¿Cómo Avis aumentó el volumen de alquileres con acceso a llaves 24/7?

Al igual que muchos otros operadores de alquiler de vehículos, la agencia de Avis en Sallanches se enfrentaba a una limitación estructural en sus operaciones: la entrega de vehículos estaba estrechamente ligada a horarios fijos y a la disponibilidad de terceros.

Dado que una parte significativa de los alquileres se realizaba en estaciones de tren, el proceso dependía en gran medida de los mostradores de SNCF o del personal in situ para la distribución de las llaves de los vehículos. Si bien este sistema funcionaba en condiciones normales, rápidamente se volvía poco fiable en escenarios reales, especialmente durante las temporadas altas de turismo.

Cuando los trenes llegaban con retraso, los clientes a menudo llegaban a la estación después del cierre de los mostradores. En estas situaciones, a pesar de que el alquiler estaba confirmado y el vehículo listo, los clientes no podían recoger sus llaves. Esto generaba una experiencia frustrante para los viajeros, quienes no tenían control sobre el retraso, y ponía al equipo de Avis en una situación difícil.

El problema no era ocasional, sino recurrente. Cada retraso no solo representaba un cliente insatisfecho, sino también una oportunidad de negocio perdida. Con el tiempo, estas limitaciones restringieron la capacidad de la agencia para aprovechar al máximo la demanda, particularmente para llegadas tardías o alquileres fuera del horario comercial.

En un sentido más amplio, el equipo carecía de flexibilidad. La entrega de llaves debía sincronizarse con los horarios de apertura, impidiendo que la agencia ofreciera un servicio verdaderamente continuo. Esta rigidez operativa se convirtió en una clara barrera para el crecimiento.

Para superar estas limitaciones operativas, la agencia de Avis en Sallanches implementó los sistemas Keycafe SmartBox, transformando la forma en que se gestionan y acceden las llaves de los vehículos. Con este sistema implementado, las llaves se depositan de forma segura con antelación —ya sea durante el día o incluso el día anterior al alquiler. Los clientes reciben entonces instrucciones de acceso seguro, lo que les permite recoger sus llaves de forma independiente a su llegada, sin necesidad de presencia de personal. Este cambio ha modificado fundamentalmente el modelo operativo de la agencia. La entrega de llaves ya no está sujeta a horarios de apertura fijos ni depende de la disponibilidad de terceros. En su lugar, los clientes pueden acceder a su vehículo en cualquier momento, incluso a altas horas de la noche o a primera hora de la mañana. Como resultado, la agencia ahora puede operar más allá de sus horarios de apertura físicos, ofreciendo eficazmente un servicio continuo sin extender los requisitos de personal. Paralelamente, cada transacción de llaves se registra automáticamente, proporcionando trazabilidad completa y visibilidad en tiempo real. El equipo puede supervisar la actividad, verificar los horarios de recogida y acceder a un historial completo de interacciones, garantizando tanto el control como la rendición de cuentas. Al eliminar las limitaciones de tiempo y las dependencias externas, esta solución permite un enfoque más flexible, fiable y escalable para el alquiler de vehículos.

La transición a un sistema automatizado de gestión de llaves aportó una flexibilidad operativa inmediata a la agencia Avis en Sallanches. Las limitaciones vinculadas a los horarios de apertura y la disponibilidad de terceros han sido completamente eliminadas. Los clientes ahora pueden acceder a su vehículo independientemente de la hora de llegada, incluso en caso de retrasos de tren.

La agencia también se beneficia de un claro aumento en las oportunidades de ingresos. Al eliminar las limitaciones de tiempo, Avis puede atender a más clientes sin extender los horarios de personal. Los alquileres que antes se habrían perdido ahora se completan con éxito.

A nivel operativo, el equipo ha ganado visibilidad y control completos. Con acceso a datos en tiempo real y registros históricos, pueden rastrear exactamente cuándo se recogen las llaves y asegurar que cada entrega se complete según lo esperado. Esto ha reducido significativamente la incertidumbre y ha mejorado la gestión diaria.