Desafio
Enfrentando o alto custo de reposição das modernas chaves eletrônicas para veículos e equipamentos, Signarama em Lawrenceburg, Indiana, sabia que algo precisava mudar. Os processos existentes para gerenciar a logística de chaves de caminhões, reboques e equipamentos representavam uma dor de cabeça operacional substancial. O Gerente Geral Bill Hall estava particularmente preocupado por não ter como confirmar quem era o responsável por uma chave em um determinado momento e, portanto, ninguém a quem responsabilizar em caso de danos ao veículo ou falta de chaves. Esta questão não só impôs tensões financeiras e prejudicou a eficiência da equipa, mas também incentivou o descuido entre os funcionários no que diz respeito à responsabilização.
Pontos de dor
- Perda frequente de chave: Levou a ineficiências operacionais e atrasos.
- Altos custos de reposição: A compra e reprogramação de novas chaves e controles remotos de veículos colocam pressão financeira sobre a empresa.
- Falta de responsabilidade: Difícil rastrear quem era o responsável por cada chave quando surgiam problemas.
Solução
Depois de ouvir sobre o Keycafe em um local da Signarama em Detroit que anteriormente enfrentava desafios semelhantes de rastreamento de chaves, Bill entrou em contato e logo depois instalou o sistema de gerenciamento de chaves SmartBox da Keycafe. A equipe da unidade de Lawrenceburg ficou impressionada com a configuração simples e com a rapidez com que o Keycafe foi integrado às suas operações diárias, criando um processo estruturado onde cada membro da equipe agora tem um código exclusivo usado para retirar e devolver as chaves. Seus códigos permitem que eles acessem apenas as chaves que estão autorizados a usar, e cada transação é registrada automaticamente. Isto não só estabeleceu uma linha clara de responsabilização, mas também garantiu a gestão segura e eficiente dos activos da Signarama.
Implementação do Signarama Lawrenceburg
- Autenticação do código PIN: Os funcionários usam seus códigos exclusivos e identificáveis para retirar e entregar as chaves na SmartBox.
- Responsabilidade inegável: Os registros do histórico de acesso permitem o rastreamento preciso de quem tinha qual chave e quando.
- Integração rápida: A configuração fácil e o software amigável permitiram que a equipe começasse a usar o sistema imediatamente.
“É fácil de usar e sempre sabemos quem tem qual chave. Todas as chaves são sempre devolvidas e não tivemos que substituir nenhuma chave, o que representa uma enorme economia de custos.”
Resultado
Desde o primeiro dia de uso do Keycafe para armazenar, distribuir e rastrear suas chaves, Signarama Lawrenceburg notou uma clara melhoria na eficiência operacional geral. A natureza intuitiva do sistema fez com que fosse rapidamente adoptado pela equipa, que apreciou a transparência e a responsabilização que trouxe ao seu trabalho. A recém-descoberta paz de espírito para a gestão contrastava fortemente com o medo persistente que costumavam sentir da próxima chave perdida - e do próximo custo surpresa de substituição. Isto não só economizou tempo e dinheiro, mas também promoveu uma abordagem mais proativa e responsável na programação e utilização dos ativos da empresa.
O resultado
- 100% Taxa de devolução de chaves: Desde a introdução do Keycafe, não houve um único caso de perda de chaves na empresa.
- Mudança de cultura em direção à responsabilidade: Sabendo que o uso de suas chaves é rastreado e vinculado a eles, a equipe agora é mais cuidadosa com os equipamentos sob seus cuidados.
- Agendamento proativo: Os funcionários estão mais diligentes em agendar o uso de caminhões e equipamentos agora que seu uso está registrado.
