Las empresas de seguridad que operan su propia flota necesitan un sistema de llaves que registre quién utiliza cada vehículo sin depender de que alguien recuerde hacerlo. Con turnos nocturnos y una flota en crecimiento, ese control se convierte en un trabajo en sí mismo.
Para una empresa de seguridad, cada vehículo de patrulla representa una llave que entregar, localizar y recuperar. Cuando los turnos duran 12 horas y los empleados se van a casa a dormir después, encontrar una llave que no apareció donde debía puede llevar horas.
Durante mucho tiempo el método fue el mismo: llaves en una caja o sobre un mostrador, con una etiqueta para identificar cada vehículo. Mientras la flota es pequeña, el sistema funciona. A medida que la flota crece, se pierde tiempo, no hay un historial que consultar y resulta imposible saber quién tiene qué.
Esa es la situación con la que se encontró Patrick Nalon como gerente de flota en Signal of Tampa, la franquicia de Signal en Tampa, Florida, que presta servicios de seguridad.
Hoy el equipo gestiona 36 vehículos con Keycafe.
Una flota que creció más rápido que su sistema de llaves
Patrick lleva unos cinco años y medio en el puesto. Cuando empezó, la flota tenía 14 vehículos. Hoy cuenta con 36, con un vehículo más recién encargado y otros dos previstos para dentro de un par de meses. El puesto de gerente de flota existe porque el propietario de la franquicia quería poner orden en un área que no se estaba gestionando adecuadamente, y una de las primeras medidas fue introducir un sistema de gestión de llaves.
El punto de partida era muy sencillo:
“Cuando empecé, las llaves estaban simplemente en una caja. Y cuando no tienes muchos vehículos, tal vez eso sea aceptable”.
Sin embargo, ese método no ofrecía ningún control. Las llaves se guardaban en una caja o se dejaban en un mostrador, con etiquetas que el propio equipo troquelaba con el número de cada vehículo:
“No había ningún control de responsabilidad. No sabías quién tenía qué. A veces los empleados se llevan las llaves a casa, o las llaves se pierden”.
Trazabilidad: saber quién tuvo cada llave y cuándo
El problema más frecuente estaba ligado a los horarios de trabajo. La mayoría de los agentes trabajan de 6:00 p. m. a 6:00 a. m. y se van a casa a dormir al final del turno, por lo que cuando faltaba una llave, alguien tenía que contactarlos para preguntar por ella:
“Ocurría todo el tiempo. Teníamos que contactarlos para decirles: ‘Oye, ¿dónde están las llaves de este vehículo en particular? ¿Las tienes tú?’. Había que localizarlos y a veces pasaba hasta el día siguiente antes de que las recuperáramos”.
Con Keycafe, esa búsqueda se reduce a una sola consulta:
“Puedo mirar en el sitio web y ver exactamente quién la tuvo y a qué hora, y así es un poco más fácil averiguar quién tiene qué”.
Cada recogida y devolución está ahora vinculada a un usuario identificado, por lo que no hay necesidad de preguntar a cada empleado. El equipo también mantiene un juego de llaves principal y otro de repuesto para cada vehículo, y ambos se guardan en el sistema.
Un sistema a la medida de una flota mediana
Antes de elegir, Patrick asistió a ferias comerciales para gerentes de flotas e investigó las opciones del mercado. Descubrió que muchos sistemas estaban diseñados para el volumen de un gran concesionario de automóviles, con precios acordes a ello. Lo que él necesitaba era un sistema que se ajustara a una flota mediana, y el enfoque modular de Keycafe encajaba: una unidad base con unidades de expansión que añaden compartimentos a medida que la flota crece, de modo que la capacidad escala de forma controlada en lugar de requerir un gabinete enorme desde el primer día:
“Gran parte de la decisión fue por el precio. No somos un gran concesionario de autos, no necesitamos ese nivel. [...] Este tenía el tamaño adecuado para nosotros”.
Tras reducir la lista a un par de opciones, una demostración de Keycafe definió la decisión y el sistema se envió directamente al equipo.
Su instalación actual consta de una unidad principal con nueve compartimentos y una segunda unidad con 42, y puede ampliarse con más módulos si la flota sigue creciendo. Otras franquicias de Signal le preguntan con regularidad cómo gestiona la empresa su flota e incorpora al personal, y Patrick les ha recomendado Keycafe.
Administración remota, con códigos PIN como método de acceso
Al preguntarle por su función favorita, Patrick destacó el panel de control de Keycafe que utiliza para gestionar el sistema:
“Llevo una computadora portátil todo el tiempo y me gusta mucho el sitio web. Es muy fácil de usar”.
Desde el panel de control introduce los números de los vehículos y añade a nuevos empleados; recientemente incorporó a tres personas de esta manera. Para identificarse en la unidad, los empleados utilizan el PIN de combustible que ya tienen asignado:
“Usamos sus PIN de combustible. Son como el número PIN de un banco. [...] Así no tienen que recordar dos números”.
También recibe una notificación cada vez que alguien retira o devuelve una llave. La unidad está cerca de su oficina, por lo que puede oír cuándo alguien la está usando. Pero incluso cuando está fuera de las instalaciones o en otra sala, las alertas en tiempo real lo mantienen al tanto.
Fácil adopción por parte del personal y atención al cliente
Como ocurre con cualquier cambio de proceso, al principio hubo cierta resistencia, pero se disipó rápidamente:
“Es tanto mejor que enseguida se dieron cuenta, y ahora lo usan todos los días”.
En cuanto al soporte, Patrick destacó una relación positiva con el equipo de Keycafe, tanto durante la demostración inicial como a través de la asistencia continua:
“Me responden a las dudas que tengo y me dan otros consejos y recomendaciones”.
Dado que Tampa se encuentra en una zona de huracanes, también mencionó la batería de respaldo de la unidad como un punto a favor durante los cortes de energía.
Ahorro de tiempo y vehículos siempre en servicio
Para Patrick, el principal beneficio es el tiempo. Como el juego de llaves de repuesto se guarda en el sistema junto con el principal, los vehículos pueden seguir operando mientras se localiza una llave, y el sitio web muestra quién la tuvo por última vez.
“Siempre se ahorra más tiempo que teniendo que llamar a un cerrajero o hacer que alguien reemplace un mando de 300 dólares”.
Al preguntarle qué le diría a otra empresa que todavía gestiona las llaves con una caja o una hoja de registro, su respuesta fue directa:
“Diles que me llamen directamente. [...] Si lo están haciendo con una caja y tienen muchos autos, esta sería la solución para ellos, sin duda”.
La experiencia de Signal of Tampa ofrece varias lecciones para cualquier organización con una flota en crecimiento:
Reemplazar la caja o el mostrador por un sistema conectado que identifique a cada usuario.
Consultar el historial en lugar de contactar a cada empleado cuando falta una llave.
Elegir un sistema adaptado al tamaño de la flota, con margen para ampliarse.
Utilizar un PIN que los empleados ya conozcan, para que no tengan que recordar otro más.
Mantener un juego de llaves de repuesto para cada vehículo a fin de que una llave extraviada no detenga las operaciones.
Capacitar al personal sobre cómo colocar las llaves correctamente en los compartimentos.
Habla con nuestro equipo para descubrir cómo otros operadores de flotas reemplazaron las cajas y las hojas de registro por un historial completo de cada llave.
