l'orario d'ufficio.

Con gli ospiti che arrivavano a orari imprevedibili, spesso a tarda notte, il sistema esistente di consegna delle chiavi di persona non era più sostenibile. Il personale doveva rimanere in loco oltre l'orario di apertura o coordinare complessi scambi di chiavi manuali. La mancanza di un processo snello creava attriti nell'esperienza degli ospiti e inefficienze operative per il team.

Punti Dolenti

• Nessuna reception aperta 24 ore su 24, 7 giorni su 7: L'impossibilità di avere una reception aperta 24 ore su 24 ha creato una lacuna nel servizio per gli ospiti che arrivavano fuori orario.
• Interruzione operativa: Il personale veniva spesso interrotto o costretto a prolungare i turni per far fronte ai ritardi, con conseguenti problemi di programmazione e inefficienze.
• Orari di arrivo imprevedibili: Spesso gli ospiti non rispettavano gli orari di arrivo indicati, rendendo difficile coordinare manualmente la consegna tempestiva delle chiavi.

Soluzione

Per affrontare queste sfide, Student Factory ha implementato il sistema di gestione delle chiavi Keycafe in tutte le sue sedi. Keycafe si è distinto tra le altre soluzioni di gestione delle chiavi per la sua semplicità, affidabilità e capacità di offrire agli ospiti un accesso autonomo con le chiavi, senza la necessità della presenza fisica del personale.

Il flusso di lavoro è ora estremamente semplificato: dopo aver confermato la prenotazione di un ospite, viene generato un codice di ritiro univoco tramite l'app Keycafe. Questo codice viene inviato all'ospite, che lo utilizza per ritirare la propria chiave dall'armadietto SmartBox nella hall al momento dell'arrivo, indipendentemente dall'orario. Per la partenza, gli ospiti possono restituire la chiave utilizzando lo stesso codice, lasciarla in camera o consegnarla direttamente al personale.

Questa automazione ha consentito al team di Student Factory di rimanere flessibile e mobile, con la certezza che gli scambi di chiavi vengano gestiti in modo sicuro ed efficiente.

Implementazione della Student Factory

• Impostazione delle chiavi prima dell'arrivo: Il personale prepara le chiavi magnetiche in anticipo in base alle date di prenotazione e assegna codici univoci per il ritiro tramite l'app Keycafe.
• Autonomia degli ospiti: Gli ospiti ricevono il codice di accesso via e-mail o SMS e ritirano le chiavi in modo indipendente dal Keycafe SmartBox al momento dell'arrivo.
• Opzioni di restituzione flessibili: Gli ospiti possono restituire le chiavi riponendole nell'armadietto Keycafe, lasciandole nella stanza o consegnandole al personale, se disponibile.

Risultato

Da quando è stato implementato Keycafe, Student Factory ha eliminato la necessità di personale fuori orario dedicato esclusivamente alla consegna delle chiavi, con conseguenti notevoli risparmi operativi. Gli ospiti apprezzano la comodità di arrivare secondo i propri orari, senza dover aspettare o coordinarsi con il personale, migliorando l'esperienza complessiva.

Il sistema si è dimostrato affidabile e semplice sia per gli ospiti che per il personale. Gli ospiti trovano il processo di ritiro delle chiavi intuitivo e non hanno problemi a effettuare il check-in in autonomia. Richieste e preoccupazioni ora si concentrano sulla qualità delle sistemazioni e dei servizi, non sulla logistica: un chiaro segnale che la gestione delle chiavi non è più un problema.

Il Risultato

• Riduzione dei costi del personale: Eliminazione della necessità di assumere personale per turni notturni per le consegne delle chiavi, riducendo significativamente le spese di manodopera.
• Esperienza degli ospiti migliorata: Gli ospiti possono accedere ai loro alloggi in qualsiasi momento, garantendo un'esperienza di check-in semplice indipendentemente dall'orario di arrivo.
• Efficienza operativa migliorata: Il personale può concentrarsi sulla gestione della proprietà e sui servizi per gli ospiti durante l'orario di lavoro, senza interruzioni legate alla logistica principale.