A medida que la tecnología sigue evolucionando, Keycafe se mantiene a la vanguardia de la innovación en la industria de gestión de llaves empresariales. Nos complace anunciar nuestra última mejora de software, la introducción de los Administradores de Organización. Esta característica está diseñada para optimizar la gestión de llaves y accesos para empresas y organizaciones de todos los tamaños, ofreciendo una solución fluida y eficiente para múltiples gerentes simultáneamente.
Entendiendo las Organizaciones
En el software de Keycafe, una "organización" representa una entidad distinta con su propio conjunto de usuarios, llaves, permisos, grupos, ubicaciones, SmartBoxes y configuraciones de cuenta. Cuando crea una cuenta Keycafe, añade una ubicación y vincula una SmartBox, usted se convierte en el propietario de la cuenta, y su empresa se convierte en su "organización" Keycafe.
Con nuestra última actualización, ahora tiene la capacidad de nombrar "administradores de organización" que pueden gestionar usuarios, llaves, grupos, ubicaciones y SmartBoxes dentro de su organización, al igual que usted.
Presentando a los Administradores de Organización
Los administradores de organización son miembros del personal dentro de su organización a quienes se les otorga un nuevo nivel de permiso, permitiéndoles asumir responsabilidades administrativas similares a las del propietario de la cuenta. Con este acceso elevado, pueden gestionar eficazmente todas las llaves, accesos, SmartBoxes y otros detalles de gestión de llaves dentro de la empresa, excepto la información de facturación.
Esta mejora le permite delegar tareas de gestión de llaves y optimizar las operaciones, manteniendo el control sobre los detalles financieros sensibles.
Configurando un Administrador de Organización
El proceso para configurar un administrador de organización es sencillo y se puede completar en solo unos pocos pasos:
Paso 1 - Invite a un miembro del personal como Usuario Completo:
Inicie sesión en su cuenta Keycafe.
Seleccione "+ Añadir" del menú.
Elija "Usuario" y luego "Usuario Completo".
Introduzca la dirección de correo electrónico del miembro del personal y haga clic en "Añadir Usuario". Puede ignorar otros campos, ya que se autocompletarán una vez que el miembro del personal cree su cuenta Keycafe.
Paso 2 - Convertir Usuario Completo a Administrador de Organización:
Inicie sesión en su cuenta Keycafe.
Seleccione "Usuarios" del menú izquierdo.
Vaya a "Permiso de Organización”.
Haga clic en "+ Añadir Permiso”.
Una vez completado, el usuario que haya designado como administrador de organización tendrá acceso a las mismas funcionalidades que el propietario de la cuenta, excepto los detalles de facturación. Esto asegura una coordinación fluida y una gestión eficiente dentro de la cuenta Keycafe de su organización.
Navegando entre Organizaciones
Para el propietario de la cuenta, normalmente solo hay una organización asociada a su cuenta Keycafe. Sin embargo, cuando a un Usuario Completo se le concede el permiso de "administrador de organización", tendrá acceso a dos organizaciones: la organización de su empresa y su propia organización personal.
Los usuarios pueden navegar fácilmente entre estas organizaciones utilizando el selector desplegable situado en la parte superior derecha de la aplicación de escritorio o seleccionando "Más" en la aplicación móvil y desplazándose hasta el final.
Para editar el nombre de su organización, simplemente abra la aplicación Keycafe y siga estos pasos:
Seleccione "Más" en el menú izquierdo.
Haga clic en "Organizaciones", y luego en "Acerca de la Organización".
Seleccione Editar, luego introduzca un nuevo nombre para su organización.
Haga clic en "Guardar".
Eliminando un Administrador de Organización
Las capacidades de seguimiento y monitoreo del sistema Keycafe no solo resultan en un ahorro de tiempo, sino que también mejoran la responsabilidad sobre las llaves entre sus empleados. Esto se traduce en menos llaves perdidas, extraviadas o robadas, reduciendo la necesidad de recodificación de llaves. Esta es una solución rentable, ya que elimina los gastos asociados con la recodificación de llaves (que puede ser costosa, especialmente para las llaves de vehículos modernos), así como el costo de reemplazar cerraduras en caso de una llave perdida o robada.
Inicie sesión en su cuenta Keycafe.
Seleccione "Usuarios" del menú izquierdo.
Localice el nombre del usuario que desea eliminar como administrador.
Acceda a "Permiso de Organización".
Haga clic en el icono de la papelera junto al nombre de la organización.
Al seguir estos pasos, se revocará el acceso administrativo del usuario a su organización, garantizando el control y solo el acceso autorizado a su sistema de gestión de llaves.
Reflexiones finales sobre la gestión de llaves en el entorno laboral
Entendemos que la adaptación a nuevas características puede requerir soporte o aclaraciones adicionales. Si desea obtener más información sobre las organizaciones, los administradores de organización o cualquier otro aspecto del software de Keycafe, visite nuestro extenso Centro de Ayuda.
Si prefiere una sesión de formación en vivo para su organización, le animamos a ponerse en contacto con nuestro equipo dedicado de gestión de éxito. Estarán encantados de ayudarle y proporcionarle orientación adicional. No dude en contactarnos en support@keycafe.com.
En Keycafe, nos esforzamos por ofrecer las soluciones de gestión de llaves más eficientes y fáciles de usar. Con la introducción de las organizaciones y los administradores de organización, estamos seguros de que nuestro software potenciará a su organización con un control, flexibilidad y comodidad mejorados. Permanezca atento a más actualizaciones interesantes a medida que continuamos evolucionando e innovando.
