Desafio

Operado pela Social Welfare Corporation Nagatanagasaki, o Kindergarten Sumire é um programa pré-escolar e extracurricular focado no desenvolvimento emocional de crianças de 0 a 5 anos. A empresa se orgulha de ser o segundo lar para crianças pequenas, oferecendo aulas de fala/audição em inglês, nutrição por meio de aulas de culinária, aulas de Eisar (dança tradicional das ilhas de Okinawa) e currículos de arte. O Kindergarten Sumire coloca os pais que trabalham em primeiro lugar, sempre se esforçando para beneficiá-los e ao mesmo tempo fornecer serviços educacionais aos filhos.

No jardim de infância, o foco operacional está na melhoria da eficiência e da segurança através da tecnologia de informação e comunicação. Para isso, cada funcionário recebe um iPad para realizar diversas tarefas. O Keycafe foi inicialmente introduzido para facilitar a troca de chaves entre professores do turno da manhã/tarde e para implementar a responsabilização pelo uso de chaves em áreas e veículos sensíveis.

Solução

As chaves das portas de entrada, fechaduras de segurança, veículos e um armazém estão todas armazenadas na SmartBox do jardim de infância Sumire. Todos os funcionários estão registados com a sua própria conta Keycafe e o acesso aos grupos de chaves é definido de acordo com a antiguidade e responsabilidades do pessoal. Por exemplo, apenas os motoristas e outros funcionários que precisam dirigir periodicamente têm permissão para obter as chaves dos veículos, evitando o acesso não autorizado aos ônibus escolares e outros veículos. Da mesma forma, as chaves das áreas sensíveis do campus só estão acessíveis ao pessoal autorizado com a autorização necessária.

Os funcionários usam o aplicativo Keycafe em seus iPads para iniciar a coleta e entrega de chaves na SmartBox e para verificar o status ao vivo de qualquer chave. Isso permite que eles vejam se uma chave está disponível ou em uso antes de tentar pegá-la. O Keycafe também fornece registros mostrando quem usou uma chave pela última vez e a que horas, para que chaves perdidas possam sempre ser rastreadas.

Antes de implementar o Keycafe, o Kindergarten Sumire centralizava notificações de vários softwares no Slack, então, naturalmente, eles usavam a API simples do Keycafe para integrar notificações de gerenciamento de chaves da mesma maneira. Isso permitiu que toda a equipe tivesse sempre as informações mais recentes sobre a localização ou status de qualquer chave.

Resultado

Desde a implementação do Keycafe, o Kindergarten Sumire registou melhorias significativas na eficiência da gestão de chaves. Com o Keycafe SmartBox e o aplicativo em seus iPads, os funcionários podem acessar rapidamente as chaves de que precisam, eliminando a perda de tempo procurando por chaves perdidas. O sistema de gestão transparente, com rastreio em tempo real e registos de utilizadores, criou uma cultura de responsabilização entre os membros do pessoal, o que resultou em menos chaves perdidas ou extraviadas e aumentou a eficiência operacional geral. O acesso às áreas sensíveis e aos veículos da escola está agora estritamente limitado ao pessoal autorizado, reduzindo os riscos associados à utilização não autorizada.

A integração da API do Keycafe com a plataforma de comunicação Slack da escola facilitou a coordenação perfeita entre a equipe. Qualquer movimentação de chaves é comunicada instantaneamente a toda a equipe, potencializando ainda mais a responsabilidade de cada membro. Este sistema também permite uma resposta rápida em casos de emergências ou atividades-chave incomuns, o que contribui para a segurança geral e o funcionamento eficiente do jardim de infância. Com o Keycafe, a Kindergarten Sumire alcançou o seu objetivo de alavancar a tecnologia para aumentar a eficiência e a segurança nas suas operações, proporcionando mais tranquilidade tanto para os funcionários como para os pais.

“Além das coletas e entregas diárias de chaves, a criação e encerramento de acesso de chaves quando a equipe saiu ou ingressou tornou-se muito mais fácil. Este foi um bônus inesperado”, disse o Sr. Momoo, Diretor Geral do jardim de infância.