Clamens & STPS Logran la Trazabilidad Completa de Llaves de Flota para Operaciones de Obras Públicas

Ensis Groupe, con sede en Villeparisis, Francia, opera una diversa flota de vehículos a través de sus filiales: Clamens, dedicada al reciclaje de materiales de construcción, y STPS, una empresa de obras públicas que presta servicios a importantes proveedores de servicios públicos como GRDF (Gaz Réseau Distribution France) y EDF (Électricité de France). Con más de 90 vehículos y 480 empleados, sus operaciones requieren una coordinación diaria entre conductores, mecánicos y gerentes en múltiples departamentos y turnos, incluido el trabajo nocturno y las guardias de emergencia.

La empresa dependía de un proceso manual para la gestión de las llaves de los vehículos, utilizando un tablero físico y taquillas de oficina. Los conductores a menudo dejaban las llaves en lugares informales, se olvidaban de devolverlas o las pasaban de mano en mano, creando incertidumbre sobre la disponibilidad de los vehículos. Cuando un camión necesitaba ser reasignado, reparado o despachado con urgencia, no saber dónde estaba la llave (o si siquiera estaba en las instalaciones) provocaba retrasos, fricciones internas e interrupciones del servicio.

Para aportar estructura y seguridad a la gestión de sus llaves, Ensis Groupe implementó sistemas Keycafe SmartBox en sus operaciones de Clamens y STPS. Conductores, personal del taller y gestores de despacho utilizan ahora el sistema a diario para recoger y devolver llaves mediante un acceso seguro y registrado.

A cada usuario se le asigna un código PIN único vinculado a permisos específicos según su rol y responsabilidades. Por ejemplo, los conductores solo ven las llaves pertinentes a sus vehículos asignados, con acceso limitado a franjas horarias específicas. Los equipos del taller pueden recoger cualquier llave que necesiten para el mantenimiento, mientras que los gestores de despacho pueden conceder o revocar el acceso de forma remota a través de la aplicación Keycafe.

Esta configuración garantiza que solo el personal autorizado manipule las llaves, con total visibilidad de cada transacción. El sistema SmartBox sustituyó las prácticas informales por un flujo de trabajo estandarizado y auditable, mejorando la seguridad, la rendición de cuentas y el control operativo.

Tras la implementación de Keycafe en sus operaciones de Villeparisis, Ensis Groupe logró una transformación completa en la gestión de llaves por parte de conductores, gerentes y personal de taller. Las entregas informales y los métodos de almacenamiento inseguros fueron reemplazados por un sistema estructurado y rastreable que permitió a los usuarios acceder de forma independiente a las llaves que necesitaban, mientras que los administradores mantenían un control total sobre los permisos y las ventanas de acceso. Esto fue especialmente valioso para los turnos de noche y fin de semana, donde los equipos de guardia pudieron recuperar las llaves sin demora y continuar las operaciones sin necesidad de apoyo gerencial in situ.

El nuevo sistema también mejoró la coordinación entre equipos. Los despachadores pueden reasignar vehículos rápidamente según la disponibilidad, y el personal de mantenimiento puede recuperar las llaves para reparaciones cuando sea necesario, todo ello sin interrumpir los flujos de trabajo. Con procedimientos claros y acceso centralizado, la gestión de llaves se volvió más rápida, más segura y significativamente más fiable para todos los involucrados.