En septiembre de 2021, una estudiante universitaria de 19 años llamada Miya Marcano fue asesinada. A pesar de tener antecedentes penales, el asesino, Armando Caballero, era empleado del complejo de apartamentos donde ella vivía y poseía una llave maestra de los apartamentos del complejo. Los datos del llavero electrónico muestran que accedió al apartamento de Marcano poco antes de que ella regresara a casa del trabajo, donde se cree que la tomó por sorpresa y la mató.
Es una historia horrible y resalta los peligros del acceso incontrolado a las llaves. Una gestión descuidada de las llaves puede poner en peligro tanto a los inquilinos como a sus propiedades.
Ley de Miya
Si hay un aspecto positivo en este trágico suceso, podría ser el Proyecto de Ley del Senado (SB) 898, también conocido como la Ley de Miya, que el gobernador de Florida promulgó el 27 de junio de 2022. La Ley de Miya hace que los inquilinos y sus hogares sean más seguros al exigir a los propietarios y administradores de edificios que tomen medidas específicas sobre quién tiene acceso a sus viviendas.
En resumen, la ley exige a los propietarios que:
Realicen verificaciones de antecedentes penales de los empleados
Den a los inquilinos un aviso de al menos 24 horas antes de entrar en un apartamento
Mantengan un registro que dé cuenta de la emisión y devolución de todas las llaves
Establezcan políticas para la emisión, devolución y almacenamiento de todas las llaves
Esto recae en los propietarios, quienes deben asegurarse de que solo las personas autorizadas tengan llaves de los apartamentos de los inquilinos y solo en los momentos autorizados, y de llevar un registro detallado de quién tiene qué llaves y cuándo. Los propietarios que se han basado en hojas de registro o en guardar las llaves en un cajón deberán mejorar rápidamente la seguridad de sus llaves si quieren estar al día con las nuevas regulaciones.
La gestión de llaves de Keycafe mantiene registros y garantiza el acceso autorizado
Keycafe ofrece sistemas electrónicos de gestión de llaves, permitiendo a los propietarios gestionar, almacenar y controlar el acceso a las llaves. Cada llave se guarda en un sistema de casilleros de llaves conectado a IoT llamado SmartBox, y la llave se adjunta a un chip de seguimiento NFC anónimo. El sistema de gestión de llaves Keycafe mantiene un registro de quién tiene acceso, cuándo y dónde, y almacena las llaves en un lugar centralizado entre usos.
Keycafe es modular y puede crecer con sus requisitos de gestión de llaves. Ya sea que posea unas pocas unidades, un edificio o un complejo entero, los planes flexibles de Keycafe le ayudarán a controlar sus llaves.
Keycafe ayuda a los propietarios a cumplir con la normativa
Dos secciones de la ley son particularmente relevantes para la seguridad de las llaves:
La Sección 4(5)(b) exige a los propietarios "Mantener un registro que dé cuenta de la emisión y devolución de todas las llaves de cada unidad de vivienda."
La Sección 4(5)(c) exige a los propietarios "Establecer políticas y procedimientos para la emisión y devolución de las llaves de las unidades de vivienda y regular el almacenamiento y el acceso a las llaves no emitidas."
Afortunadamente, las funciones de seguimiento de Keycafe facilitan mucho el cumplimiento de la normativa.
El sistema Keycafe mantiene las llaves físicamente guardadas en un casillero de llaves conectado a IoT llamado SmartBox. Cada recogida y devolución de llave se registra, y cada llave se adjunta a un llavero electrónico que se escanea durante las devoluciones. El personal puede acceder a las llaves utilizando un PIN con autenticación de 2 factores opcional, una aplicación de smartphone con sesión iniciada o credenciales de autenticación de usuario.
Según el nivel de permiso del usuario, este puede acceder a algunas, a todas o solo a una de las llaves. Los propietarios pueden conceder o revocar el acceso a las llaves a miembros individuales del personal, departamentos y contratistas en tiempo real para garantizar solo el acceso autorizado.
Como propietario o administrador de edificios, usted tiene un control estricto sobre quién tiene acceso a qué llaves y en qué momentos. Cada recogida y devolución de llaves se monitoriza en tiempo real y se registra en registros descargables. Además, los filtros de búsqueda de llaves le permiten ver el estado de varias llaves a la vez y todas las llaves retiradas por un miembro individual del personal. Si una llave no está donde debería estar, esta función puede ahorrar tiempo y permitir una resolución más rápida.
Un historial de acceso completo le ayuda a cumplir con el requisito de mantener registros de la ubicación de sus llaves, mientras que la combinación de almacenamiento físico y acceso controlado le ayuda a establecer sistemas y políticas para todas las llaves de su propiedad. La Ley de Miya es tan nueva que no está claro qué se requerirá para la prueba anual de cumplimiento, sin embargo, el casillero físico de llaves con los registros descargables debería cumplir con los requisitos de prueba.
Más allá de la Ley de Miya
Los beneficios de usar Keycafe van más allá del mero cumplimiento de la nueva ley, sin embargo. El sistema Keycafe le facilita la vida a usted, a su personal y a sus inquilinos al agilizar el acceso a las llaves con características como:
Acceso a llaves 24/7
El personal autorizado puede acceder fácilmente a las llaves, llaveros electrónicos o tarjetas llave en cualquier momento, sin necesidad de contactar con los administradores del sistema o la gerencia.
Atención al cliente 24/7
Los sistemas de Keycafe cuentan con soporte global de atención al cliente 24/7. Contáctenos en cualquier momento con una llamada rápida o a través de nuestra plataforma de chat.
Permisos granulares
Los propietarios y administradores de edificios pueden especificar exactamente quién tiene acceso a qué llaves y en qué momentos. También pueden asignar permisos a usuarios autorizados basándose en grupos de llaves.
Alertas programables
¿Llaves no devueltas a tiempo? Cree un mensaje de alerta personalizado y automatizado para enviarlo a la persona que retiró las llaves, a un administrador o a cualquier otro usuario.
Aplicación móvil
Puede gestionar los permisos de forma remota y en tiempo real utilizando la aplicación Keycafe desde cualquier lugar.
Automatización completa de API
Puede usar nuestra aplicación, o puede usar nuestra API para integrar Keycafe directamente en el software de su elección.
Diseño modular
La SmartBox es altamente escalable, incluso en diferentes ubicaciones, lo que la hace ideal para inversores inmobiliarios con múltiples propiedades. Empiece con ocho casilleros y amplíe a cientos a medida que adquiera nuevas unidades.
Batería de respaldo
No hay necesidad de preocuparse si se va la luz. Nuestras baterías de respaldo garantizarán que las personas correctas sigan teniendo acceso a las llaves correctas (y que las incorrectas no lo tengan).
Auditorías de historial de llaves
Este sistema garantiza que cada interacción en su sistema quede registrada, con una lista completa y autoactualizada de todos los depósitos y retiros a nivel de llave, usuario y SmartBox.
¿Quiere saber más?
Facilite su vida —y la de sus inquilinos— con el sistema de gestión de llaves Keycafe. Contacte hoy mismo con nuestro equipo de ventas para saber cómo mantener sus llaves en las manos adecuadas.
Para más información sobre la Ley de Miya, consulte el Proyecto de Ley del Senado (SB) 898 del Senado de Florida.
