Uitdaging
Geconfronteerd met de hoge vervangingskosten van moderne elektronische sleutels voor voertuigen en uitrusting wist Signarama in Lawrenceburg, Indiana, dat er iets moest veranderen. Hun bestaande processen voor het beheer van de logistiek van sleutels voor vrachtwagens, opleggers en uitrusting leverden aanzienlijke operationele hoofdpijn op. Algemeen directeur Bill Hall was vooral bezorgd over het feit dat hij op geen enkel moment kon bevestigen wie verantwoordelijk was voor een sleutel, en daarom niemand aansprakelijk kon stellen in geval van voertuigschade of ontbrekende sleutels. Deze kwestie zorgde niet alleen voor financiële druk en verstoorde de efficiëntie van het team, maar stimuleerde ook onzorgvuldigheid onder het personeel met betrekking tot de verantwoording.
Pijnpunten
- Frequent sleutelverlies: Leidde tot operationele inefficiënties en vertragingen.
- Hoge vervangingskosten: Het kopen en herprogrammeren van nieuwe sleutels en autosleutelhangers zet financiële druk op het bedrijf.
- Gebrek aan verantwoordelijkheid: Moeilijk te achterhalen wie verantwoordelijk was voor elke sleutel als er zich problemen voordeden.
Oplossing
Nadat hij over Keycafe had gehoord vanuit een Signarama-locatie in Detroit, die eerder met soortgelijke uitdagingen op het gebied van sleuteltracking te kampen had, nam Bill contact op en installeerde kort daarna Keycafe's SmartBox-sleutelbeheersysteem. Het team van de locatie in Lawrenceburg was onder de indruk van de eenvoudige opzet en hoe snel Keycafe werd geïntegreerd in hun dagelijkse activiteiten, waardoor een gestructureerd proces ontstond waarbij elk teamlid nu een unieke code heeft die wordt gebruikt om de sleutels op te halen en terug te brengen. Met hun codes hebben ze alleen toegang tot de sleutels die ze mogen gebruiken, en elke transactie wordt automatisch geregistreerd. Dit zorgde niet alleen voor een duidelijke verantwoordelijkheidslijn, maar zorgde ook voor een veilig en efficiënt beheer van de activa van Signarama.
Implementatie van Signarama Lawrenceburg
- Pincode-authenticatie: Medewerkers gebruiken hun unieke, identificeerbare codes om sleutels op te halen en af te geven bij de SmartBox.
- Onmiskenbare verantwoordelijkheid: Toegangsgeschiedenislogboeken maken nauwkeurig bijhouden mogelijk wie welke sleutel had en wanneer.
- Snelle onboarding: Dankzij de eenvoudige installatie en gebruiksvriendelijke software kon het team het systeem onmiddellijk in gebruik nemen.
“Het is eenvoudig in gebruik en we weten altijd wie welke sleutel heeft. Alle sleutels worden altijd teruggegeven en we hebben geen sleutels hoeven vervangen, wat een enorme kostenbesparing betekent.”
Resultaat
Vanaf de eerste dag dat Signarama Lawrenceburg Keycafe gebruikte om hun sleutels op te slaan, te distribueren en te volgen, merkte ze een duidelijke verbetering in de algehele operationele efficiëntie. De intuïtieve aard van het systeem zorgde ervoor dat het snel werd overgenomen door het team, dat de transparantie en verantwoordelijkheid die het in hun werk bracht op prijs stelde. De hervonden gemoedsrust voor het management stond in schril contrast met de aanhoudende angst die ze ervoeren voor de volgende ontbrekende sleutel – en de volgende verrassende vervangingskosten. Dit heeft niet alleen tijd en geld bespaard, maar ook een meer proactieve en verantwoordelijke benadering van de planning en het gebruik van bedrijfsmiddelen bevorderd.
Het resultaat
- 100% sleutelretourpercentage: Sinds de introductie van Keycafe is er bij het bedrijf geen enkel geval van verloren sleutels meer voorgekomen.
- Cultuurverschuiving richting verantwoordelijkheid: Omdat ze weten dat hun sleutelgebruik wordt bijgehouden en aan hen wordt gekoppeld, zijn medewerkers nu voorzichtiger met de apparatuur die zij beheren.
- Proactieve planning: Medewerkers zijn meer ijverig in het plannen van hun gebruik van vrachtwagens en materieel nu hun gebruik wordt geregistreerd.
