Mechanische Schlüsselkästen sind nach wie vor eine der gängigsten Methoden zur Aufbewahrung der Schlüssel einer Polizeiflotte. Sie erfüllen ein Grundbedürfnis – nämlich die Aufbewahrung von Schlüsseln an einem festen, verschlossenen Ort –, wurden jedoch nicht dafür konzipiert, die Fragen zu beantworten, denen sich ein Polizeirevier heute stellen muss: Wer hat welchen Schlüssel, seit wann, und was ist passiert, wenn ein Schlüssel nicht zurückgebracht wurde?
Die Erfahrungen von drei Polizeidienststellen in den Vereinigten Staaten zeigen, ab wann diese Art von System nicht mehr ausreicht.
Mechanische Kästen stoßen bei Größe und Haltbarkeit an ihre Grenzen
Die erste Grenze ist meist physischer Natur. Die Schlüssel von Streifenwagen sind keine einfachen Metallteile mehr, sondern größere Funkschlüssel (Fobs), die in viele ältere Kästen nicht hineinpassen.
Das Champlin Police Department in Minnesota, das für die öffentliche Sicherheit in einem Vorort von Minneapolis mit 25.000 Einwohnern zuständig ist, betreibt eine Flotte von mehr als 20 Streifenwagen. Das bisherige System bestand aus einigen kleinen, an der Wand montierten Kästen, deren Fächer zu klein waren, um alle Schlüssel aufzunehmen – insbesondere die größeren Funkschlüssel.
Wenn Schlüssel keinen festen Platz haben, landen sie oft außerhalb des Kastens, und genau das geschah in Champlin. Die Dienststelle verlor regelmäßig Schlüssel, und die Wiederbeschaffung einiger dieser Funkschlüssel kostete bis zu 500 $ pro Stück.
Die Größe war nicht die einzige physische Einschränkung. In Champlin begann der bisherige Kasten auch strukturell zu versagen, was die Dienststelle dazu veranlasste, nach einer langlebigeren Lösung zu suchen. Für eine Behörde, die darauf angewiesen ist, dass ihre Fahrzeuge in jeder Schicht verfügbar sind, stellt verschleißende Ausrüstung ein betriebliches Risiko dar und nicht nur ein Wartungsärgernis.
Ohne Online-Verwaltung kann niemand rekonstruieren, was passiert ist
Die zweite Grenze betrifft die Informationen. Ein Wandkasten bewahrt Schlüssel auf, zeichnet aber nicht auf, wer sie wann entnimmt, sodass jeder verschwundene Schlüssel eine informelle Untersuchung auslöst.
In Champlin bot das bisherige System weder eine Online-Verwaltung noch eine Nachverfolgung. Ohne eine Echtzeiterfassung konnten die Beamten nicht feststellen, wer einen Schlüssel zuletzt benutzt hatte, was zu Verwirrung, Zeitverlust und Streitigkeiten über die Verantwortlichkeit führte. Lieutenant Matt Smith, der verlorene Schlüssel ohne jegliche Anhaltspunkte aufspüren musste, verbrachte damit mehr Zeit als jeder andere.
Die übliche Alternative besteht darin, den Kasten mit einem Papierprotokoll zu kombinieren, und die beiden anderen Dienststellen zeigen, warum diese Kombination scheitert. Beim Norman Police Department in Oklahoma, das mit 180 Beamten und einer Flotte von 34 Streifenwagen für 120.000 Einwohner zuständig ist, vergaßen die Beamten häufig, sich in das Protokoll einzutragen. Infolgedessen kam es regelmäßig vor, dass ein Beamter zum Schichtbeginn erschien und feststellte, dass das zugewiesene Fahrzeug noch von jemandem aus der vorherigen Schicht genutzt wurde, was zu Beginn des Arbeitstages 15 bis 30 Minuten Zeit kostete.
Beim Aransas Pass Police Department in Texas gab es zwar ein Papierprotokoll, das jedoch von den 32 Beamten meist ignoriert wurde. Zudem war jeder Schlüssel für das gesamte Personal zugänglich, unabhängig von der jeweiligen Funktion.
Was sich mit einem elektronischen System ändert
Die drei Dienststellen ersetzten ihre manuellen Systeme durch Keycafe. Nach der Prüfung mehrerer Alternativen entschied sich Champlin aufgrund der cloudbasierten Verwaltung, des Designs und der Größe der Boxen sowie der mitgelieferten Softwarefunktionen für dieses System. Lieutenant Matt Smith merkte an, dass die Dienststelle das System mit einem professionellen Erscheinungsbild im Besprechungsraum installieren wollte und nicht als großen industriellen Metallkasten, der an der Wand hängt.
Der Arbeitsablauf ist einfach: Die Beamten identifizieren sich mit einem Dienstausweis oder einer PIN, wählen den benötigten Schlüssel auf einem Touchscreen aus, und das System zeichnet den Vorgang automatisch auf. In allen drei Dienststellen wird jede Entnahme und Rückgabe protokolliert, ohne dass jemand daran denken muss, zu unterschreiben. Die Beamten müssen keine App installieren, da die Verwaltung bei den Administratoren liegt, die das System von jedem internetfähigen Gerät aus steuern können.
Sobald diese Aufzeichnung existiert, können die Dienststellen Dinge tun, die zuvor nicht möglich waren. Zum Beispiel:
Schlüssel bestimmten Beamten zuweisen und Benachrichtigungen erhalten, wenn ein Schlüssel nicht rechtzeitig zurückgegeben wird.
Führungskräften separaten Zugriff auf bestimmte Schlüssel gewähren, beispielsweise für verschlossene Büros, ohne den Rest des Bestands freizugeben.
Probleme aus der Ferne lösen, zum Beispiel wenn ein Beamter eine PIN vergisst.
Denselben Schlüssel mehreren Benutzern zuweisen, ohne ihn physisch nachmachen zu müssen, was die Kosten senkt.
Das am häufigsten genannte Ergebnis ist zugleich das einfachste. Laut Lieutenant Matt Smith aus Champlin gilt: „Seit der Installation dieses Systems haben wir keinen einzigen Schlüssel oder Funkschlüssel mehr verloren.“ Mit dem Ende der Verluste entfielen auch die Ersatzbeschaffungen von bis zu 500 $ pro Funkschlüssel, und die Echtzeit-Nachverfolgung verbesserte das Verantwortungsbewusstsein unter den Beamten.
Der Effekt ist unabhängig von der Größe der Dienststelle. In Norman, wo ein Beamter zuvor 15 bis 30 Minuten mit der Suche nach einem noch genutzten Streifenwagen verlieren konnte, lässt sich nun direkt bei der Ankunft einsehen, wer welches Fahrzeug hat, und der Funkkanal muss nicht mehr blockiert werden, um Schlüssel ausfindig zu machen. In Aransas Pass wird das Papierprotokoll, das früher meist ignoriert wurde, nun bei jeder Schlüsselentnahme oder -rückgabe digital erstellt, ohne darauf angewiesen zu sein, dass jemand an die Unterschrift denkt.
Was vor dem Austausch eines mechanischen Kastens zu prüfen ist
Für eine Dienststelle, die prüft, ob ihr aktuelles System ausreicht, sind vier Fragen hilfreich:
Bieten die Fächer Platz für jeden Funkschlüssel der Flotte, einschließlich der größten Modelle?
Ist es möglich, genau jetzt herauszufinden, wer welchen Schlüssel hat, ohne jemanden zu fragen?
Wie viele Schlüssel wurden im letzten Jahr ersetzt und zu welchen Kosten?
Wird das Protokoll immer ausgefüllt oder nur, wenn jemand daran denkt?
Wenn eine der Antworten „Nein“ lautet, erfüllt der Kasten wahrscheinlich seine Aufbewahrungsfunktion, aber nicht seine Kontrollfunktion.
Sprechen Sie mit unserem Team, um zu erfahren, wie Dienststellen unterschiedlicher Größe ein überprüfbares Schlüsselkontrollsystem implementiert haben, oder lesen Sie die vollständigen Fallstudien zu Champlin, Norman und Aransas Pass für detaillierte Ergebnisse.
