Si es un administrador de propiedades encargado de gestionar las propiedades de sus clientes, es probable que mantener sus llaves de forma organizada sea una prioridad principal. Un sistema moderno de gestión de llaves no solo simplifica la administración, sino que también aumenta la eficiencia general de su negocio.
Aquí, vamos a hablar sobre por qué toda empresa de administración de propiedades multifamiliares necesita invertir en un sistema de llaves sólido. Siga leyendo para conocer los fundamentos de la gestión moderna de llaves y por qué es importante que realice el cambio lo antes posible.
Mantenga un Registro del Inventario de Llaves
Tradicionalmente, los administradores de propiedades utilizaban cajas, taquillas o cajas fuertes para gestionar físicamente las llaves. El personal y los inquilinos podían depositar las llaves en estos compartimentos. Sin embargo, esto no es seguro, ya que personas no autorizadas pueden forzar cerraduras y robar de las cajas de seguridad.
Los sistemas de gestión de llaves conectados a la nube son una alternativa moderna. Le permiten rastrear las llaves de las propiedades de sus clientes desde un panel en línea. Cada llave se etiqueta con un fob único que se escanea cuando la llave se recoge y se devuelve.
Desde cualquier dispositivo, puede obtener una visión clara del estado de cada llave. Puede ver quién sacó una llave por última vez y cuál es la cadena de custodia de cada llave. También puede organizar las llaves en grupos y gestionar múltiples ubicaciones para asegurarse de que puede controlar todas las llaves de sus clientes.
Mayor Control
Rastrear sus llaves les brinda tranquilidad a usted y a sus clientes. También garantiza que no pierda las llaves y que no caigan en manos equivocadas. Es un gran primer paso hacia una gestión eficiente de las llaves, gracias al conocimiento que le proporciona.
Sin embargo, este conocimiento sería inútil sin el control que ofrece un sistema de gestión de llaves para propiedades. Puede controlar quién tiene permiso para las llaves desde su panel de control de escritorio o móvil. Esto significa que puede asignar llaves a inquilinos específicos, huéspedes de corta estancia o personal de mantenimiento para proporcionarles acceso exclusivo a habitaciones y áreas restringidas.
Capacidades de Acceso Único
También puede otorgar acceso con restricción de tiempo a ciertas personas. Algunos contratistas, como el personal de limpieza y los profesionales de mantenimiento, solo necesitan acceso al edificio en ciertas horas. Puede establecer permisos para que las llaves solo puedan ser accedidas durante su franja horaria predeterminada. No hay necesidad de preocuparse de que las llaves se utilicen fuera del horario laboral.
Un servicio totalmente conectado a la nube le permite controlar su inventario de llaves en tiempo real. No necesita preocuparse por ser sorprendido por una solicitud de acceso repentina y urgente y tener que apresurarse a volver al lugar. El control total está a un simple clic de distancia.
Esto también significa que le resulta fácil proporcionar acceso único a un espacio para ciertas personas. Por ejemplo, si tiene a alguien que viene a reparar un problema en una propiedad o a reemplazar electrodomésticos, es posible que necesiten una llave para acceder fácilmente al área. Puede crear el acceso con poca o ninguna antelación, y el contratista puede recoger la llave por sí mismo sin la necesidad de personal en el lugar.
Cuando terminen su trabajo, pueden devolver la llave por sí mismos, de nuevo sin la necesidad de personal supervisando la entrega. Esta es una forma simple y efectiva de saber quién tiene acceso a su propiedad en todo momento.
Visitas a Propiedades Más Sencillas
Un buen sistema de gestión de llaves también permite visitas a propiedades autoguiadas y sin contacto. Esto se ha vuelto extremadamente popular en un mundo post-COVID. Considerando que las visitas sin contacto limitan la propagación de gérmenes y permiten a los posibles inquilinos recorrer la propiedad según su propio horario, esta puede ser una característica excelente para ofrecer.
Con Keycafe, los inquilinos preseleccionados pueden recoger las llaves por sí mismos. Usted, como administrador de propiedades, puede aprobar las llaves para su uso por parte de los inquilinos y/o sus agentes inmobiliarios que visiten el apartamento. Luego pueden ver la propiedad a su propio ritmo antes de devolver las llaves por su cuenta.
Los posibles inquilinos pueden ver la propiedad en persona en lugar de en línea. Esto aumenta sus tasas de satisfacción y la probabilidad de encontrar buenos inquilinos. Las personas estarán más seguras en sus decisiones de firmar un contrato de arrendamiento.
Dado que recibirá una alerta cuando la llave sea devuelta (o cuando no sea devuelta a tiempo), puede asegurarse de que las visitas a la propiedad avancen según lo programado desde cualquier parte del mundo.
Mayor Rendición de Cuentas
Organizar las llaves para los administradores de propiedades es importante por muchas razones, pero también puede ser un problema legal. Cuando trabaja con un sistema de gestión de llaves, elimina la necesidad de cajas de seguridad individuales. En muchos casos, estas cajas no solo son antiestéticas, sino que también son ilegales en muchos municipios.
Los sistemas de gestión de llaves aumentan la responsabilidad legal de su empresa de administración de propiedades. Las llaves se almacenan, gestionan y distribuyen dentro de los límites legales.
También responsabilizan al personal y a los huéspedes por las llaves que se les permite usar.
El personal y los visitantes no pueden marcharse con las llaves sin consecuencias. Si lo hacen, puede ver que fueron el último usuario en acceder a una llave. Cada recogida y devolución de llave se registra necesariamente con la hora y el lugar en que ocurrió, junto con la identidad del usuario que tomó la llave.
La información del usuario también es claramente accesible desde el panel de control de Keycafe. Esto significa que aquellos que recogen las llaves siempre serán responsables de devolverlas. No necesita preocuparse por robos o por personas que las tomen accidentalmente.
Invierta en un Sistema de Gestión de Llaves Hoy Mismo
Un sistema de gestión de llaves es esencial para todos los administradores de propiedades. Ahora que conoce los fundamentos de estos sistemas, es hora de comenzar a buscar las mejores soluciones para su negocio de administración de propiedades.
Keycafe se compromete a gestionar flotas de llaves para su edificio, inquilinos y personal. Contacte a nuestros expertos con cualquier pregunta adicional que tenga y obtenga una cotización para su nuevo sistema de gestión de llaves hoy mismo.
