Wie Phoenix Services SARL die Schlüsselverwaltung ihrer Rollerflotte mit Keycafe optimierte

Phoenix Services SARL koordiniert eine rege Flotte von Rollern, die von ihren Liefermitarbeitern genutzt wird, um Lebensmittel und Mahlzeiten an Kunden zu liefern. Angesichts mehrerer Schichten im Tagesverlauf muss das Team einen kontinuierlichen Ablauf von Rollerabfahrten, Rückgaben und Schlüsselübergaben handhaben.

Vor der Einführung von Keycafe verfügte das Unternehmen über kein dediziertes Schlüsselverwaltungssystem. Manager übergaben die Schlüssel persönlich an die Liefermitarbeiter und mussten feststellen, welcher Schlüssel zu welchem Roller gehörte.

Jede Übergabe wurde manuell auf Papier festgehalten. Das Team vermerkte den von jedem Mitarbeiter ausgewählten Roller sowie dessen Kennzeichen. Dieser Prozess erforderte die Anwesenheit eines Managers, immer wenn jemand eine Schicht beginnen oder beenden musste.

Das Tragen und Sortieren zahlreicher Schlüssel machte auch die tägliche Flottenkoordination unnötig kompliziert. Phoenix Services SARL benötigte einen effizienteren Weg, damit Liefermitarbeiter auf Roller zugreifen konnten, und um Managern gleichzeitig eine zuverlässige Transparenz darüber zu verschaffen, wer welches Fahrzeug nutzte.

Phoenix Services SARL hat Keycafe implementiert, um den Zugang zu seinen Roller-Schlüsseln zu zentralisieren und den Austauschprozess für Zusteller zu automatisieren.

Jeder Mitarbeiter erhält einen persönlichen Zugangscode, der es ihm ermöglicht, einen Roller-Schlüssel direkt aus der in der Unternehmensgarage installierten Keycafe SmartBox zu entnehmen. Anstatt auf einen Manager zu warten, der einen Schlüssel identifiziert und übergibt, geben die Mitarbeiter ihren Code ein, entnehmen den entsprechenden Schlüssel und beginnen ihre Schichten eigenständig.

Jede Transaktion wird automatisch erfasst und versorgt das Managementteam mit einer digitalen Historie der Schlüsselaktivitäten. Manager können einsehen, wer einen Roller-Schlüssel entnommen hat, wann er entnommen wurde und wann er zurückgegeben wurde.

Die Keycafe Mobil-App ermöglicht dem Team auch den Fernzugriff auf die SmartBox. Wenn Hilfe benötigt wird, kann ein Manager ein Fach aus der Ferne öffnen, ohne physisch im Büro anwesend sein zu müssen.

Durch die Eliminierung der persönlichen Schlüsselübergaben aus dem täglichen Ablauf hat Phoenix Services SARL den administrativen Aufwand bei jedem Schichtwechsel reduziert. Manager müssen nicht länger zahlreiche Schlüssel mit sich führen, sie manuell Motorrollern zuordnen oder Fahrzeugzuweisungen auf Papier festhalten.

Zusteller können nun unabhängig auf die Flotte zugreifen und früher mit der Arbeit beginnen. Dies ist besonders wertvoll für ein Unternehmen, das den ganzen Morgen, Nachmittag und Abend über wiederholte Abfahrten und Rückgaben von Motorrollern verwaltet.

Automatische Aktivitätsaufzeichnungen haben auch die Nachvollziehbarkeit der Flotte verbessert. Jederzeit kann das Management-Team überprüfen, welcher Mitarbeiter einen bestimmten Motorroller-Schlüssel hat und wann dieser abgeholt oder zurückgegeben wurde. Dies gibt dem Unternehmen einen klareren Überblick über die Fahrzeugnutzung, ohne sich auf handschriftliche Informationen verlassen zu müssen.

Der Fernzugriff auf die SmartBox bietet zusätzliche Flexibilität. Manager können Mitarbeiter bei Bedarf über die mobile App unterstützen, wodurch sie Schlüsseloperationen überwachen können, selbst wenn sie nicht vor Ort sind.

Die Zeit, die zuvor für den Empfang, die Verteilung und die Dokumentation von Schlüsseln aufgewendet wurde, kann nun Lieferungen und anderen operativen Prioritäten gewidmet werden. Mit einem sicheren und nachvollziehbaren Workflow koordiniert Phoenix Services SARL seine aktive Motorrollerflotte nun effizienter.