Desafio

A Biotix Environmental Solutions, uma consultoria ambiental com sede em Quebec, estava enfrentando uma dor de cabeça persistente – falta de chaves e zero transparência no uso das chaves. Marianne Boivin, assistente executiva da Biotix, testemunhou em primeira mão o impacto que isso estava causando nas operações diárias. Com uma equipe de 19 pessoas, o extravio de chaves de instalações e veículos estava causando atrasos e frustração. O tempo perdido procurando chaves era uma ineficiência significativa em uma máquina bem lubrificada. A Biotix precisava de uma solução que oferecesse responsabilidade e acesso fácil, sem comprometer a segurança.

Pontos de dor

• Principais gargalos: Chaves perdidas e extraviadas estavam criando atrasos no acesso aos sites dos clientes.
• Lacuna de responsabilidade: Não existia nenhum sistema para rastrear o acesso histórico e em tempo real às chaves.
• Produtividade desperdiçada: Tempo foi gasto procurando chaves perdidas em vez de tarefas produtivas.

Solução

A Biotix primeiro tentou seus próprios métodos – um bloco de notas próximo às teclas e Apple AirTags. No entanto, os usuários muitas vezes esqueciam ou ignoravam o registro de seu uso e, embora os AirTags permitissem a localização de chaves perdidas, eles não faziam nada para evitar que o extravio acontecesse.

Após uma comparação de sistemas de gestão de chaves, a Biotix escolheu o Keycafe como a solução ideal. Impressionados com a sua praticidade e acessibilidade em comparação com outras opções, eles sabiam que tinham encontrado a resposta. A Keycafe ofereceu uma solução abrangente para todos os seus problemas de gerenciamento de chaves – um sistema conveniente, acessível e rastreável. Para retirar uma chave, os funcionários se identificam inserindo seu código de acesso exclusivo na SmartBox, que exibe uma lista de chaves que receberam permissão para usar. O retorno da chave é feito utilizando o mesmo código, e os detalhes de cada transação são registrados.

Ao implementar o sistema de gerenciamento de chaves SmartBox da Keycafe, a Biotix obteve rastreabilidade completa para cada chave, registrando automaticamente quem a pegou e quando. Esse nível de responsabilidade e eficiência era exatamente o que a Biotix precisava. Além disso, eles descobriram que a facilidade de uso do sistema permitiu que até mesmo a equipe que não entende de tecnologia entendesse rapidamente seu novo fluxo de trabalho.

Implementação de Soluções Ambientais Biotix

• A vantagem do Keycafe: A Biotix escolheu o Keycafe por seus recursos superiores, design fácil de usar e baixo custo em comparação com sistemas de gerenciamento de chaves concorrentes.
• Rastreável e transparente: O acesso à chave que requer autenticação e registros de uso detalhados proporcionou tranquilidade ao gerenciamento do Biotix.
• Adoção rápida pela equipe: Software e fluxos de trabalho intuitivos permitiram que usuários e administradores começassem a usar o sistema desde o primeiro dia.

Resultado

Após dois meses com Keycafe, a Biotix relatou uma diminuição significativa nas chaves perdidas – de várias vezes por semana para no máximo uma vez por mês. Além disso, as chaves perdidas agora são encontradas muito mais rapidamente, pois podem ser rastreadas até o último usuário. Essa redução drástica em questões relacionadas a chaves levou a operações mais tranquilas, liberando incontáveis horas anteriormente desperdiçadas em buscas e esperas.

Para a Biotix, os benefícios foram além das chaves. Eles descobriram vantagens inesperadas, como um maior senso de responsabilidade entre os funcionários e a ideia de colocar cartões de crédito empresariais na SmartBox. A equipe de contabilidade agora pode descobrir facilmente qual membro da equipe fez uma compra (e quem procurar para obter uma fatura!).

O resultado

• Eficiência operacional: A redução significativa do tempo gasto na busca de chaves e na montagem de uma cadeia de custódia aumentou a eficiência geral.
• Responsabilidade dos funcionários: Registros de acesso detalhados aumentaram a segurança e fizeram com que os funcionários ficassem mais conscientes sobre o uso de seus veículos.
• Benefícios além das chaves: Os cartões de crédito colocados na SmartBox são rastreados da mesma forma que as chaves, resultando em um gerenciamento de gastos dos funcionários mais transparente.