Como a Biotix Environmental Solutions Impulsionou a Produtividade da Equipe e Reduziu Atrasos com Keycafe

A Biotix Environmental Solutions, uma consultoria ambiental sediada em Quebec, enfrentava um problema persistente – chaves extraviadas e total falta de transparência no uso das chaves. Marianne Boivin, Assistente Executiva da Biotix, testemunhou em primeira mão o impacto que isso causava nas operações diárias. Com uma equipe de 19 pessoas, chaves extraviadas de instalações e veículos estavam causando atrasos e frustração. O tempo desperdiçado na busca por chaves era uma ineficiência significativa em uma máquina que, de outra forma, funcionava perfeitamente. A Biotix precisava de uma solução que proporcionasse tanto responsabilização quanto acesso fácil, sem comprometer a segurança.

A Biotix tentou inicialmente os seus próprios métodos – um bloco de notas ao lado das chaves e Apple AirTags. No entanto, os utilizadores frequentemente esqueciam-se ou ignoravam o registo da sua utilização, e embora os AirTags permitissem encontrar chaves perdidas, não faziam nada para evitar que o extravio acontecesse.

Após uma comparação de sistemas de gestão de chaves, a Biotix elegeu a Keycafe como a solução ideal. Impressionados pela sua praticidade e acessibilidade em comparação com outras opções, sabiam que tinham encontrado a resposta. A Keycafe oferecia uma solução abrangente para todos os seus problemas de gestão de chaves – um sistema conveniente, acessível e rastreável. Para levantar uma chave, os funcionários identificam-se introduzindo o seu código de acesso exclusivo na SmartBox, que depois exibe uma lista das chaves que lhes foi concedida permissão para usar. A devolução da chave é feita usando o mesmo código, e os detalhes de cada transação são registados.

Ao implementar o sistema de gestão de chaves SmartBox da Keycafe, a Biotix obteve rastreabilidade completa para cada chave, registando automaticamente quem a levou e quando. Este nível de responsabilização e eficiência era exatamente o que a Biotix precisava. Além disso, descobriram que a facilidade de utilização do sistema permitia que mesmo os seus funcionários menos familiarizados com tecnologia compreendessem rapidamente o seu novo fluxo de trabalho.

Após dois meses com a Keycafe, a Biotix relatou uma diminuição significativa de chaves perdidas – de várias vezes por semana para no máximo uma vez por mês. Além disso, as chaves perdidas agora são encontradas muito mais rapidamente, uma vez que podem ser rastreadas até o último usuário. Essa redução drástica nos problemas relacionados a chaves levou a operações mais fluidas, liberando inúmeras horas anteriormente perdidas em buscas e esperas.

Para a Biotix, os benefícios foram além das chaves. Eles descobriram vantagens inesperadas, como um senso de responsabilidade mais forte entre os funcionários, e a ideia de colocar os cartões de crédito da empresa na SmartBox. A equipe de contabilidade agora pode facilmente descobrir qual funcionário fez uma compra (e quem cobrar pela fatura!).