Desafio

No Wallace Community College, em Dothan, AL, professores e funcionários enfrentaram obstáculos significativos no acesso aos veículos da frota estadual, usados para viagens entre campi. Com apenas dois responsáveis pela distribuição das chaves, os desafios logísticos eram inevitáveis. Os instrutores frequentemente sofriam atrasos ou, pior, ficavam sem acesso a veículos devido a horários conflitantes dos principais distribuidores. Além disso, era difícil coordenar a manutenção com o mecânico de transporte, pois não havia transparência sobre quando um veículo estava em uso.

Deixar as chaves de fora resolveu o problema de acessibilidade, mas introduziu a questão do acesso não autorizado e roubo de veículos. Esta ineficiência representava um problema para operações académicas e administrativas urgentes, destacando a necessidade de uma solução mais flexível e fiável, especialmente uma que não dependesse da presença de funcionários no local para emitir chaves.

Pontos de dor

• Gargalo no acesso de veículos: Os instrutores dependiam de um processo manual de distribuição de chaves com dois funcionários no local.
• Atrasos significativos: Sem acesso instantâneo às chaves quando necessário, os instrutores e outros motoristas muitas vezes se atrasavam em seus compromissos.
• Sem visibilidade em tempo real: Não havia como visualizar remotamente se um veículo estava em uso, dificultando o agendamento de manutenções e alterações de última hora.

Solução

A Keycafe surgiu como a solução ideal após uma pesquisa minuciosa por parte da equipa de liderança do departamento. A relação custo-benefício e a interface amigável se destacaram entre outros principais sistemas de gestão do mercado. Com um aplicativo desktop e móvel, a facilidade de acesso para administradores e usuários finais foi um fator importante na escolha do Keycafe. Na verdade, a equipe foi capaz de utilizar a extensa documentação de ajuda do Keycafe para se familiarizar com a configuração e o software antes de receber seu sistema.

O fluxo de trabalho de acesso a veículos envolveu a configuração de um formulário de solicitação no SharePoint para toda a faculdade, para que todos os professores e funcionários tivessem visibilidade e acesso. Quando um pedido é aprovado pela equipa de Student and Campus Services, é criada uma reserva no Keycafe, que cria e envia automaticamente um código de acesso ao motorista, válido durante o período da reserva do veículo. O motorista pode então inserir o código na SmartBox localizada fora do escritório do Student and Campus Services e pegar a chave. Este sistema permitiu recolhas e entregas de chaves sem a necessidade da presença de pessoal, melhorando significativamente o fluxo de trabalho de acesso aos veículos da frota.

Implementação do Wallace Community College

• Custo-benefício: A liderança concluiu que o Keycafe tem um custo mais baixo, mas é mais fácil de usar e acessível em comparação com outros sistemas.
• Sistema de reservas simplificado: Os motoristas recebem automaticamente códigos de acesso exclusivos para as chaves do veículo, válidos apenas durante a duração da reserva.
• Acesso de autoatendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana: O SmartBox permite que as chaves sejam acessadas a qualquer momento, mesmo sem a presença da equipe de serviços estudantis e do campus.

Resultado

A implementação do Keycafe no Wallace Community College produziu resultados imediatos e extremamente positivos. O corpo docente e o pessoal adaptaram-se rapidamente ao novo sistema, expressando o seu apreço pela nova facilidade de acesso aos veículos. A comodidade de poder retirar e entregar as chaves a qualquer hora, sem necessidade de coordenação interpessoal, foi um divisor de águas na dinâmica operacional do colégio. Este nível de autonomia e eficiência foi sem precedentes no campus, levando a um aumento notável na satisfação do usuário.

O impacto do sistema estendeu-se além da conveniência das trocas de chaves; facilitou uma gestão mais eficaz do calendário de manutenção da frota. O Mecânico de Transportes da faculdade conseguiu acessar informações de reserva de veículos através do Keycafe, permitindo um melhor planejamento e execução de verificações regulares de manutenção. Isto não só garantiu que os veículos fossem mantidos em ótimas condições, mas também minimizou o tempo de inatividade, contribuindo para a confiabilidade geral da frota do campus.

O resultado

• Feedback positivo imediato: Tanto os administradores quanto os motoristas notaram como o Keycafe tem sido uma grande adição ao campus.
• Programação de manutenção aprimorada: Aproveitando a visibilidade de reserva do Keycafe, o mecânico agora pode realizar verificações regulares quando um veículo não estiver em uso.
• Tempo de espera eliminado: Os instrutores agora podem cumprir seus compromissos a tempo, sem atrasos na retirada das chaves do veículo.