Sfida

Con l'ambizione di conquistare il mercato immobiliare degli studenti e dei viaggiatori di passaggio, le residenze della Student Factory offrono un ambiente ideale per il lavoro e la riflessione, offrendo al contempo alloggi caldi ed eleganti per un soggiorno confortevole.

Tuttavia, di fronte alla gestione del ritiro e della consegna delle chiavi dopo l'orario di lavoro, la Student Factory di Parigi-Bagnolet ha dovuto affrontare una sfida importante. Avere personale di guardia alla reception per tutta la notte comporta sempre un costo in termini di manodopera e risorse umane, che può rappresentare un problema per un'azienda giovane e dinamica come la Student Factory.

Pain Points

• No 24/7 Reception Desk: The inability to staff a front desk around the clock created a gap in service for guests arriving after hours.
• Operational Disruption: Staff were frequently interrupted or forced to extend their shifts to accommodate late arrivals, leading to scheduling challenges and inefficiencies.
• Unpredictable Arrival Times: Guests often did not adhere to their stated arrival times, making it difficult to coordinate timely key handovers manually.

Soluzione

Dopo aver esaminato Keycafe come soluzione per la gestione delle chiavi, la Student Factory si è messa in contatto con loro. Il problema era semplice: risolvere il problema dei costosi turni di notte automatizzando la raccolta delle chiavi per gli ospiti, una soluzione che Keycafe era pronta a fornire.

Utilizzata quotidianamente, la SmartBox Keycafe ha eliminato la necessità che il personale sia presente in loco al momento del check-in e del check-out degli ospiti. Quando viene effettuata una nuova prenotazione, gli ospiti ricevono un codice PIN univoco via SMS o e-mail che può essere utilizzato per accedere alla chiave della camera presso la SmartBox. Quando sono pronti per il check-out, devono semplicemente restituire la chiave alla SmartBox. Il personale di Student Factory riceve una notifica in tempo reale quando la chiave viene ritirata e restituita, in modo da poter inviare immediatamente gli addetti alle pulizie.

This automation has allowed the Student Factory team to remain flexible and mobile, with the confidence that key exchanges are handled securely and efficiently.

Student Factory’s Implementation

• Pre-arrival Key Setup: Staff prepare key cards in advance based on the reservation dates and assign unique codes for pickup using Keycafe’s app.
• Guest Autonomy: Guests receive their access code via email or SMS and retrieve keys independently from the Keycafe SmartBox upon arrival.
• Flexible Return Options: Guests can return keys by placing them back in the Keycafe locker, leaving them in the room, or handing them to staff if available.

Risultato

La Student Factory ha condiviso che la scelta di Keycafe si è rivelata l'unica soluzione possibile per loro. Una scelta saggia, perché i risultati si sono visti molto rapidamente. Al momento dell'installazione, il personale si è immediatamente reso conto dell'efficacia del sistema e del risparmio economico per l'azienda. In poche parole, Keycafe è diventato ufficialmente la receptionist notturna.

La comunicazione con i clienti e la gestione delle prenotazioni sono ora molto più semplici. Non c'è più il panico dell'accoglienza dei clienti che arrivano di notte. Ora gli ospiti possono accedere al loro alloggio senza alcuna assistenza da parte del personale e possono arrivare in qualsiasi momento dopo il check-in programmato.

The Outcome

• Reduced Staffing Costs: Eliminated the need to hire night shift staff for key handovers, significantly lowering labor expenses.
• Enhanced Guest Experience: Guests can access their accommodations at any time, ensuring a simple check-in experience regardless of arrival time.
• Improved Operational Efficiency: Staff can focus on property management and guest services during business hours without disruptions related to key logistics.