Sicherheitsunternehmen mit eigenem Fuhrpark benötigen ein Schlüsselsystem, das automatisch erfasst, wer welches Fahrzeug nutzt – ohne darauf angewiesen zu sein, dass jemand daran denkt, es einzutragen. Bei Nachtschichten und einer wachsenden Flotte wird diese Kontrolle schnell zu einer Vollzeitaufgabe.
Für ein Sicherheitsunternehmen bedeutet jedes Streifenfahrzeug einen Schlüssel, der ausgegeben, lokalisiert und wieder eingesammelt werden muss. Wenn Schichten 12 Stunden dauern und die Mitarbeiter danach zum Schlafen nach Hause fahren, kann die Suche nach einem Schlüssel, der nicht dort ist, wo er sein sollte, Stunden in Anspruch nehmen.
Lange Zeit war die Methode immer dieselbe: Schlüssel in einer Box oder auf einem Tresen, versehen mit einem Anhänger zur Identifizierung des jeweiligen Fahrzeugs. Solange die Flotte klein ist, funktioniert dieses System. Wächst der Fuhrpark jedoch, geht Zeit verloren, es gibt keinen einsehbaren Verlauf und es wird unmöglich nachzuvollziehen, wer welchen Schlüssel hat.
Genau diese Situation fand Patrick Nalon als Fuhrparkleiter bei Signal of Tampa vor, dem Franchise-Standort des Sicherheitsdienstleisters Signal in Tampa, Florida.
Heute verwaltet das Team 36 Fahrzeuge mit Keycafe.
Eine Flotte, die schneller wuchs als ihr Schlüsselsystem
Patrick ist seit etwa fünfeinhalb Jahren in dieser Position tätig. Als er anfing, umfasste die Flotte 14 Fahrzeuge. Heute sind es 36, wobei ein weiteres Fahrzeug gerade bestellt wurde und zwei zusätzliche in ein paar Monaten erwartet werden. Die Position des Fuhrparkleiters wurde geschaffen, weil der Franchise-Inhaber Ordnung in einen Bereich bringen wollte, der zuvor nicht richtig betreut wurde – und eine der ersten Maßnahmen war die Einführung eines Schlüsselverwaltungssystems.
Die Ausgangslage war denkbar einfach:
„Als ich anfing, lagen die Schlüssel einfach in einer Box. Und wenn man nicht viele Fahrzeuge hat, ist das vielleicht auch akzeptabel.“
Diese Lösung bot jedoch keinerlei Kontrolle. Die Schlüssel wurden in einer Box aufbewahrt oder auf einem Tresen abgelegt, versehen mit Anhängern, die das Team selbst mit der jeweiligen Fahrzeugnummer geprägt hatte:
„Es gab keine Nachvollziehbarkeit. Man wusste nicht, wer was hatte. Manchmal nehmen Mitarbeiter Schlüssel mit nach Hause oder Schlüssel gehen verloren.“
Nachverfolgbarkeit: Wissen, wer wann welchen Schlüssel hatte
Das häufigste Problem hing mit den Arbeitszeiten zusammen. Die meisten Sicherheitskräfte arbeiten von 18:00 bis 6:00 Uhr und legen sich nach der Schicht zu Hause schlafen. Wenn also ein Schlüssel fehlte, musste man die Mitarbeiter kontaktieren und nachfragen:
„Das passierte ständig. Wir mussten sie kontaktieren und fragen: ‚Hey, wo sind die Schlüssel für dieses bestimmte Fahrzeug? Hast du sie?‘ Wir mussten ihnen hinterhertelefonieren, und manchmal bekamen wir sie erst am nächsten Tag zurück.“
Mit Keycafe reduziert sich diese Suche auf einen einzigen Blick ins System:
„Ich kann auf der Website nachsehen und erkenne genau, wer ihn um welche Uhrzeit hatte. So ist es deutlich einfacher herauszufinden, wer welchen Schlüssel hat.“
Jede Entnahme und Rückgabe ist nun mit einem identifizierten Benutzer verknüpft, sodass nicht mehr jeder Mitarbeiter einzeln befragt werden muss. Zudem bewahrt das Team für jedes Fahrzeug einen Hauptschlüssel und einen Ersatzschlüssel auf, die beide im System hinterlegt sind.
Ein passgenaues System für eine mittelgroße Flotte
Vor seiner Entscheidung besuchte Patrick Fachmessen für Fuhrparkleiter und informierte sich über die Optionen auf dem Markt. Er stellte fest, dass viele Systeme auf das Volumen großer Autohäuser ausgelegt waren – zu entsprechenden Preisen. Was er brauchte, war ein System, das zu einer mittelgroßen Flotte passte, und der modulare Ansatz von Keycafe war genau richtig: eine Basiseinheit mit Erweiterungseinheiten, die bei wachsender Flotte zusätzliche Fächer bieten. So skaliert die Kapazität in kontrollierten Schritten, anstatt vom ersten Tag an einen riesigen Schrank zu erfordern:
„Der Preis spielte eine große Rolle. Wir sind kein großes Autohaus, wir brauchen diese Dimensionen nicht. [...] Das hatte genau die richtige Größe für uns.“
Nachdem die Auswahl auf einige wenige Optionen eingegrenzt war, gab eine Produktdemo von Keycafe den Ausschlag, und das System wurde direkt an das Team geliefert.
Die aktuelle Installation besteht aus einer Haupteinheit mit neun Fächern und einer zweiten Einheit mit 42 Fächern. Sollte die Flotte weiter wachsen, lässt sie sich problemlos um weitere Module ergänzen. Andere Signal-Franchisenehmer fragen ihn regelmäßig, wie das Unternehmen seinen Fuhrpark verwaltet und neues Personal einarbeitet, und Patrick hat ihnen Keycafe weiterempfohlen.
Fernverwaltung mit PINs als Zugangsmethode
Auf die Frage nach seiner Lieblingsfunktion nannte Patrick das Keycafe-Dashboard, über das er das System verwaltet:
„Ich habe immer einen Laptop dabei und mir gefällt die Website wirklich gut. Sie ist sehr benutzerfreundlich.“
Über das Dashboard gibt er Fahrzeugnummern ein und fügt neue Mitarbeiter hinzu; erst kürzlich hat er auf diese Weise drei neue Kollegen eingerichtet. Um sich am Gerät zu authentifizieren, nutzen die Mitarbeiter die Tank-PIN, die sie ohnehin schon haben:
„Wir verwenden ihre Tank-PINs. Die funktionieren wie eine Bank-PIN. [...] So müssen sie sich nicht zwei verschiedene Nummern merken.“
Außerdem erhält er jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn jemand einen Schlüssel entnimmt oder zurückgibt. Da sich das Gerät in der Nähe seines Büros befindet, kann er hören, wenn jemand es benutzt. Aber selbst wenn er außer Haus oder in einem anderen Raum ist, halten ihn die Echtzeit-Benachrichtigungen stets auf dem Laufenden.
Hohe Mitarbeiterakzeptanz und zuverlässiger Kundensupport
Wie bei jeder Prozessänderung gab es anfangs etwas Widerstand, der sich jedoch schnell legte:
„Es ist so viel besser, dass sie den Vorteil schnell erkannt haben, und jetzt nutzen sie es jeden Tag.“
In Bezug auf den Support hob Patrick die positive Zusammenarbeit mit dem Keycafe-Team hervor, sowohl während der ersten Demonstration als auch bei der laufenden Betreuung:
„Sie melden sich bei Fragen immer zurück und geben mir auch zusätzliche Tipps und Hinweise.“
Da Tampa in einem Hurrikan-Gebiet liegt, nannte er zudem den Notstromakku des Geräts als klaren Pluspunkt bei Stromausfällen.
Zeitersparnis und einsatzbereite Fahrzeuge
Für Patrick liegt der größte Vorteil in der Zeitersparnis. Da neben dem Hauptschlüssel auch der Ersatzschlüssel im System aufbewahrt wird, können die Fahrzeuge im Einsatz bleiben, während ein vermisster Schlüssel lokalisiert wird – und die Website zeigt sofort, wer ihn zuletzt hatte.
„Man spart immer mehr Zeit, als wenn man einen Schlüsseldienst rufen oder einen Funkschlüssel für 300 Dollar ersetzen lassen muss.“
Auf die Frage, was er einem anderen Unternehmen raten würde, das seine Schlüssel noch mit einer Box oder einer Liste verwaltet, war seine Antwort eindeutig:
„Sagen Sie ihnen, sie sollen mich direkt anrufen. [...] Wenn sie es bisher mit einer Box machen und viele Autos haben, ist das definitiv die richtige Lösung für sie.“
Die Erfahrungen von Signal of Tampa liefern mehrere wertvolle Erkenntnisse für jedes Unternehmen mit einer wachsenden Flotte:
Ersetzen Sie die Schlüsselbox oder den Tresen durch ein vernetztes System, das jeden Benutzer eindeutig identifiziert.
Prüfen Sie den Systemverlauf, anstatt jeden Mitarbeiter einzeln zu kontaktieren, wenn ein Schlüssel fehlt.
Wählen Sie ein System, das zur Größe Ihrer Flotte passt und Raum für Erweiterungen bietet.
Nutzen Sie eine PIN, die den Mitarbeitern bereits bekannt ist, damit sie sich keinen weiteren Code merken müssen.
Bewahren Sie für jedes Fahrzeug einen Ersatzschlüssel auf, damit ein verlegter Schlüssel den Betrieb nicht aufhält.
Schulen Sie das Personal darin, wie die Schlüssel korrekt in die Fächer eingelegt werden.
Sprechen Sie mit unserem Team, um zu erfahren, wie andere Fuhrparkbetreiber Schlüsselboxen und Unterschriftenlisten durch eine lückenlose Historie für jeden einzelnen Schlüssel ersetzt haben.
