¿Tiene llaves? Tenemos soluciones.
Independientemente de su tipo de negocio, es probable que tenga llaves, quizás de automóviles, oficinas, habitaciones de hotel, alquileres a corto plazo o de algo más, de las cuales necesita llevar un control. Ya sea que tenga una o miles de llaves, Keycafe le ayuda a garantizar que solo las personas en quienes confía, ya sean empleados, contratistas, inquilinos o clientes, tengan acceso a ellas.
En pocas palabras, el sistema Keycafe funciona así: Las empresas almacenan las llaves en uno de nuestros SmartBoxes modulares, que pueden expandirse para albergar cientos de llaves. Todas las llaves están etiquetadas con un NFC fob de Keycafe único e identificable. Los usuarios pueden recoger las llaves que necesitan (y solo las llaves que necesitan) autenticándose mediante uno de varios métodos.
Cada vez que una llave es recogida o devuelta en un SmartBox, se registra la hora y la ubicación de la transacción. Dado que usted y los miembros de su equipo siempre sabrán quién tiene cada llave, ahorrará tiempo, preocupaciones y la frustración de tener que buscar llaves extraviadas.
Dado que cada negocio es diferente, el software de Keycafe está diseñado para ser flexible. Puede elegir cualquiera de nuestros ocho métodos de autenticación diferentes que mejor se adapte a usted y a su equipo, y personalizar nuestro software según sus necesidades específicas de flujo de trabajo.
8 Métodos de Autenticación
Cada vez que crea un nuevo usuario, puede elegir cómo desea que se autentique. Los métodos pueden cambiarse y actualizarse a medida que cambian los flujos de trabajo y las necesidades de los usuarios, por lo que nunca estará limitado a un método específico.
Para el personal y usuarios regulares de confianza
Código de acceso
Los códigos de acceso son habilitados por el administrador de una empresa cuando se crean nuevos usuarios. Pueden personalizarse o generarse aleatoriamente, y pueden ser cambiados o revocados en cualquier momento por el administrador. Esto otorga al usuario acceso a cualquier llave para la que se le haya concedido permiso en la red de SmartBoxes de una empresa.
Código QR
Los usuarios con la aplicación Keycafe reciben automáticamente un código QR de usuario, que puede escanearse con la cámara del SmartBox MS5. Este es un método de autenticación rápido y sencillo para los usuarios que ya llevan un smartphone, eliminando la necesidad de memorizar un código.
Número de teléfono
Los usuarios pueden autenticarse utilizando el número de teléfono con el que registraron su cuenta. Para mayor seguridad, el administrador de la empresa puede habilitar la autenticación de 2 factores, lo que requerirá que los usuarios ingresen un PIN personal o un código enviado por SMS después de su número de teléfono. Esto requiere un poco de tiempo adicional, por supuesto, pero no es muy diferente a iniciar sesión en una cuenta bancaria en línea. Además, los números de teléfono son fáciles de recordar, lo que hace que este método sea conveniente para la mayoría de los usuarios.
Aplicación móvil
El método de la aplicación móvil elimina la necesidad de memorizar códigos de acceso y PIN. Los usuarios simplemente inician sesión en la aplicación móvil de Keycafe y seleccionan la llave que desean recoger para desbloquear el compartimento del SmartBox donde se guarda.
Para los usuarios con acceso a un gran número de llaves, la aplicación móvil de Keycafe es la forma más efectiva de ver el estado y el historial de todas las llaves para las que tienen permiso. La aplicación permite a los usuarios buscar y recoger rápidamente una llave sin interactuar directamente con el SmartBox.
Credencial de usuario
Una Credencial de usuario elimina la necesidad de memorizar códigos o de llevar un teléfono. Los usuarios simplemente acercan el fob o la credencial al escáner del SmartBox para autenticarse. La pantalla del SmartBox muestra las llaves a las que se les ha concedido acceso y el usuario puede seleccionar las llaves que desea recoger.
La credencial Keycafe puede ser un fob físico o una etiqueta adhesiva que se puede colocar en una tarjeta de identificación de personal, tarjeta de presentación o cualquier otro objeto que los usuarios lleven regularmente. Las credenciales de usuario son ideales para el personal que accede a un número reducido de llaves regularmente.
Credencial de cliente (Use su propia tarjeta NFC)
Si su organización ya emite credenciales de personal o tarjetas de acceso corporativas habilitadas para NFC, Keycafe le permite ahora usar esas mismas credenciales en el SmartBox en lugar de emitir una credencial Keycafe separada. Utilizando la función de Enlace de Credenciales, los administradores pueden asociar una credencial de empresa existente con un usuario de Keycafe directamente desde el panel de administración.
Esto funciona con credenciales NFC corporativas ampliamente utilizadas, incluidas las tarjetas MIFARE DESFire EV3 8K, un estándar NFC de alta seguridad comúnmente implementado en el control de acceso empresarial. Una vez que la credencial existente de un usuario está vinculada, la acerca al escáner del SmartBox exactamente de la misma manera que lo haría en cualquier otro lector de su edificio, y el SmartBox muestra las llaves que tiene permiso para recoger.
Las Credenciales de Cliente son ideales para organizaciones que ya tienen un sistema de control de acceso implementado y desean extender su credencial existente a Keycafe en lugar de mantener dos credenciales separadas. El personal lleva una sola tarjeta en lugar de dos, los equipos de TI y de instalaciones incorporan a los nuevos usuarios a través del mismo flujo de trabajo que ya utilizan para el acceso al edificio, y la desvinculación se simplifica porque la revocación de una única credencial corporativa interrumpe tanto el acceso al edificio como el acceso a las llaves al mismo tiempo.
Código de llave
Los códigos de llave son códigos asociados a una llave en lugar de a un usuario. Pueden ser utilizados por cualquier persona que conozca el código, independientemente del permiso, para recoger una llave. Esto es útil para flujos de trabajo donde se desean intercambios de llaves rápidos y sencillos.
También son perfectos para recogidas únicas cuando un fob no está unido a la llave, como la recogida de vehículos por parte del cliente fuera del horario comercial en un concesionario de automóviles.
Para invitados o visitantes únicos
Código de reserva
Para hoteles, alquileres a corto plazo, empresas de alquiler de coches y otros usos únicos, nada supera la conveniencia de nuestra reserva única. Los códigos de reserva se envían a los usuarios por correo electrónico o SMS o se acceden desde la aplicación Keycafe. Los usuarios pueden usar este código para recoger la llave asociada durante el período de tiempo establecido por el creador de la reserva. Son de un solo uso y expiran al final del período de reserva.
En cada correo electrónico y SMS se incluye un código QR que se puede escanear en lugar de introducir el código real.
Personalice su flujo de trabajo con alertas personalizadas, marcos de tiempo e integraciones con socios
Dependiendo de su situación, es posible que desee personalizar sus flujos de trabajo para una eficiencia adicional. Keycafe ofrece varias formas de lograrlo.
Los administradores pueden configurar y personalizar alertas programables para llaves o grupos de llaves específicos. Enviarán automáticamente una notificación por SMS o correo electrónico al administrador de una llave, al usuario o a cualquier otra persona dentro de la organización después de un período de tiempo especificado (minutos, horas o días) tras la recogida de una llave o después de un período de tiempo especificado tras el final de una reserva o turno. Un uso común es recordar a los empleados al final de un turno que devuelvan sus llaves, evitando así la falta de llaves para el siguiente turno.
Los turnos de tiempo permiten a los administradores limitar el acceso de un usuario a las llaves a un período de tiempo preestablecido, como el horario comercial normal o un turno de noche. Los turnos de tiempo se pueden aplicar en cualquier momento en que se le concede acceso a un usuario a una llave o grupo de llaves.
Finalmente, Keycafe está diseñado para integrarse perfectamente con una lista creciente de aplicaciones asociadas que incluyen Airbnb, Fleetio, Guesty y RentHub. Si utiliza una de estas aplicaciones para gestionar propiedades o vehículos, puede automatizar la creación de reservas, la generación de códigos de acceso y la comunicación con huéspedes/personal.
¿Quiere saber cómo Keycafe puede optimizar su negocio con un flujo de trabajo personalizado? Contacte hoy mismo con nuestro equipo de ventas para solicitar una demostración del producto.
