Desafio

Para a fornecedora de energia solar SunVena Solar, sediada na Flórida, gerenciar chaves para sua crescente frota de veículos em três escritórios regionais era confuso e propenso a erros. A empresa inicialmente usou um sistema básico de ganchos em uma placa e, mais tarde, um cofre tradicional, mas esses sistemas se mostraram insuficientes. Eles não tinham responsabilidade adequada, pois uma folha de registro de saída era fornecida, mas raramente preenchida, levando a problemas frequentes, como chaves perdidas e uso não autorizado de veículos.

As ineficiências desse sistema manual tornaram-se aparentes à medida que a empresa crescia. Os funcionários lutavam para rastrear chaves, muitas vezes descobrindo que estavam faltando ou registradas incorretamente, o que resultava em atrasos para os clientes e má gestão de recursos. Essa abordagem desorganizada não só impactava as operações do dia a dia, mas também representava riscos de segurança, pois não havia uma maneira confiável de rastrear quem tinha acesso a diferentes chaves. Ocasionalmente, os funcionários até esqueciam as chaves nos bolsos e as traziam para casa após um turno.

Pontos de dor

• Falta de responsabilidade: O processo de check-out manual dificultou o rastreamento do uso das chaves, levando à perda de chaves e confusão sobre quem havia usado o veículo pela última vez.
• Preocupações com a segurança: Os sistemas tradicionais de cofre e gancho não impediam suficientemente o acesso não autorizado.
• Sem gerenciamento remoto: A incapacidade de localizar rapidamente as chaves e gerenciar as atribuições dos veículos de fora do local levou a atrasos e ineficiências, impactando os cronogramas do projeto.

Solução

O gerente de segurança Pete Kelting descobriu o Keycafe e imediatamente o reconheceu como uma solução confiável de gerenciamento de chaves, principalmente por causa dos recursos de segurança robustos, facilidade de uso e capacidade de monitorar o uso das chaves remotamente. A instalação do SmartBox do Keycafe foi direta. Em 30 minutos, o sistema estava instalado na parede e operacional. "A integração e o atendimento ao cliente do Keycafe são os melhores com os quais já lidei."

A transição para o Keycafe permitiu um fluxo de trabalho simples, onde os funcionários iniciam seu turno autenticando-se no SmartBox com um crachá NFC e verificam suas chaves de veículos do dia. No final do turno, eles devolvem suas chaves da mesma forma. Cada transação é registrada e monitorada, e os gerentes são notificados se as chaves não forem devolvidas. Como um bônus adicional, os cartões de crédito para gasolina também são mantidos no SmartBox, então todas as despesas são contabilizadas.

Para Pete, a capacidade de visualizar e gerenciar remotamente as chaves nas três filiais da Sunvena tem sido inestimável. “O aplicativo móvel dá a você acesso instantâneo para ver tudo. Posso ver o histórico das chaves. Posso ver quem as usou pela última vez, quando as deixaram, quando as pegaram, data e hora.”

Implementação da SunVena Solar

• Fácil configuração e integração: Levou apenas 30 minutos para instalar os SmartBoxes, e a equipe entendeu rapidamente como usar o sistema.
• Acesso Confiável à Chave: As chaves e os cartões de combustível são retirados com o toque de um crachá por usuários autorizados, que agora se sentem confiantes de que as chaves de que precisam estão realmente lá.
• Monitoramento remoto: O aplicativo Keycafe permite que os administradores monitorem transações importantes em tempo real, fornecendo uma visão geral imediata do uso das chaves em diferentes locais.

Resultado

Desde a implementação do Keycafe, a SunVena Solar experimentou uma melhoria notável na eficiência do gerenciamento de chaves e na confiabilidade da disponibilidade do veículo. A capacidade da empresa de rastrear e gerenciar chaves remotamente levou à responsabilidade total e reduziu os casos de chaves perdidas. Este sistema também proporcionou tranquilidade, sabendo que o uso não autorizado de veículos da frota é evitado e quando uma chave desaparece, eles sabem exatamente qual motorista a teve por último.

No final das contas, usar o Keycafe levou a um processo tranquilo para os funcionários acessarem as chaves e os equipamentos de que precisam, e a menos atrasos no trabalho. “Economizou muito tempo. Diminuiu a frustração dos funcionários tentando pegar suas chaves. Não conseguimos descobrir o que faríamos sem o Keycafe.”

O resultado

• Segurança Aprimorada: Todos os acessos são registrados e gravados com a câmera de vídeo integrada. O acesso não autorizado aos veículos da frota é impedido graças às permissões personalizadas.
• Tempo economizado: Saber onde as chaves estão o tempo todo eliminou o problema de funcionários que começavam o turno esperando dirigir um veículo específico e não conseguiam encontrar as chaves.
• Cronogramas de trabalho otimizados: Ao observar quando as equipes devolvem suas chaves, a gerência pode determinar a duração ideal dos cronogramas de trabalho e os horários de início seguros para o dia seguinte.