¿Cómo Biarritz Camping mejoró las llegadas tardías y la gestión de llaves con Keycafe?

Antes de implementar Keycafe, Biarritz Camping gestionaba las llegadas tardías utilizando bandejas de recogida colocadas fuera de la zona de recepción. Cada huésped que llegaba recibía un pequeño sobre que contenía las llaves de su alojamiento, un mapa del camping y las pulseras requeridas. Aunque este proceso permitía a los huéspedes llegar después del cierre de la recepción, ofrecía seguridad y visibilidad limitadas. El equipo no podía confirmar con exactitud cuándo un huésped había recogido un sobre ni verificar quién había tomado cada juego de llaves. También existía el riesgo de que los huéspedes recogieran accidentalmente el sobre equivocado o entraran en el alojamiento de alquiler incorrecto. Con las llaves y la información de llegada desatendidas fuera de la recepción, el camping necesitaba una forma más segura y fiable de dar la bienvenida a los huéspedes fuera del horario de atención. Más allá de las llegadas tardías, Biarritz Camping quería mejorar la coordinación de llaves entre recepción y limpieza. El equipo necesitaba una forma eficiente de gestionar las llaves de los huéspedes que salían temprano, pasarlas al personal de limpieza y devolverlas de forma segura antes de la llegada de los siguientes huéspedes.

Biarritz Camping instaló una Keycafe SmartBox fuera de la oficina de recepción como un punto centralizado de intercambio de llaves para los huéspedes, el personal de recepción y el equipo de limpieza. Antes de que cierre la recepción, el personal coloca la llave del alojamiento de cada huésped que llega tarde dentro de la Keycafe SmartBox. El huésped recibe un SMS que contiene un código de recogida único vinculado a la llave asignada. Al llegar al camping, introducen el código en la SmartBox, recogen su llave y se dirigen directamente a su unidad. Este proceso controlado reemplaza los sobres y materiales de llegada que antes se dejaban sin supervisión fuera de la recepción. El mismo sistema facilita las rotaciones de alojamiento durante el día. Los huéspedes que salen temprano depositan sus llaves en la SmartBox, creando un punto de entrega centralizado donde la recepción puede coordinar el acceso para el equipo de limpieza. El equipo de limpieza recupera las llaves pertinentes cuando un alojamiento está listo para ser limpiado y las devuelve a la SmartBox después de completar el trabajo. Esto mantiene las llaves seguras y accesibles en cada etapa del flujo de trabajo de rotación.

Keycafe ha transformado la forma en que Biarritz Camping gestiona las llegadas tardías. En lugar de dejar sobres con llaves e información de los huéspedes fuera de la recepción, el camping ahora puede proporcionar acceso seguro, controlado y autónomo a cada huésped. Los huéspedes que llegan tarde ya no tienen que preocuparse por el horario de recepción ni por coger las llaves equivocadas. Reciben un código de recogida único por SMS y pueden recuperar las llaves correctas cuando lleguen, lo que les proporciona una experiencia de registro más fluida y cómoda. El equipo del camping también se beneficia de una mayor visibilidad y control. Los intercambios de llaves se pueden gestionar de forma más fiable, reduciendo la incertidumbre sobre si un huésped ha recogido sus llaves y minimizando el riesgo de que alguien acceda al alojamiento de alquiler equivocado. Keycafe también ha mejorado la coordinación interna. Cuando los huéspedes salen antes de las 9 a.m., sus llaves devueltas pueden pasar de recepción a limpieza de forma más eficiente. Esto permite al equipo anticipar los programas de limpieza, comenzar los cambios de alquiler antes y preparar los alojamientos para los huéspedes entrantes. Una vez finalizada la limpieza, el personal de limpieza puede devolver las llaves a la SmartBox, donde permanecen seguras y listas para el siguiente huésped. Al apoyar todo el proceso —desde la salida anticipada y la limpieza hasta la llegada tardía— Keycafe ha ayudado a Biarritz Camping a aumentar la productividad al tiempo que proporciona tanto al personal como a los huéspedes una mayor tranquilidad.