من ضياع المفاتيح إلى الصفر: كيف استعادت Groupe ABS السيطرة على أسطول ميداني يضم 130 مركبة

تدير Groupe ABS عمليات ميدانية نشطة، مع 130 مركبة تدعم عملياتها اليومية. عندما كان الأسطول أصغر، كانت إدارة المركبات أمراً مباشراً. كانت المفاتيح تُحفظ على لوحة مفتوحة على الحائط، حيث يمكن للموظفين أخذها وإعادتها بعد الاستخدام.

مع نمو الشركة، توقف هذا النظام البسيط عن العمل. مع ازدياد عدد المركبات والفرق المنتشرة عبر مكاتب متعددة، أصبح من الصعب تتبع من يمتلك كل مركبة. كانت المفاتيح تضيع بانتظام، ولأنه لم يكن هناك سجل لمن أخذ مركبة أو متى ستُعاد، كان لدى الفريق رؤية محدودة للأسطول.

كما أصبحت المشكلة مكلفة. تحتوي المفاتيح الحديثة على رقائق مستجيب (ترانسبوندر) يجب برمجتها للمركبة. «المفاتيح التي تحتوي على رقاقة يمكن أن تكون باهظة الثمن، مثل خمسمائة دولار، ويمكن أن تكون أكثر في بعض الأحيان،» قال ديفيد فيتز-موريس، مدير العمليات الميدانية في Groupe ABS.

أدت عمليات تسليم المركبات إلى تحدٍ آخر. كان على الموظفين التنسيق مع المشرفين للحصول على المفاتيح، وهو ما كان صعباً بسبب اختلاف الجداول الزمنية وتعدد المواقع. قد ينتهي الأمر بالطواقم بالانتظار للوصول إلى مركبة، بينما أمضى المشرفون وقتاً في تنسيق من سيتولى أخذ المفاتيح وإعادتها.

قامت مجموعة ABS بتركيب Keycafe SmartBoxes لإدارة مفاتيح أسطولها. يرتبط كل مفتاح بمركبة معينة عبر جهاز تتبع، ويمكن للموظفين استلام وإرجاع المفاتيح باستخدام رقم تعريف شخصي أو مصادقة الجوال. لم يعد المشرفون بحاجة إلى تنسيق كل عملية تسليم واستلام، مما يتيح للطواقم الوصول إلى المركبات بشكل مستقل عند حاجتهم إليها.

قامت مجموعة ABS أيضًا بربط Keycafe بقاعدة بيانات موظفيها عبر الـ API المفتوح. عند إضافة موظف جديد، يتم إنشاء وصوله إلى Keycafe تلقائيًا بناءً على المركبات التي يُصرح له باستخدامها. هذا يلغي الإعداد اليدوي للحسابات وقوائم الأذونات المنفصلة.

يمكن للمشرفين إدارة الوصول عن بعد ورؤية حالة كل مفتاح عبر تطبيق Keycafe. يتم تسجيل كل عملية استلام وإرجاع مع الموظف والوقت، مما يمنح الفريق سجلًا واضحًا لاستخدام المركبات.

بسرعة، بسّطت Keycafe طريقة إدارة Groupe ABS لمفاتيح أسطولها. ففي غضون الأسابيع القليلة الأولى، أمضى الفريق وقتًا أقل في تنسيق عمليات التسليم وتعقب المفاتيح المفقودة. انخفضت حوادث فقدان المفاتيح إلى ما يقرب من الصفر، مما قضى على تكلفة الاستبدال المتكررة، بينما أصبح كل استخدام لمركبة مرتبطًا بموظف معين.

كما سهّل الوصول الذاتي للموظفين الانطلاق على الطريق دون انتظار مشرف. يمضي المشرفون وقتًا أقل في إدارة عمليات التسليم ووقتًا أطول في مسؤولياتهم اليومية. قلل التكامل مع قاعدة بيانات الموظفين من العمل الإداري بشكل أكبر عن طريق تحديث الوصول إلى المركبات تلقائيًا مع انضمام الموظفين ومغادرتهم للشركة.

مع تسجيل كل عملية استلام وإرجاع، أصبح لدى Groupe ABS الآن رؤية واضحة لنشاط المفاتيح عبر جميع مواقعها. يمكن للمشرفين رؤية من وصل إلى كل مركبة ومتى، مما يمنح الفريق مساءلة أكبر ويسهل حل الأسئلة عند نشوئها.