Für Organisationen mit einer Fahrzeugflotte stellt die Schlüsselverwaltung eine oft unterschätzte tägliche Herausforderung dar.
Jeden Tag müssen Teams sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit auf die richtigen Fahrzeuge zugreifen können, wobei sie gleichzeitig einen vollständigen Überblick über die Schlüsselbewegungen behalten.
Ob Dienstfahrzeuge, technische Flotten, Einsatzfahrzeuge oder von mehreren Teams geteilte Fahrzeuge, die Zunahme von Nutzern und Fahrten macht traditionelle Methoden schnell schwer handhabbar.
Lange Zeit arbeiteten viele Organisationen mit manuellen Prozessen: Fahrtenbücher in Papierform, interne Tabellen, klassische Schlüsselschränke oder informeller Austausch zwischen Mitarbeitern.
Während diese Methoden bei einer kleinen Flotte funktionieren können, werden sie schnell komplex, wenn die Anzahl der Fahrzeuge zunimmt. Die Schlüsselverfolgung wird dann zu einer Quelle von Zeitverlust, Unsicherheit und Sicherheitsrisiken.
Genau diese Herausforderung begegnete Assia Una, einem Verein aus Ille-et-Vilaine, der Menschen unterstützt, die durch Alter, Behinderung oder Krankheit geschwächt sind, sowohl zu Hause als auch in Einrichtungen.
Mit fast 100 im Einsatz befindlichen Fahrzeugen, die täglich von verschiedenen Außendienst- und Verwaltungsteams genutzt werden, benötigte der Verein eine Lösung, um den Fahrzeugzugang besser zu verfolgen und die Schlüsselverwaltung zu sichern.
Durch die Einführung von Keycafe konnte Assia Una einen manuellen Prozess in eine reibungslosere, sicherere und besser nachvollziehbare Organisation umwandeln.
Die Kontrolle über Fahrzeugschlüsselbewegungen zurückgewinnen
Für Flottenmanager besteht eine der größten Herausforderungen darin, genau zu wissen, wo sich die Schlüssel befinden und wer sie verwendet.
Wenn mehrere Mitarbeiter dieselben Fahrzeuge nutzen, ist es unerlässlich, schnell einfache Fragen beantworten zu können:
Wer hat derzeit den Schlüssel eines Fahrzeugs?
Wann wurde er abgeholt?
Ist das Fahrzeug verfügbar?
Wurde der Schlüssel ordnungsgemäß zurückgegeben?
Ohne ein zentralisiertes System basieren diese Informationen oft auf manuellen Aufzeichnungen oder dem Gedächtnis der Teams.
Bei Assia Una haben das Flottenwachstum und die ständigen Fahrzeugbewegungen diese Organisation nach und nach erschwert.
Wie Vincent Prido, Abteilungsleiter bei Assia Una, erklärt:
« Unsere Tätigkeit basiert hauptsächlich auf häuslicher Pflege, wodurch wir eine Flotte haben, die ständig in Bewegung ist. Was für uns schwierig war, war die Verfolgung und das Wissen, wo die Autos zu einem bestimmten Zeitpunkt sind. »
Mit Keycafe profitiert der Verein nun von einer besseren Transparenz bezüglich der Nutzung seiner Fahrzeuge.
« Heute haben wir ein digitales Tool, das es uns wirklich leicht und bequem macht, zu wissen, wo unsere Autos sind und bei wem. »
Manuelle Aufzeichnungen durch digitale Schlüsselverfolgung ersetzen
Viele Organisationen verwenden immer noch manuelle Methoden zur Verfolgung ihrer Fahrzeugschlüssel.
Diese Systeme weisen schnell bestimmte Grenzen auf:
Informationen schwer zu zentralisieren
Mangel an präzisem Bewegungsprotokoll
Zeitverlust bei der Suche nach einem Schlüssel oder Fahrzeug
Schwierigkeit, Verantwortlichkeiten bei Problemen zu identifizieren
Eine vernetzte Schlüsselverwaltungslösung ermöglicht es, Schlüssel in einem sicheren, mit der Cloud verbundenen Schrank zu zentralisieren und dabei jede Entnahme und jede Rückgabe automatisch zu registrieren.
Jede Bewegung wird einem Benutzer zugeordnet, was eine vollständige Transparenz über die Fahrzeugnutzung bietet.
Für Assia Una stellt diese Nachvollziehbarkeit eine der wichtigsten Veränderungen dar, die Keycafe mit sich gebracht hat:
« Wir hatten eine Verwaltung und Nachvollziehbarkeit, die über Fahrtenbücher in Papierform erfolgte. Heute haben wir ein digitales Tool, das es uns wirklich ermöglicht zu wissen, wo unsere Autos sind und bei wem. »
Fahrzeugzugang für Außendienstteams erleichtern
In vielen Branchen werden Fahrzeuge von mobilen Teams genutzt, die sich schnell bewegen können müssen.
Dies ist insbesondere im Bereich der häuslichen Pflege der Fall, wo Fachkräfte täglich mehrere Einsätze absolvieren müssen.
Bei Assia Una sind die Keycafe-Nutzer hauptsächlich in zwei Gruppen unterteilt:
Die Außendienstteams, insbesondere Pflegehelfer, Krankenschwestern und Ergotherapeuten, die die Fahrzeuge während ihrer Touren nutzen.
Die Verwaltungsteams, die ebenfalls Zugang zu den Dienstfahrzeugen benötigen.
Eine vernetzte Lösung vereinfacht diese Organisation, indem sie Mitarbeitern einen schnellen Zugang zu den benötigten Schlüsseln ermöglicht und gleichzeitig den Verantwortlichen die volle Kontrolle behält.
Diese Organisation reduziert manuelle Übergaben und macht den Arbeitsalltag der Teams reibungsloser.
Zugang für feste und temporäre Mitarbeiter sichern
Die Schlüsselverwaltung wird auch zu einer Sicherheitsfrage, wenn mehrere Profile auf Fahrzeuge zugreifen müssen.
Organisationen müssen oft den Zugang verwalten von:
Festangestellten Mitarbeitern
Neuen Mitarbeitern
Vertretungen
Zeitarbeitskräften
Externen Dienstleistern
Ohne genaue Nachverfolgung kann es schwierig sein zu wissen, wer wann ein Fahrzeug benutzt hat.
Dank Keycafe können Organisationen den Zugang besser kontrollieren und gleichzeitig einen vollständigen Nutzungsverlauf führen.
Für Assia Una ist dieser Aspekt besonders wichtig:
« Wir haben auch kurzfristiges Personal, Zeitarbeitskräfte oder Vertretungen, Dienste, die wir nicht unbedingt kennen. Wir können diese Zugänge auf diese Weise (mit Keycafe) ebenfalls sichern. »
Einfache Akzeptanz für alle Nutzer
Wenn eine Organisation ein neues digitales Tool einführt, ist die Akzeptanz durch die Teams oft eine wichtige Herausforderung.
Um den Übergang zu erleichtern, organisierte Assia Una Sensibilisierungssitzungen für die Außendienst- und Verwaltungsteams.
Die einfache Bedienung von Keycafe ermöglichte jedoch eine schnelle Akzeptanz.
« Selbst für Mitarbeiter, die keine Affinität zu IT- oder digitalen Tools hatten, gab es keinerlei Schwierigkeiten. Das Tool bleibt einfach und wirklich zugänglich für alle Mitarbeiter. »
Eine intuitive Lösung ermöglicht es Organisationen somit, ihre Prozesse zu verbessern, ohne den Alltag der Nutzer zu verkomplizieren.
« Am Anfang gibt es ein komplettes Kalibrierungssystem, das etwas Zeit in Anspruch nimmt, um das Tool zu beherrschen. Aber sobald man das Tool versteht, kann man es genau auf die benötigte Organisation zuschneiden und anpassen. »
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