Das Polizeipräsidium Aransas Pass verfolgt Streifenwagenschlüssel mit Keycafe.

Mit knapp 10.000 Einwohnern ist Aransas Pass, Texas, eine Kleinstadt, doch das bedeutet nicht, dass ihre Polizeibehörde nicht ausgelastet wäre. Zweiunddreißig Beamte, neun Telekommunikationsbeamte, zwei Mitarbeiter der Tierkontrolle, zwei Verwaltungsmitarbeiter und eine Handvoll Freiwilliger bekämpfen Kriminalität, stellen Schulbeauftragte, informieren die Gemeinde über neue Verordnungen, sind für Tierdienstleistungen zuständig und bieten Selbstverteidigungskurse für Zivilisten an.

Da sie alle Hände voll damit zu tun haben, die Gemeinde sicher zu halten, müssen die Mitarbeiter der Polizeibehörde von Aransas Pass keine Zeit mit der Schlüsselsuche verschwenden. Nicht nur wurden Schlüssel verlegt, sondern auch Kreditkarten der Behörde gingen verloren, was zu Frustration und Zeitverschwendung führte. Ein manuelles Ausleihprotokoll wurde verwendet, doch die meiste Zeit wurde es einfach ignoriert. Hinzu kam, dass alle Schlüssel und Kreditkarten für alle Mitarbeiter zugänglich waren, was Genehmigungen und Organisation zu einem Albtraum machte.

Die Keycafe SmartBox erwies sich als die perfekte Lösung.

„Unsere Schlüssel für die Streifenfahrzeuge werden in der Box aufbewahrt“, sagt David Offalter, IT-Manager der Polizei. „Wenn Beamte zum Dienst erscheinen, finden sie den Schlüssel für ihre Einheit in der Keycafe Mobile App und entnehmen ihn aus der Box. Am Ende ihrer Schicht geben sie ihn über das Touch-Display an der Box zurück.“ Da jeder Beamte beim Einloggen in die Mobile App über sein Keycafe-Konto identifiziert wird, kann der digitale Datensatz nicht wie das papierbasierte Protokoll ignoriert werden.

Die Dienststelle hatte auch Schwierigkeiten, die Kreditkarten der Abteilung sicher aufzubewahren und gleichzeitig autorisierten Mitarbeitern bei Bedarf zugänglich zu machen. Die SmartBoxen im Schließfachstil ermöglichen die Aufbewahrung kleiner Gegenstände zusätzlich zu Schlüsseln, sodass die Verwendung für Kreditkarten absolut sinnvoll war. Jetzt sind alle Abteilungsschlüssel mit einem Keycafe fob versehen, und jedes Mal, wenn ein Schlüssel oder eine Kreditkarte aus der Box entnommen oder zurückgegeben wird, wird ein Datensatz erstellt. Zusätzlich können Schlüssel und Kreditkarten jetzt auf Mitarbeiter beschränkt werden, die berechtigt sind, sie zu verwenden, wodurch das Risiko einer unbefugten Nutzung eliminiert wird.

„Keycafe war die einzige Lösung, die wir gefunden haben und die eine Lösung im Stil von Schließfachboxen anbot“, sagt Offalter. „[Sie] ist darauf ausgelegt, flexibel auf die Bedürfnisse des Kunden einzugehen.“

Die Beamten und andere Einsatzkräfte müssen sich nicht mehr abhetzen, wenn Kreditkarten oder die Schlüssel zu Dienstfahrzeugen verloren gehen. Vor der Nutzung von Keycafe musste die Abteilung eine Massen-E-Mail versenden und darauf warten, dass Mitarbeiter antworteten. Dank der automatischen Aufzeichnungen des Keycafe-Systems wissen sie immer, wer zuletzt einen Schlüssel entnommen hat. Laut Polizeichef Eric Blanchard ist das „Frustrationslevel der Abteilung bezüglich dieser Probleme auf einem Allzeittief“.

„Jeder liebt das System“, sagt Offalter. „Es hat uns viel Zeit beim Aufspüren von Schlüsseln erspart. Wenn jetzt ein Schlüssel fehlt, wissen wir genau, wohin wir gehen müssen, um ihn zu finden.“