Las Alertas programables ayudan a los equipos a mantenerse al tanto de la actividad de acceso a llaves sin tener que revisar el panel de control todo el día. Usted elige el evento, el momento, los destinatarios y el mensaje. Cuando ese evento ocurre, Keycafe envía la alerta por usted.
Nuestra última actualización de producto hace que las alertas sean mucho más personalizables. Ahora tiene más tipos de alertas, una nueva opción de entrega vía webhook y más opciones de programación. Juntas, estas actualizaciones amplían lo que puede automatizar en torno a las recogidas, devoluciones y reservas.
Nuevos Tipos de Alertas
Las Alertas programables ahora cubren más escenarios en el proceso de acceso a las llaves. Además de las alertas existentes para devoluciones tardías de llaves, hemos añadido dos nuevas opciones:
1. Alertas de Intercambio de Llaves
Ahora puede activar una alerta personalizada inmediatamente cuando una llave es recogida y/o devuelta. Esto es útil cuando necesita actualizaciones en tiempo real o desea iniciar un flujo de trabajo externo en el momento en que la llave se mueve.
Con las Alertas de Intercambio de Llaves inmediatas, los equipos pueden reaccionar tan pronto como una llave cambia de manos:
- Los equipos de seguridad obtienen un registro en vivo de las recogidas y devoluciones de activos de alto valor.
- Los gestores de flotas saben el momento exacto en que un determinado grupo de llaves de vehículos sale o vuelve a entrar en la SmartBox.
- El personal de limpieza del hotel recibe una notificación exactamente cuando un huésped ha hecho el check-out y la habitación está lista para la limpieza.
2. Alertas de Creación de Reserva
Se activa una alerta cuando se crea una reserva o reservación. Esto está diseñado para enviar un mensaje personalizado justo después de que alguien reserve acceso a una llave. Los mensajes pueden personalizarse por llave o grupo de llaves, para que el correo electrónico pueda incluir detalles que varíen por unidad, vehículo o activo.
Las alertas de creación de reserva permiten una mejor comunicación con huéspedes y visitantes, para que pueda enviar información en el momento oportuno, justo después de que se reserve el acceso:
- Los anfitriones de alquileres a corto plazo envían pasos de check-in específicos de la unidad, ubicación de la SmartBox, notas de estacionamiento o detalles de WiFi basados en la llave exacta reservada.
- Las agencias de alquiler de coches envían instrucciones de recogida que coinciden con el vehículo asignado.
- Las empresas de alquiler de equipos envían notas de seguridad o instrucciones de devolución relacionadas con el artículo.
Dado que las alertas se pueden configurar por llave o grupo de llaves, el mensaje puede mantenerse preciso sin ediciones manuales.
Envía Alertas vía Webhook
Cada Alerta programable ahora puede entregarse a través de un webhook, no solo por SMS o correo electrónico. Un webhook envía datos de eventos a una URL que usted controla. Desde allí, usted decide qué sucede a continuación: enrutar la alerta a su propio sistema, activar un flujo de Zapier, publicar en Microsoft Teams o Slack, crear un ticket de soporte, actualizar una hoja de cálculo, o cualquier otra cosa que sus herramientas permitan. Esto convierte las Alertas programables en una fuente de eventos limpia que puede adaptar a su operación.
La entrega vía webhook significa que ya no está limitado al formato de correo electrónico o SMS de Keycafe:
Envíe todos los eventos de recogida y devolución a su CRM para mantener un historial de clientes limpio.
Active un mensaje de Slack a un canal de despacho cuando se recoja una llave.
Inicie una tarea de limpieza o mantenimiento en su software de gestión de propiedades cuando un huésped devuelva una llave de habitación.
Registre las entregas de llaves en una base de datos para informes de cumplimiento.
Keycafe se encarga de la detección y la programación. Sus sistemas se encargan de la acción.
Más Opciones de Programación para Alertas de Llaves Tardías
Para las Alertas de Llaves Tardías, ahora tiene opciones de programación más precisas en el intervalo de 12 a 24 horas. Esto le da un mayor control sobre los recordatorios y las escaladas que deben ocurrir “más tarde hoy” o “para mañana”.
Activar y Desactivar Alertas
Las alertas existentes pueden activarse o desactivarse sin necesidad de reconstruirlas. Esto facilita pausar las alertas para operaciones estacionales, ventanas de mantenimiento o cambios de política a corto plazo.
Comience con las Alertas Programables
Las Alertas programables están disponibles para todos los clientes (los usuarios Lite están limitados a un máximo de 3 alertas), y se pueden crear y editar en la aplicación de escritorio de Keycafe. Elija el tipo de alerta, seleccione la llave o grupo de llaves, establezca la programación, escriba su mensaje y seleccione el método de entrega. Los destinatarios pueden incluir administradores, gerentes, usuarios u otras personas de su organización.
¡Visite nuestro Centro de Ayuda para obtener instrucciones completas sobre cómo crear una alerta hoy mismo!
