Cómo East Sussex Healthcare NHS Trust recuperó el control de las llaves de su flota de vehículos

East Sussex Healthcare NHS Trust opera varias instalaciones de atención aguda, incluyendo el Hospital General del Distrito de Eastbourne. Para respaldar esta vasta red, ESHT se apoya en una flota dedicada de vehículos compartidos, gestionada por el equipo de correo y mensajería, garantizando el transporte diario y eficiente de registros médicos, muestras y suministros esenciales entre todas las sedes. El personal de toda la organización utiliza estos vehículos. Las llaves de los vehículos se guardaban en una oficina de estacionamiento separada, por lo que el personal tenía que solicitar acceso allí, mientras el equipo de transporte registraba las reservas en un calendario compartido que el personal de estacionamiento mantenía.

A medida que crecía la demanda de la flota, el flujo de trabajo fragmentado empezó a causar problemas reales. Depender de otro departamento para la entrega de llaves implicaba errores administrativos recurrentes, calendarios desincronizados y vehículos con reservas duplicadas. Sin un sistema de seguimiento dedicado y sin llaves en el sitio, las recogidas eran difíciles de coordinar y las reservas fallaban regularmente.

La entidad implementó Keycafe para centralizar el acceso a su flota y gestionar las llaves de forma autónoma, las 24 horas del día. El personal solicita un vehículo indicando las fechas y horarios de uso. El equipo de correos y mensajería verifica la disponibilidad, asigna un vehículo y registra la reserva en el software de Keycafe. A partir de ese momento, el sistema envía al usuario instrucciones seguras de recogida y devolución, válidas únicamente durante el período de su reserva. El personal utiliza un código único para recoger las llaves asignadas del SmartBox y las devuelve al sistema al finalizar el uso del vehículo. Durante este ciclo, el equipo de correos y mensajería recibe notificaciones automáticas que monitorean el proceso de entrega y devolución. Así, se elimina la necesidad de presencia física para la entrega y el departamento mantiene un control total de sus llaves.

Keycafe: Estabilidad inmediata en la gestión de vehículos compartidos de la entidad. Los conductores destacan su facilidad de uso y fiabilidad constante. La administración centralizada de llaves eliminó errores de programación y optimizó el tiempo del personal en cada reserva. El éxito llevó a la entidad a instalar un segundo sistema Keycafe en otro hospital.

Los datos de uso: un activo valioso. Una visión precisa y en tiempo real de cómo y cuándo se utilizan las llaves permitió a la dirección optimizar la ubicación de la flota en el campus. Keycafe justificó rápidamente la inversión al eliminar errores administrativos y reducir el riesgo financiero por llaves y vehículos perdidos.