Student Factory Sostituisce il Turno di Notte con la Gestione Automatizzata delle Chiavi degli Ospiti

Student Factory gestisce 20 sedi in tutta la Francia, rivolte a studenti e visitatori a breve termine che necessitano di soluzioni di alloggio flessibili. Pur offrendo appartamenti moderni e con servizi completi, le residenze non dispongono di una reception operativa 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Questa limitazione rappresentava una sfida logistica significativa per la consegna delle chiavi, in particolare per gli ospiti in arrivo al di fuori dell'orario d'ufficio.

Con gli ospiti che arrivano in orari imprevedibili — spesso a tarda notte — il sistema esistente di consegna delle chiavi di persona non era più sostenibile. Il personale doveva rimanere in loco oltre l'orario regolare o coordinare scambi di chiavi manuali e complessi. La mancanza di un processo ottimizzato creava attriti nell'esperienza degli ospiti e inefficienze operative per il team.

Per affrontare queste sfide, Student Factory ha implementato il sistema di gestione chiavi Keycafe in tutte le loro sedi. Keycafe si è distinto tra le altre soluzioni di gestione chiavi per la sua semplicità, affidabilità e la capacità di offrire accesso autonomo alle chiavi per gli ospiti, senza la necessità che il personale sia fisicamente presente.

Il flusso di lavoro è ora altamente ottimizzato: dopo aver confermato la prenotazione di un ospite, viene generato un codice di ritiro univoco tramite l'app Keycafe. Questo codice viene inviato all'ospite, che lo utilizza per ritirare la propria chiave dallo SmartBox nella hall all'arrivo, indipendentemente dall'orario. Per le partenze, gli ospiti possono restituire la chiave utilizzando lo stesso codice, lasciarla nella propria camera o consegnarla direttamente al personale.

Questa automazione ha permesso al team di Student Factory di rimanere flessibile e mobile, con la certezza che lo scambio delle chiavi venga gestito in modo sicuro ed efficiente.

Dall'implementazione di Keycafe, Student Factory ha eliminato la necessità di personale fuori orario dedicato esclusivamente alla consegna delle chiavi, con conseguenti notevoli risparmi operativi. Gli ospiti apprezzano la comodità di arrivare secondo i propri orari senza attese o la necessità di coordinarsi con il personale, migliorando l'esperienza complessiva.

Il sistema si è dimostrato affidabile e semplice sia per gli ospiti che per il personale. Gli ospiti trovano il processo di ritiro delle chiavi intuitivo e non hanno problemi a effettuare il check-in in autonomia. Le domande e le preoccupazioni ora si concentrano sulla qualità degli alloggi e dei servizi, non sulla logistica - un chiaro segno che la gestione delle chiavi non è più un problema.