Cómo Vest Bilutleie automatizó el alquiler de coches 24/7 con Keycafe

Vest Bilutleie ofrece servicios de alquiler de vehículos en el oeste de Noruega. Antes de Keycafe, la empresa dependía de su personal para entregar las llaves en persona, lo que obligaba a contar con un empleado disponible en el lugar y momento exactos para cada recogida y devolución.

Gestionar alquileres fuera del horario comercial resultaba especialmente complicado, ya que el equipo a menudo debía desplazarse hasta la ubicación de los vehículos solo para atender a los clientes. Además, sus antiguos armarios de llaves ralentizaban las recogidas, pues los datos de acceso solo podían compartirse una vez que el vehículo estaba listo y la llave se encontraba físicamente dentro. Con planes de expandirse y desarrollar su propia plataforma de alquiler, la empresa necesitaba una estrategia de gestión de llaves totalmente nueva.

Vest Bilutleie eligió Keycafe como una alternativa moderna a sus armarios de llaves tradicionales. Su interfaz intuitiva y sus compartimentos individuales para llaves hacen que las recogidas sean más sencillas y rápidas, tanto para los clientes como para el personal.

Ahora, los clientes reservan a través del sitio web de Vest Bilutleie y reciben un SMS con los detalles de la recogida en cuanto se crea su reserva. El personal simplemente coloca la llave del vehículo en el SmartBox una vez completada la preparación. Además, Keycafe está integrado directamente en el sistema de reservas de Vest Bilutleie mediante API, lo que permite sincronizar automáticamente el estado al recoger o devolver las llaves y enviar alertas por correo electrónico al personal.

Como explica Thomas Tufta Løberg, cofundador y CEO: “Podemos ver exactamente cuándo se recogió y se devolvió el coche, sin dudas ni suposiciones”.

Vest Bilutleie comenzó a ver los beneficios operativos de Keycafe en sus primeras dos semanas. Dado que los clientes ahora pueden recoger y devolver vehículos a cualquier hora, el personal ya no pierde tiempo desplazándose para realizar entregas nocturnas o a primera hora de la mañana. Ahora, el equipo puede atender a varios clientes simultáneamente, lo que permite a la empresa escalar su volumen de alquileres sin necesidad de contratar más personal.

El flujo de trabajo automatizado también ha transformado la coordinación interna del equipo. Gracias a la sincronización en tiempo real y a las alertas automáticas, el equipo cuenta con una visibilidad precisa y constante de cada vehículo en todas sus ubicaciones. Esto elimina una gran cantidad de trabajo administrativo y de incertidumbre en las operaciones diarias, dejando a Vest Bilutleie en una posición ideal para sostener un crecimiento continuo en el oeste de Noruega.