Uitdaging

SERVPRO Campbell is een toonaangevende aannemer voor restauratiewerkzaamheden die huizen en bedrijven helpt herstellen van waterschade, brandschade, schimmel en andere schade. Met een wagenpark van 25 voertuigen en zo'n 30 medewerkers is het cruciaal dat sleutels altijd veilig en gemakkelijk te vinden zijn. Vóór Keycafe werden sleutels in een open doos bewaard, waar iedereen ze kon pakken. Dit leidde tot zoekgeraakte sleutels, vertragingen bij de start van de klus en extra kosten voor vervanging.

Kantoormanager Connie Doran vertelde: "We hadden geen enkele manier om bij te houden wie de sleutels had gepakt of wie ze voor het laatst had gezien - het was een ramp."

Pijnpunten

• Verloren en verkeerd geplaatste sleutels: Vaak kwijtgeraakte sleutels zorgden voor verwarring en vertragingen.
• Verspilde tijd: Werknemers waren elke dag te lang bezig met het zoeken naar hun sleutels.
• Onnodige kosten: Het regelmatig vervangen van sleutels en het opnieuw instellen van voertuigsleutels werd duur.

Oplossing

SERVPRO ontdekte Keycafe tijdens zijn zoektocht naar een veilige en gebruiksvriendelijke oplossing voor sleutelbeheer. De mogelijkheid om sleutels veilig op te bergen, medewerkers individuele toegangscodes te geven en het gebruik overal te volgen, viel meteen op.

Medewerkers beginnen hun dag nu met persoonlijke codes om autosleutels, tankpassen en faciliteitssleutels op te halen bij de Keycafe SmartBox en deze aan het einde van hun dienst weer in te leveren. Connie legt uit: "De medewerkers komen binnen en weten precies waar de sleutels liggen om de dag te beginnen." Managers ontvangen meldingen voor elke sleutelinteractie en kunnen de Keycafe-app gebruiken om te controleren wie welke sleutel heeft gebruikt en wanneer. De eenmalige reserveringsfunctie is ook waardevol gebleken, waardoor aannemers toegang hebben tot sleutels zonder dat er een manager ter plaatse nodig is. "Ik kan het ook op afstand vanaf mijn telefoon doen", voegde Connie eraan toe.

Implementatie van SERVPRO

• Dagelijkse routine: Personeel gebruikt pincodes om sleutels aan te nemen en terug te geven.
• Machtigingsgroepen: Toegangsniveaus worden toegewezen op basis van de rollen van werknemers.
• Noodtoegang: Het systeem ondersteunt 24-uurs toegang voor urgente klussen.
• Toegang voor externe contractanten: Tijdelijke toegang kan eenvoudig worden verleend aan leveranciers.
• Snelle installatie: Het ontwerp van het systeem maakt de training eenvoudig en snel.

Resultaat

Sinds de overstap naar Keycafe heeft SERVPRO duidelijke verbeteringen gezien. Verloren sleutels vormen geen probleem meer en ploegen kunnen hun diensten op tijd beginnen zonder onnodige vertragingen. Mocht er onverhoopt toch een sleutel zoekraken, dan kan het management de gebruiksgeschiedenis van de sleutel opvragen en snel de verantwoordelijke medewerker vinden. Connie merkte op: "Het grootste financiële voordeel van Keycafe is dat het de kosten van ploegen die naar sleutels zoeken, heeft verlaagd."

Managers hebben nu volledig inzicht in het sleutelgebruik, waardoor ze de controle over de werkzaamheden behouden en sneller beslissingen kunnen nemen, zelfs onderweg, dankzij de mogelijkheden van de Keycafe-app op afstand. Uiteindelijk heeft het systeem van Keycafe het beheer van voertuig- en bedrijfssleutels voor SERVPRO vereenvoudigd, wat heeft geleid tot een aanzienlijke kostenbesparing op sleutelvervanging en slotenmakersdiensten.

Het resultaat

• Betere verantwoording: Het kwijtraken van sleutels is niet langer een veelvoorkomend probleem, omdat het personeel weet dat hun sleutelgebruik wordt bijgehouden.
• Tijdsefficiëntie: Medewerkers kunnen elke dag snel op pad zonder te hoeven wachten tot hun sleutel wordt teruggebracht.
• Kostenreductie: Lagere kosten voor het vervangen van sleutels en het opnieuw instellen van sleutels.
• Operationele flexibiliteit: Managers kunnen de toegang voor leveranciers en personeel op afstand beheren.