Uitdaging

Onder leiding van de Social Welfare Corporation Nagatanagasaki biedt Kleuterschool Sumire een voorschools en naschools programma gericht op emotionele ontwikkeling voor kinderen van 0-5 jaar. Het bedrijf is trots op haar rol als tweede thuis voor jonge kinderen, waarbij lessen worden aangeboden in het Engels spreken/luisteren, kooklessen, Eisar-lessen (traditionele dans van de Okinawa-eilanden) en kunstprogramma’s. Sumire zet werkende ouders op de eerste plaats, met het doel om zowel de ouders als de kinderen van dienst te zijn met hun educatieve aanbod.

Op de kleuterschool ligt de operationele focus op het verbeteren van efficiëntie en veiligheid door middel van informatietechnologie en communicatietechnologie. Om dit te bereiken, krijgt elk personeelslid een iPad om diverse taken uit te voeren. Keycafe werd oorspronkelijk in eerste instantie geïntroduceerd om sleuteluitwisselingen tussen leraren van de vroege en late dienst te vergemakkelijken, en om een cultuur van verantwoording te implementeren voor het gebruik van sleutels voor gevoelige plaatsen en voertuigen.

Oplossing

Sleutels voor toegangsdeuren, veiligheidssloten, voertuigen en een magazijn worden allemaal opgeslagen in de SmartBox van Kleuterschool Sumire. Al het personeel is geregistreerd met een eigen Keycafe-account en de toegang tot sleutelgroepen wordt ingesteld op basis van de anciënniteit en verantwoordelijkheden van het personeel. Zo hebben alleen chauffeurs en ander personeel dat periodiek moet rijden toestemming voor autosleutels, waardoor ongeoorloofde toegang tot schoolbussen en andere voertuigen wordt voorkomen. Op dezelfde manier zijn sleutels van gevoelige delen van de campus alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel met de vereiste toegangscode.

Medewerkers gebruiken de Keycafe-app op hun iPads om het ophalen en afleveren van sleutels bij de SmartBox te starten en om de livestatus van elke sleutel te controleren. Hierdoor kunnen ze zien of een sleutel beschikbaar is of in gebruik is voordat ze proberen een sleutel op te halen. Keycafe biedt ook logboeken waaruit blijkt wie voor het laatst een sleutel heeft gebruikt en op welk tijdstip, zodat zoekgeraakte sleutels altijd kunnen worden opgespoord.

Voordat Keycafe werd geïmplementeerd, centraliseerde Kindergarten Sumire de meldingen van verschillende software in Slack, dus uiteraard gebruikten ze de eenvoudige API van Keycafe om sleutelbeheermeldingen op dezelfde manier te integreren. Hierdoor beschikt het hele team altijd over de laatste informatie over de locatie of status van elke sleutel.

Resultaat

Sinds de implementatie van Keycafe heeft Kleuterschool Sumire aanzienlijke verbeteringen gezien in de efficiëntie van het sleutelbeheer. Met de Keycafe SmartBox en app op hun iPads hebben medewerkers snel toegang tot de sleutels die ze nodig hebben, waardoor verspilde tijd door het zoeken naar misplaatste sleutels wordt geëlimineerd. Het transparante beheersysteem, met realtime tracking en gebruikerslogs, heeft een cultuur van verantwoordelijkheid onder de medewerkers gecreëerd, wat heeft geleid tot minder verloren of misplaatste sleutels en een verbetering in de operationele efficiëntie. De toegang tot gevoelige gebieden van de school en voertuigen is nu strikt beperkt tot bevoegd personeel, waardoor de risico's die gepaard gaan met ongeoorloofd gebruik worden verminderd.

De integratie van Keycafe's API met het Slack communicatieplatform van de school heeft gezorgd voor naadloze coördinatie binnen het team. Elke beweging van sleutels wordt onmiddellijk gecommuniceerd naar het hele team, wat de verantwoordelijkheid van elk lid verder versterkt. Dit systeem maakt ook een snelle reactie mogelijk in geval van nood of ongebruikelijke sleutelactiviteiten, wat bijdraagt aan de algehele veiligheid en efficiënte werking van de kleuterschool. Met Keycafe heeft Kleuterschool Sumire zijn doel bereikt om technologie in te zetten om zowel de efficiëntie als veiligheid in hun dagelijkse werking te verhogen, waardoor zowel personeel als ouders meer zekerheid krijgen.

“Naast het dagelijks ophalen en inleveren van sleutels, verliep het verlenen en beëindigen van sleuteltoegang bij veranderingen in het personeelsbestand veel gemakkelijker. Dit was een onverwachte bonus”, aldus de heer Momoo, algemeen directeur van de kleuterschool.