Aunque las cerraduras digitales son muy avanzadas, su negocio seguirá necesitando llaves físicas durante muchos años. Aquí tiene una guía sobre los beneficios de los sistemas de gestión de llaves físicas frente a las cerraduras digitales en el uso empresarial.
La importancia de la gestión de llaves en el lugar de trabajo
Para empezar, debe comprender la importancia de la gestión de llaves. Cuando tiene una ubicación de trabajo física o una flota de vehículos con sus llaves correspondientes, nunca subestime la necesidad de un sistema sólido de gestión de llaves. Es la forma de rastrear, almacenar y distribuir llaves para acceder a áreas de trabajo y activos.
Conceder acceso al personal a sus activos y ubicaciones sensibles significa otorgar privilegios a las personas con el entendimiento de que no abusarán de ellos. Es importante que pueda rastrear quién tiene acceso a qué llaves y ver el estado de sus activos en cualquier momento.
Por qué necesita un sistema de gestión de llaves
Volviendo a lo básico de un sistema de gestión de llaves, esencialmente hace lo que usted no puede lograr con el seguimiento manual. Logra tres cosas principales para su organización:
Almacena y distribuye llaves
Le permite gestionar permisos de forma remota
Ofrece automatización y análisis
Sin un sistema excelente, perderá valiosas horas de trabajo y mano de obra humana buscando una llave que se ha extraviado. También podría terminar con gastos innecesarios debido a los costos de recambio de llaves.
Opciones de sistemas de gestión de llaves
Las cerraduras digitales son conocidas por sus características impulsadas por la tecnología. Lo que quizás no sepa es que las llaves y cerraduras físicas pueden aprovechar las mismas características utilizando un sistema moderno de gestión de llaves como el Keycafe SmartBox.
Primero, analicemos las diferencias distintivas entre las cerraduras digitales y las llaves físicas. Luego, veremos los beneficios de cada una.
Cómo funcionan las cerraduras digitales
En lugar de una llave física, usted abre una puerta con un dispositivo que utiliza señales electrónicas. Por lo general, las cerraduras digitales emplean un teclado con códigos PIN. Sin embargo, existen opciones para Bluetooth, RFID, huellas dactilares, WiFi y más.
Son convenientes, ya que no necesita llevar una llave física, que puede perderse u olvidarse. Muchas personas que utilizan una cerradura digital lo hacen para eliminar la necesidad de una llave física.
Sin embargo, si necesita convertir la cerradura de una puerta a una cerradura digital, debe cambiar la cerradura de cada puerta para obtener todos los beneficios. Dependiendo del número de puertas en su negocio, esto puede ser prohibitivamente caro. También hay otros desafíos a considerar, por lo que debe tener en cuenta que, a pesar de la comodidad, las llaves y cerraduras físicas aún tienen su lugar en un negocio moderno.
Beneficios de las llaves físicas
Además de las puertas de oficinas y alojamientos, los vehículos y otros activos empresariales todavía utilizan llaves físicas. Han superado la prueba del tiempo y siguen ofreciendo beneficios sobre las tecnologías digitales.
Menos costosas
Las llaves y cerraduras físicas son más baratas que la alternativa digital. Como se mencionó anteriormente, las empresas con muchas puertas que necesitan convertir sus cerraduras se enfrentan a un costo inicial inmenso. La instalación también puede llevar un período de tiempo prolongado, lo que afecta o incluso detiene el negocio.
Fiables
Algunos vehículos nuevos permiten el acceso digital a través de aplicaciones móviles, pero aún así tienen una llave física. Los concesionarios de automóviles gestionan cientos de llaves físicas para su inventario de vehículos y dependen de la gestión inteligente de llaves para realizar un seguimiento de ventas, servicio y otros departamentos. Vea cómo un concesionario Ford utiliza el sistema de gestión de llaves de Keycafe para eliminar la pérdida de llaves.
Beneficios del Keycafe SmartBox
Puede gestionar y almacenar llaves físicas con un sistema como el Keycafe SmartBox.
Mejor gestión de riesgos
Cuando tiene un sistema de gestión de llaves implementado, puede mantener un registro de transacciones de todos los accesos a las llaves. Esto fomenta la rendición de cuentas. Sabe quién es responsable de usar cada llave.
Mejore las operaciones
Debe mantener un control estricto sobre sus llaves físicas. Si debe entregar una llave en un momento determinado y la persona debe devolverla en un momento específico, puede monitorear eso y adaptar el permiso. También puede reservar llaves si debe distribuirlas en un momento particular cuando las tareas son urgentes.
Cómo empezar
Esta es una inversión en eficiencia y claridad empresarial, y un sistema de gestión de llaves físicas no tiene por qué ser complicado. Con el equipo adecuado para apoyarle y educarle, una implementación bien preparada puede marcar una gran diferencia. Aquí le mostramos cómo empezar.
1. Planifique
Primero, antes de invertir en un nuevo sistema de gestión de llaves físicas, tómese un tiempo para decidir qué quiere que haga su sistema. ¿Qué resultados debería generar para usted? Cuando tenga un plan, la implementación de su sistema de gestión de llaves físicas será sencilla.
2. Diseñe
A continuación, deberá decidir cuántas llaves necesita gestionar y qué tipo de información desea del software. Además, deberá saber cuáles son las ubicaciones donde desea que se almacenen y se accedan a las llaves.
3. Rastree e integre
Una vez que haya instalado con éxito su sistema de gestión de llaves, podrá rastrear y gestionar sus llaves físicas. Con algunos sistemas como Keycafe, puede beneficiarse de integraciones de software de la industria o utilizar la API para crear su propia integración.
Gestione sus llaves con un Keycafe SmartBox
Desde una sola cuenta, puede rastrearlo todo. Ya sean empleados, clientes, contratistas o inquilinos, puede personalizar el acceso a las llaves desde cualquier lugar utilizando un Keycafe SmartBox.
Con una instalación sencilla, el Keycafe SmartBox se puede añadir a todo tipo de paredes, y un equipo de incorporación experto está disponible para asegurar que su configuración sea perfecta.
¡Deje de preocuparse por sus llaves y actúe con Keycafe poniéndose en contacto con nuestro equipo hoy mismo!
