Muchas empresas pueden verse abrumadas con la gestión de llaves entre múltiples empleados, clientes o huéspedes; la necesidad de la gestión de llaves es tan antigua como las propias llaves.
Durante décadas, la mayoría de las empresas han dependido de hojas de registro y ganchos en la pared, o de costosos casilleros de gestión de llaves heredados. Afortunadamente, las tecnologías IoT emergentes han permitido recientemente la creación de **sistemas de control de llaves** modernos y basados en la nube que pueden realmente mejorar la rentabilidad de cualquier negocio.
Aunque vivimos en un mundo cada vez más digital, las llaves físicas no desaparecerán pronto, ya que el costo de digitalizar flotas de llaves puede ser prohibitivo para la mayoría de las empresas.
Las empresas de tecnología modernas han desarrollado opciones digitalizadas y de alta seguridad para ayudarle a rastrear, almacenar y autorizar el uso de llaves físicas en su organización. Estas van desde configuraciones sencillas de exhibición abierta hasta soluciones altamente avanzadas basadas en la nube que pueden gestionar miles de llaves desde un smartphone o un PC.
Antes de profundizar en las dos formas principales en que se diseñan los **sistemas de gestión de llaves**, analicemos los fundamentos.
¿Qué es un sistema de gestión de llaves?
En este artículo, analizaremos más de cerca un problema mucho más práctico: cómo gestionar, almacenar y asignar llaves físicas a diferentes personas en una organización. Estos **sistemas electrónicos de gestión de llaves** ofrecen una solución fiable y conveniente para el acceso in situ a habitaciones, edificios e incluso vehículos.
A medida que las empresas de diversas industrias crecen y expanden sus operaciones, también lo hace el nivel de complejidad en sus necesidades de gestión de llaves.
Esto se puede observar en una gran variedad de aplicaciones, como:
Alquileres a corto plazo
Gestión de propiedades
Agencias de alquiler de coches
Hoteles
Concesionarios de automóviles
Obras de construcción
Almacenamiento
Empresas de transporte y envío
Instituciones educativas
Instalaciones
Cualquier negocio que utilice múltiples llaves compartidas entre varias personas
Debido a que los **sistemas de control de llaves** se utilizan en muchas aplicaciones, esto a menudo significa que los sistemas reales en uso pueden tener muchas variabilidades de diseño.
Elegir qué sistema de software de gestión de llaves es el mejor para su empresa depende del flujo de trabajo que requiera. ¿Necesita acceso único para huéspedes, acceso del personal interno a todas las llaves en todo momento, o grupos de llaves estrechamente gestionados entre diferentes niveles de personal?
Una vez que haya definido sus necesidades comerciales específicas, esto le ayudará a determinar el sistema de gestión de llaves adecuado para usted.
¿Qué tipos de sistemas de gestión de llaves están disponibles?
Los **sistemas electrónicos de gestión de llaves** vienen en todas las formas y tamaños, dependiendo del perfil de usuario, por supuesto. En este artículo, arrojaremos luz sobre dos de los tipos de sistemas más populares disponibles en la actualidad:
Sistemas de llaves tipo Pegboard
Todas las llaves son visibles a través de una puerta transparente o después de abrir la puerta. Las llaves se sujetan a una clavija con un anillo a prueba de manipulaciones, luego se insertan en el **sistema pegboard** que bloquea la clavija. Cuando un usuario está autorizado para una determinada llave, la clavija se desbloquea y la llave puede ser retirada.
Los **sistemas Pegboard** ofrecen una solución rápida, sencilla y fácil. Aquí hay algunas empresas que ofrecen productos en esta categoría:
Real-Time Networks
Morse Watchmans
Keyper Systems
Traka 21
KeyTrak
Sistemas de llaves tipo casillero
Cada llave está bloqueada en un compartimento individual, por lo que nada es visible desde el exterior, y cuando se accede a una llave, no se ven otras llaves. Los compartimentos individuales garantizan que nadie más tenga acceso físico a sus llaves, una característica útil cuando varios extraños tienen que compartir el mismo sistema, en lugar de un grupo de compañeros de trabajo.
Cuando un usuario se autentica y selecciona una llave para acceder, el compartimento individual se abre, proporcionando acceso a las llaves en su interior. No hay confusión sobre qué llave tomar porque solo hay una opción, lo que facilita el uso del sistema para el personal capacitado, o para huéspedes o clientes ocasionales.
Aquí hay algunas empresas que ofrecen **sistemas de casilleros** para la gestión de llaves:
Matrix
Creone
ShareBox
Keycafe
Casillero vs. Pegboard - ¿Cuál es mejor?
Aunque tanto los sistemas de casilleros como los pegboard tienen varios beneficios, creemos que no todos los sistemas de gestión de llaves son iguales.
Piense en las primeras impresiones: los sistemas de casilleros ofrecen un aspecto mucho más limpio, ideal para aplicaciones de cara al cliente, mientras que los pegboards son mucho más desordenados y pueden resultar una molestia visual, especialmente cuando se colocan en salas de espera u otras áreas de atención al cliente. Los sistemas de casilleros también eliminan inmediatamente cualquier confusión entre diferentes llaves, ya que el sistema no deja lugar a la especulación.
¿Almacenan los pegboards más llaves? Claro, pero pueden volverse bastante desordenados de manejar en el caso de llaveros grandes o múltiples mandos de coche.
Añada a esto el valor de mantener sus llaves ocultas de cualquier otro usuario del sistema, y tendrá un gran argumento a favor de los sistemas de casilleros sobre los pegboard.
¿Qué ofrece un buen sistema de gestión de llaves?
**El objetivo de cualquier sistema de gestión de llaves es prevenir la pérdida de llaves y garantizar únicamente el acceso autorizado.** No existe una solución única para la gestión de llaves, ya que cada sector empresarial tiene desafíos únicos, ya sea gestionar una flota de vehículos, una cartera de propiedades o el check-in de hotel fuera del horario laboral.
El software de gestión de llaves basado en la nube de Keycafe proporciona múltiples flujos de trabajo diferentes que se pueden adaptar a sus requisitos exactos.
Gestión de llaves 24/7
Puede acceder fácilmente a sus llaves, llaveros electrónicos o tarjetas de acceso en cualquier momento, sin necesidad de contactar a los administradores del sistema. Siempre que tenga permiso, estará listo.
SmartBox IoT conectado
El Keycafe SmartBox está siempre conectado, lo que permite la gestión de acceso en tiempo real desde cualquier lugar utilizando una aplicación. Proporcione acceso a una llave o revoque el acceso a todas las llaves al instante, garantizando el acceso autorizado en todo momento.
Permisos granulares basados en la nube
Con capacidades de programación avanzadas, puede otorgar acceso a las llaves no solo por persona, sino también por franja horaria y por grupos predeterminados.
Auditorías de historial sencillas
¿Busca una posible fuga de seguridad? Este sistema garantiza que cada interacción en su sistema queda registrada, con una lista completa y actualizada automáticamente de todos los depósitos y retiros a nivel de llave, usuario y SmartBox.
Altamente modular
El SmartBox viene en varias variaciones diferentes y es altamente escalable incluso en diferentes ubicaciones. Comience con una modesta configuración de 7 casilleros y aumente a cientos a medida que su organización se expanda.
Integraciones de API y aplicaciones
Si ya está utilizando su propio software propietario, Keycafe ofrece un sólido conjunto de recursos para desarrolladores para ayudar a que su solución de gestión de llaves se integre en el ecosistema digital de su negocio.
Múltiples opciones de acceso
A diferencia de muchos otros **sistemas de casilleros**, Keycafe no lo limita a un único método de acceso. Puede autorizar a clientes y empleados mediante un código PIN de entrada táctil, herramientas de autenticación de 2 factores, una aplicación para smartphone, NFC fob físicos e incluso credenciales de usuario.
Calidad de construcción sólida
El SmartBox está construido con acero laminado en frío y aluminio aleado A383, comúnmente utilizado en aplicaciones automotrices y aeroespaciales, lo que hace que la unidad sea mucho más difícil de manipular físicamente.
Conclusión
No hay dos organizaciones que tengan los mismos requisitos de seguridad; a menudo encontrará que la autorización de llaves, incluso con diferentes ubicaciones en la misma área, puede variar significativamente. Hacer un seguimiento de las llaves en un hogar normal ya es bastante desafiante, ¿qué hay de un lugar de trabajo completo?
Afortunadamente, las excelentes tecnologías que hemos comentado hoy ayudan a que la gestión de llaves sea absolutamente sencilla. Si la innovadora solución de Keycafe le interesa, contacte hoy mismo al equipo de ventas para mantener sus llaves en perfecto orden.
