¿Cómo Cocoonr automatizó el acceso a llaves para huéspedes y contratistas en 18 propiedades de alquiler a corto plazo?

Como una agencia de gestión de propiedades en rápido crecimiento, Cocoonr se enfrentaba a los cuellos de botella operativos de la gestión tradicional de llaves. Para el registro de huéspedes, el personal se veía obligado a reunirse físicamente con los viajeros en cada propiedad, lo que implicaba franjas horarias de citas restrictivas y obligatorias que resultaban inconvenientes para los huéspedes y consumían valiosas horas de trabajo.

Internamente, la organización de las llaves en sus oficinas regionales se basaba en métodos primitivos, incluyendo una caja de almacenamiento de plástico básica con pequeños cajones manuales. Esta configuración era altamente susceptible al error humano; las llaves se devolvían con frecuencia a los compartimentos equivocados, causando confusión operativa, pérdida de llaves y un aumento en los costos de reemplazo. Además, la falta de supervisión centralizada creaba una vulnerabilidad de seguridad continua, ya que todas las llaves eran continuamente accesibles para proveedores de servicios externos sin ningún mecanismo de seguimiento verificable.

Para eliminar cuellos de botella manuales, Cocoonr centralizó sus operaciones instalando Smartboxes de Keycafe en 18 de las ubicaciones de sus agencias. Para garantizar un proceso de administración completamente sin contacto, Cocoonr utilizó la API abierta de Keycafe para desarrollar soluciones de TI personalizadas, integrando el sistema de gestión de llaves directamente en su software interno de gestión de propiedades.

El sistema integrado automatiza completamente el flujo de trabajo de acceso a la propiedad. Cuando un viajero reserva un alojamiento, el sistema genera automáticamente un código de acceso a través de la API y lo envía por mensaje de texto o correo electrónico al huésped 24 horas antes de la llegada. Los huéspedes pueden entonces recoger sus llaves de forma independiente en el Smartbox cuando lleguen. Además, Cocoonr extendió este sistema a su personal externo; los proveedores de limpieza y mantenimiento utilizan códigos de acceso únicos vinculados directamente a sus tareas para recoger y devolver las llaves de forma independiente.

Desde la adopción de Keycafe, Cocoonr ha modernizado con éxito su infraestructura operativa, logrando grandes hitos en eficiencia y seguridad. Al automatizar el proceso de intercambio de llaves, la agencia facilitó con éxito varios miles de check-ins de viajeros de autoservicio para 2025. Esto eliminó por completo la necesidad de que el personal realizara entregas manuales, ahorrando considerables horas de trabajo y permitiendo a los equipos centrarse en las tareas principales de hospitalidad.

El sistema también ha brindado total tranquilidad al equipo interno. El seguimiento en tiempo real y los registros de auditoría digitales garantizan que los gerentes sepan exactamente qué proveedor tiene una llave en cualquier momento. Además, cuando un huésped hace el check-out y devuelve su llave al SmartBox, la notificación automatizada permite a los equipos de limpieza optimizar instantáneamente sus rutinas y anticipar los cambios con antelación.