E-DemonstrationenE-Demonstrations optimiert den Flotten- und Eventbetrieb mit Keycafes Schlüsselverwaltungssystem
Einrichtungen & Logistik
Antwerpen, Belgien
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“Wir kamen zur richtigen Zeit mit Keycafe in Kontakt. Seit der Integration von Keycafe müssen wir uns viel weniger Gedanken um unser Schlüsselmanagement machen. Es herrscht viel mehr Klarheit darüber, wann und von wem unsere Schlüssel ausgeliehen werden.”
Yo Engelen
Geschäftsführer
Über E-Demonstrations
Mit Sitz in Wilrijk, Belgien, hat sich E-Demonstrations auf umfassenden Event-Support und Event-Produktion spezialisiert. Sie bieten ein breites Spektrum an Dienstleistungen an, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Marke auf Messen, Roadshows und bei Aktivierungen effektiv zu präsentieren.
Gideon Leung ist der Marketing Manager bei Keycafe, leitet das globale Marketing und fungiert als Produktexperte des Unternehmens. Er verfasst die technische Dokumentation, Funktionsankündigungen, Produktaktualisierungen und Anleitungen, die Kunden weltweit dabei unterstützen, das Beste aus der Plattform herauszuholen.
Herausforderung
Mit einer Flotte von über 90 Fahrzeugen und häufiger Beteiligung an Großprojekten benötigte E-Demonstrations eine bessere Methode, um den Zugang zu Fahrzeugen, Gebäuden und Ausrüstung zu verwalten.
Vor Keycafe wurden alle Schlüssel an einem zentralen Ort aufbewahrt, wo Mitarbeiter einfach nehmen konnten, was sie brauchten. Obwohl dieser Ansatz unkompliziert war, bot er nur begrenzte Transparenz darüber, wer wann auf bestimmte Schlüssel zugegriffen hatte.
Wenn Schlüssel fehlten, mussten sich Mitarbeiter auf manuelle Kommunikation verlassen, um herauszufinden, wer sie zuletzt benutzt hatte. Antworten zu finden bedeutete oft, mehrere Kollegen zu kontaktieren und Büros, Fahrzeuge oder persönliche Gegenstände zu durchsuchen.
Valerie Bertels, HR & Administrative Support bei E-Demonstrations, erklärt, dass das Unternehmen nach einer effizienteren Methode suchte, um Schlüssel zu lagern, zu verfolgen und abzurufen und gleichzeitig eine klare Verantwortlichkeit für jeden Zugriffsvorgang aufrechtzuerhalten.
Da das Unternehmen weiterhin Fahrzeuge, Veranstaltungen und temporäre Projekte verwaltete, an denen verschiedene Teams, Freiwillige und externe Partner beteiligt waren, wurde es immer wichtiger, ein sicheres System zu haben, das den Zugang vereinfachen und gleichzeitig eine vollständige Aufzeichnung der Schlüsselaktivitäten führen konnte.
Pain Points
- Lack of Key Visibility — Employees could not easily identify who had a specific key or when it had been taken.
- Time-Consuming Key Searches — Staff spent valuable time contacting colleagues and searching for misplaced keys.
- Limited Access Control — The previous system did not provide individual permissions or a record of key usage.
- Complex Coordination — Managing access became more challenging during projects involving multiple teams, volunteers, and external partners.
Lösung
E-Demonstrations hat das SmartBox-System von Keycafe implementiert, um seinen informellen Schlüsselübergabeprozess durch einen strukturierten und nachvollziehbaren Arbeitsablauf zu ersetzen. Das Unternehmen vertraut nun seit sechs Jahren auf Keycafe und hat es in seine täglichen Abläufe integriert.
Mit Keycafe müssen sich Mitarbeitende nicht länger auf manuelle Kommunikation verlassen, um Schlüssel zu finden oder herauszufinden, wer Zugang hat. Das System bietet eine klare Übersicht über die Schlüsselaktivität, was dem Team ermöglicht, schnell zu identifizieren, wer wann einen Schlüssel entnommen hat.
Diese Transparenz ist besonders wertvoll für das Flottenmanagement geworden, wo E-Demonstrations die Nutzung von Fahrzeugschlüsseln leicht nachverfolgen und bei Bedarf die Zugriffshistorie überprüfen kann.
Implementierung
- Zentralisiertes Schlüsselmanagement — Fahrzeugschlüssel und andere wichtige Zugangsgegenstände werden an einem sicheren Ort verwaltet, was es den Mitarbeitern erleichtert, sie zu entnehmen und zurückzugeben.
- Einfache Nutzerverwaltung — Mitarbeiter, Freiwillige und andere autorisierte Benutzer können zum System hinzugefügt werden und erhalten Zugang je nach ihren Bedürfnissen.
- Digitale Zugangsprotokolle — Jede Schlüsselübergabe und -rückgabe wird automatisch protokolliert, wodurch eine zuverlässige Historie der Schlüsselnutzung entsteht.
- Flexible Anwendungen — Über das Fahrzeugmanagement hinaus nutzt E-Demonstrations Keycafe für Veranstaltungsräume, Besprechungsräume, den Zugang für Freiwillige und andere operative Arbeitsabläufe.
“Das System ist eigentlich ein eigenständiger Workflow. Wir registrieren alle, die Zugriff auf das System benötigen, und dieser Prozess verläuft ganz reibungslos und ist selbsterklärend.”
Ergebnisse
Die Klarheit über Zugriffsrechte und die Möglichkeit nachzuverfolgen, wer welche Schlüssel verwendet hat, hat E-Demonstrations viel Zeit und Frustration erspart. „Zuvor mussten wir mehrere Mitarbeiter kontaktieren, um herauszufinden, wer einen Schlüssel nicht zurückgegeben hatte“, sagt Engelen. „Wenn jetzt ein Schlüssel nicht zurückgegeben wurde, können wir leicht herausfinden, wer ihn zuletzt ausgeliehen hat.“
Engelen lobt auch die Einfachheit des Systems und fügt hinzu, dass weniger verlorene Schlüssel dem Unternehmen Geld sparen, da keine neuen Schlüssel mehr angefertigt werden müssen. Da die Schlüssel nun organisiert und nachvollziehbar sind, fällt es E-Demonstrations leichter, auf die Bedürfnisse ihrer Kunden einzugehen.
Das Ergebnis
- Optimierte Schlüsselverantwortlichkeit — E-Nachweise können schnell identifizieren, wer auf einen Schlüssel zugegriffen hat und wann.
- Effizientere Abläufe — Teams verbringen weniger Zeit mit der Verwaltung von Schlüsselübergaben und der Suche nach fehlenden Schlüsseln.
- Bessere Zutrittskontrolle — Mitarbeiter, Freiwillige und Partner können auf genehmigte Schlüssel zugreifen, unter Wahrung von Sicherheit und Aufsicht.
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