Dentro del aeropuerto más grande de Uruguay: ¿Cómo Carrasco International automatizó el control de llaves para más de 400 empleados?

Antes de adoptar Keycafe, Aeropuertos Uruguay gestionaba cientos de llaves mediante un proceso completamente manual en el Aeropuerto Internacional de Carrasco, el más grande de Uruguay. La operación implicaba el seguimiento de llaves para una flota de vehículos de apoyo terrestre, zonas de acceso restringido y equipos de aviación especializados en todo el aeropuerto, con cada retirada y devolución de llave registrada manualmente en una hoja de cálculo.

A medida que el número de llaves aumentaba, el proceso se volvía cada vez más difícil de gestionar para los más de 400 empleados y contratistas externos. El personal a menudo dedicaba tiempo valioso a buscar en armarios de llaves abarrotados para localizar llaves específicas, ralentizando las operaciones diarias y limitando la visibilidad del uso de las llaves. Los retrasos en la búsqueda o recuperación de llaves interrumpían el trabajo programado con proveedores externos, afectando la eficiencia operativa y creando una carga de trabajo administrativa innecesaria.

Aeropuertos Uruguay implementó Keycafe para reemplazar su proceso manual de gestión de llaves con un sistema seguro y automatizado que proporciona acceso controlado y visibilidad en tiempo real en todas las operaciones del aeropuerto. La plataforma se configuró para adaptarse a la estructura organizativa del aeropuerto, asegurando que los empleados y proveedores externos puedan acceder solo a las llaves relevantes para sus responsabilidades, un requisito crítico para una instalación que opera bajo estrictos estándares de seguridad aérea.

Los administradores gestionan el sistema en general configurando ajustes, creando usuarios, organizando grupos de llaves y definiendo permisos de acceso. Los gerentes, como los jefes de área, supervisan las llaves dentro de sus departamentos y pueden conceder acceso temporal a empleados o proveedores externos cuando sea necesario. Los usuarios base tienen acceso continuo a las llaves operativas que necesitan para sus responsabilidades diarias, mientras que los proveedores externos reciben acceso por tiempo limitado solo para tareas aprobadas.

Esta estructura permite a los usuarios localizar y recuperar rápidamente las llaves autorizadas, al tiempo que mantiene la rendición de cuentas a través del seguimiento automatizado de la actividad y la supervisión centralizada.

En una instalación donde cada minuto de retraso operativo puede repercutir en los horarios de vuelos, el trabajo de contratistas y los servicios de pasajeros, Aeropuertos Uruguay experimentó mejoras inmediatas en la eficiencia y los tiempos de respuesta tras implementar Keycafe. Ahora, los empleados pueden retirar y devolver llaves autorizadas de forma independiente a través de un proceso más rápido y optimizado, mientras que el filtrado de búsqueda basado en el acceso ayuda a los usuarios a encontrar rápidamente exactamente lo que necesitan.

El aeropuerto también redujo los costos asociados con duplicados de llaves, reemplazos de cerraduras y trabajos de contratistas reprogramados. Al adaptarse a los requisitos específicos de seguridad, mantenimiento, operaciones y proveedores externos, Keycafe ofreció una solución que se integró a la perfección en los flujos de trabajo diarios del aeropuerto.