Can customers pick up and return rental vehicles outside of business hours?

Yes. Keycafe makes fully unattended rentals possible. Once a booking is confirmed, the customer receives a unique access code or can use the Keycafe app to retrieve their key directly from the SmartBox — at any hour. Returns work the same way: the customer drops the key into an available bin, closes it, and the system logs the return automatically with a timestamp. No staff needs to be present at any point.

How does Keycafe integrate with our existing rental booking software?

Keycafe offers an API that allows integration with rental management platforms and booking systems. Access codes can be issued automatically when a reservation is confirmed and revoked when it ends. For operators not using an integration, access can also be granted manually through the Keycafe dashboard or mobile app from anywhere.

What happens if a customer loses their access code or has trouble picking up their key?

Managers can view and resend access codes remotely from the Keycafe dashboard or mobile app at any time. If a customer is locked out, staff can generate a new code and send it in seconds without needing to be on-site. The system also maintains a full log of all access attempts, making it easy to troubleshoot any issues.

Can different staff roles — like cleaners, mechanics, and front desk — have different levels of access?

Yes. Keycafe allows you to set role-based permissions so each user only sees and accesses the keys they're authorized for. A detailer can access the vehicle key they've been assigned without seeing any other inventory. Mechanics can be given time-limited access for a specific service window. Managers have full visibility across all keys and all users.

How does Keycafe reduce key loss in a high-turnover rental environment?

Every key in the system is tied to a unique NFC Keycafe fob that's scanned at drop-off. The SmartBox logs each action — who took the key, when, and when it was returned. Programmable alerts notify managers if a key hasn't been returned by a set time. Max key limits prevent any one user from holding too many keys at once. Together, these features make it nearly impossible for a key to go missing without a clear record of where it went.

Is Keycafe suitable for both large rental fleets and small independent operators?

Yes. Keycafe scales from a single SmartBox at a small independent location to multi-unit deployments across large fleet operations. The pricing model is based on the number of SmartBoxes and users, so smaller operators only pay for what they need. The system is the same regardless of size — the same hardware, the same app, and the same real-time tracking and reporting.

Aluguel de Carros

Gestão de Chaves para Locadoras de Veículos

Automatize as entregas de chaves, agilize a rotatividade da frota e proporcione aos clientes acesso 24/7 self-service — sem equipe no local.

Gerenciamento de Chaves Mais Inteligente em Toda a Sua Frota de Aluguel

Keycafe fornece aos operadores de aluguel de veículos visibilidade e controle completos sobre todas as chaves da sua frota. Cada retirada, devolução e entrega interna é registrada em tempo real, para que você sempre saiba qual chave está em uso, quem a possui e quando ela deve ser devolvida. A equipe de vendas e serviço pode retirar as chaves sem esperar em um balcão. Os clientes podem fazer o auto-check-in a qualquer hora. Mecânicos e profissionais de detalhamento automotivo acessam apenas as chaves para as quais estão autorizados. Com registros claros e controle de acesso automatizado, sua operação funciona mais rápido, com menos erros e menos custos operacionais.

Pronto para usar em minutos

O Keycafe foi concebido para se integrar no seu fluxo de trabalho de aluguer existente, sem configurações complicadas. Instale a SmartBox no seu balcão ou na entrada do estacionamento, ligue-a à eletricidade e ao Wi-Fi, e está pronto. Os clientes recebem as instruções de acesso diretamente através da sua confirmação de reserva. Os colaboradores aprendem o sistema em menos de um minuto. Um vídeo de formação integrado aborda tudo o que os utilizadores precisam de saber, tornando a implementação rápida, mesmo em vários locais. Agende uma demonstração para ver como ele suporta uma rotatividade mais rápida, entregas mais fluidas e alugueres totalmente autogeridos.

Confiado por Líderes da Indústria

Aluguéis mais rápidos. Menos atrasos. Controle total.

Keycafe foi desenvolvido para acompanhar o ritmo das operações de locação de veículos. Quer você gerencie uma única unidade ou uma frota com múltiplas unidades, ele elimina os gargalos causados por entregas manuais de chaves e check-ins com atendimento presencial. Os clientes retiram e devolvem as chaves no seu próprio horário, e cada ação é registrada automaticamente. Sua equipe passa menos tempo no balcão e mais tempo mantendo a frota em movimento.

Acesso de Autoatendimento 24/7 para Clientes

Clientes de aluguel de carros esperam conveniência. A Keycafe possibilita oferecer retiradas e devoluções fora do horário comercial sem a necessidade de adicionar funcionários ou alterar seu horário de funcionamento. Os clientes recebem um código de acesso único ou usam o aplicativo Keycafe para retirar a chave no momento em que a reserva é confirmada. As devoluções são igualmente simples — deposite a chave, feche o compartimento, pronto. Cada transação é registrada com carimbo de data/hora e vinculada ao cliente, fornecendo à sua equipe um registro de auditoria completo sem mover um dedo.

Retirada e Devolução Após o Horário

Permita que os clientes retirem e devolvam chaves a qualquer momento do dia sem a presença de funcionários.

Rotatividade Rápida da Frota

As chaves circulam entre clientes, profissionais de limpeza e mecânicos sem tempo de espera.

Autoatendimento ao Cliente

Os clientes acessam sua chave de forma autônoma usando um PIN ou o aplicativo Keycafe.

Armazenamento Seguro de Chaves

Compartimentos trancados e localizações aleatórias protegem cada chave entre as entregas.

Kamel Fekhart

Operador de Aluguel de Carros

GringHub

“A Keycafe transformou a forma como gerenciamos a entrega de chaves. Nossos clientes adoram a flexibilidade de retirar o carro no seu próprio horário, e eliminamos a necessidade de ter alguém presente no local para cada locação.”

Leia o Estudo de Caso >

Série M

Keycafe SmartBox Cacifo Eletrónico para Chaves

MS5 Base SmartBox 9 Compartimento

USD $2,750

11.4"

Largura

23.3"

Altura

Profundidade

Capacidade de 9 compartimentos

Chassi de policarbonato reforçado com aço

Tela tátil de 7 polegadas

Câmera de 5 MP

Sensor de movimento ótico

Kit celular opcional

Bateria de backup LiPo de 3500 mAh

Gerenciamento na nuvem

Atualizações OTA

Compatível com iOS / Android

IP52 / Resistente às intempéries

MS5E-18 Expansão SmartBox 18 Compartimentos

USD $699

11.4"

Largura

23.3"

Altura

Profundidade

Capacidade de 18 compartimentos

Chassi de policarbonato reforçado com aço

Gerenciado na nuvem

Conexão em série de até 10 Expansions

IP52 / Resistente às intempéries

MS5E-42 SmartBox de Expansão com 42 compartimentos

USD $1,299

23.8"

Largura

23.3"

Altura

Profundidade

Capacidade de 42 compartimentos

Chassi de policarbonato reforçado com aço

Gerenciamento na nuvem

Encadeamento para até 10 Expansões

IP52 / Resistente às intempéries

Funcionalidades inteligentes desenvolvidas para operações de locação

Rastreamento de Chaves em Tempo Real

Veja exatamente quem tem cada chave, quando foi retirada e quando foi devolvida.

Acesso fora de horário

Clientes retiram e devolvem veículos a qualquer momento, sem envolvimento da equipe.

Alertas Programáveis

Receba notificações automáticas quando uma chave estiver atrasada ou uma entrega for perdida.

Trocas de Chaves Instantâneas

Transfira o acesso às chaves entre clientes, pessoal de limpeza ou mecânicos instantaneamente.

Acesso Offline e Backup

Mantenha o acesso às chaves em funcionamento mesmo durante interrupções, com funcionalidade offline integrada.

Veja todos os Recursos e Preços

Amamos Keycafe

Perguntas Frequentes (FAQs)

Sim. A Keycafe torna os aluguéis totalmente autônomos possíveis. Assim que uma reserva é confirmada, o cliente recebe um código de acesso único ou pode usar o aplicativo Keycafe para retirar sua chave diretamente da SmartBox — a qualquer hora. As devoluções funcionam da mesma forma: o cliente deposita a chave em um compartimento disponível, o fecha, e o sistema registra a devolução automaticamente com um carimbo de data/hora. Nenhum funcionário precisa estar presente em nenhum momento.

Keycafe oferece uma API que permite a integração com plataformas de gestão de aluguéis e sistemas de reservas. Códigos de acesso podem ser emitidos automaticamente quando uma reserva é confirmada e revogados quando ela termina. Para operadores que não utilizam uma integração, o acesso também pode ser concedido manualmente através do painel Keycafe ou do aplicativo móvel de qualquer lugar.

Gerentes podem visualizar e reenviar códigos de acesso remotamente a partir do painel Keycafe ou do aplicativo móvel a qualquer momento. Se um cliente estiver impedido de entrar, a equipe pode gerar um novo código e enviá-lo em segundos sem precisar estar no local. O sistema também mantém um registro completo de todas as tentativas de acesso, facilitando a resolução de quaisquer problemas.

Sim. A Keycafe permite-lhe definir permissões baseadas em funções para que cada utilizador veja e aceda apenas às chaves para as quais está autorizado. Um detalhador pode aceder à chave do veículo que lhe foi atribuída sem ver qualquer outro inventário. Os mecânicos podem receber acesso limitado no tempo para um período de serviço específico. Os gestores têm visibilidade total sobre todas as chaves e todos os utilizadores.

Cada chave no sistema está associada a um NFC Keycafe fob único que é escaneado na entrega. A SmartBox registra cada ação — quem pegou a chave, quando e quando ela foi devolvida. Alertas programáveis notificam os gerentes se uma chave não foi devolvida até um horário definido. Limites máximos de chaves impedem que qualquer usuário fique com muitas chaves de uma vez. Juntas, essas funcionalidades tornam quase impossível que uma chave se perca sem um registro claro de para onde ela foi.

Sim. A Keycafe escala de uma única SmartBox em um local independente pequeno para implantações multiunidade em grandes operações de frota. O modelo de precificação é baseado no número de SmartBoxes e usuários, para que operadores menores paguem apenas pelo que precisam. O sistema é o mesmo, independentemente do porte — o mesmo hardware, o mesmo aplicativo e o mesmo rastreamento e relatórios em tempo real.

Key Management Confiado por Empresas de Aluguel de Carros

Keycafe oferece à sua operação de aluguel controle total sobre cada chave — desde a retirada self-service pelo cliente até as entregas de frota internas. Isso elimina check-ins com funcionários, reduz a perda de chaves e mantém seus veículos em movimento 24 horas por dia. Cada evento de acesso é rastreado em tempo real, e relatórios integrados fornecem aos gerentes a supervisão que precisam para gerenciar uma operação eficiente.