Wie Transports PECH das Lkw-Flottenmanagement automatisierte und operative Disziplin durchsetzte

Vor der Implementierung von Keycafe setzte Transports PECH auf ein traditionelles Schlüsselbrettsystem mit manueller Nachverfolgung und einem manuellen Erfassungsprozess für Fahrer. Obwohl es anfänglich funktionsfähig war, wurde dieses System mit der Zeit immer schwieriger zu warten und zu verwalten, insbesondere da sowohl die Anzahl der Fahrzeuge als auch die der Fahrer zunahm.

Eine der größten Herausforderungen bestand darin, sicherzustellen, dass die Fahrer ihre Fahrzeugzuweisungen einhielten. In der Praxis hielten sich die Fahrer – ob absichtlich oder unabsichtlich – nicht immer an die Zuweisungsregeln, was zu betrieblichen Ungereimtheiten und Ineffizienzen führte.

Darüber hinaus stellte die Verwaltung von Zeitarbeitskräften (Interimspersonal) eine erhebliche logistische Herausforderung dar. Diese kurzfristigen Ersatzkräfte benötigten schnellen und sicheren Zugang zu Fahrzeugen, was das manuelle System nur schwer ohne Störung der Organisation unterstützen konnte. Eine weitere Einschränkung war die Unfähigkeit, Fahrzeuge bei erforderlichen Wartungs- oder Reparaturarbeiten einfach stillzulegen. Es gab keine zuverlässige Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Fahrzeugschlüssel zu verhindern, wenn diese aus dem Verkehr gezogen werden mussten.

Transports PECH installierte Keycafe’s SmartBox Schlüsselverwaltungssystem, um seine Flotte von Fahrzeugschlüsseln zu digitalisieren und zu zentralisieren. Schlüssel für LKWs und schwere Fahrzeuge werden sicher in der SmartBox aufbewahrt, wobei jeder an einem einzigartigen Fob befestigt ist. Das System ermöglicht es dem Unternehmen, Zugriffsrechte basierend auf Fahrern, Fahrzeuggruppen oder spezifischen betrieblichen Anforderungen zuzuweisen.

Für temporäre Fahrer kann das Team einmalige Zugangscodes für bestimmte Fahrzeuge generieren, was eine schnelle und sichere Fahrzeugzuweisung ermöglicht, ohne bestehende Arbeitsabläufe zu stören.

Zusätzlich ermöglicht Keycafe dem Team, bestimmte Schlüssel bei der Rückgabe zu blockieren, wodurch sichergestellt wird, dass Fahrzeuge, die Wartung benötigen, erst nach Abschluss der Reparaturen zugänglich sind.

Die Einführung von Keycafe führte zu sofortigen betrieblichen Verbesserungen für Transports PECH, insbesondere bei der Flottenkontrolle, dem Fahrermanagement und der täglichen Flexibilität.

Das Unternehmen gewann die vollständige Kontrolle über die Fahrzeugzuweisungen zurück und stellte sicher, dass Fahrer nur auf autorisierte Fahrzeuge zugreifen. Dies reduzierte die unautorisierte Nutzung und verbesserte die Abstimmung zwischen Planung und den operativen Abläufen vor Ort – entscheidend für die Verwaltung regelmäßiger Transportrouten. Die Verantwortlichkeit und Disziplin der Fahrer nahmen ebenfalls zu. Mit kontrolliertem Zugang werden interne Prozesse besser eingehalten, ohne ständige Überwachung zu erfordern.

Das Management von temporären und Last-Minute-Fahrern wurde erheblich effizienter. Disponententeams können jetzt in Sekundenschnelle Einmalzugangscodes generieren, was eine schnelle und sichere Fahrzeugzuweisung ohne betriebliche Unterbrechungen ermöglicht. Auch die Wartungsabläufe wurden verbessert, mit der Möglichkeit, Schlüssel bei der Rückgabe zu blockieren, wodurch sichergestellt wird, dass reparaturbedürftige Fahrzeuge nicht irrtümlich neu zugewiesen werden.

Insgesamt stärkte Keycafe die operative Kontrolle und gab Transports PECH gleichzeitig die nötige Flexibilität, um ein dynamisches Transportumfeld zu managen.