Heiwa Group Moderniza el check-in hotelero con el sistema de gestión de llaves de Keycafe.

A medida que la empresa de gestión de alquileres a corto plazo Heiwa Group se expandía de los alquileres de Airbnb a la industria hotelera, se enfrentaron a una nueva realidad operativa. En el Hôtel de la Poste en Sierre, todo el acceso de los huéspedes debía ser centralizado en una única ubicación, a diferencia de su cartera de apartamentos previamente dispersa por toda la Suiza francófona.

Tradicionalmente, las llaves de las habitaciones del hotel se entregaban en persona en la recepción. Si bien este enfoque funcionaba durante un horario limitado, rápidamente se volvió restrictivo para el pequeño hotel de 15 habitaciones. Los huéspedes a menudo querían llegar antes o después del horario de recepción, y mantener una recepción 24/7 no era financieramente viable.

El objetivo de Heiwa no era eliminar la interacción humana, sino complementarla. Querían ofrecer a los huéspedes más flexibilidad, al tiempo que garantizaban que el hotel pudiera seguir funcionando sin problemas, incluso cuando el personal no estuviera disponible, y sin comprometer la seguridad ni la profesionalidad.

Heiwa Group buscó un sistema de gestión de llaves automatizado y fiable y se decidió por Keycafe. Consideraron alternativas como instalar cerraduras inteligentes en cada puerta, pero las descartaron rápidamente debido a los altos costos de instalación, los complejos requisitos de infraestructura y la flexibilidad limitada en diferentes tipos de propiedades.

Keycafe destacó por su diseño de taquilla electrónica de llaves centralizada, su bajo costo de infraestructura y su facilidad de implementación. En lugar de reemplazar cada cerradura, Heiwa pudo digitalizar el acceso utilizando un sistema único y seguro ubicado in situ en el vestíbulo del hotel.

Hoy, Keycafe desempeña un papel central en el flujo de trabajo de check-in del hotel. Los huéspedes pueden hacer el check-in de forma tradicional en recepción o bien optar por una experiencia totalmente de autoservicio. Mensajes automáticos enviados a través de la integración de Keycafe y Hostaway proporcionan a los huéspedes instrucciones de acceso a la puerta y un código Keycafe único que está activo solo entre las horas de check-in y check-out de Hostaway, permitiéndoles recoger la llave de su habitación en cualquier momento, de día o de noche.

A las pocas semanas de usar Keycafe, Heiwa Group observó claras mejoras operativas. Las interrupciones en el check-in se redujeron drásticamente, y los huéspedes respondieron positivamente a la simplicidad y autonomía del sistema.

El horario de apertura de la recepción se redujo sin limitar el acceso de los huéspedes, liberando al personal de intervenciones innecesarias a altas horas de la noche o de última hora. Incluso cuando el personal no está disponible por enfermedad o por desfases en la programación, los huéspedes pueden seguir accediendo a sus habitaciones fácilmente.

Más allá de la eficiencia, Keycafe ayudó a modernizar la imagen del hotel. Al adoptar la digitalización y manteniendo el servicio presencial opcional, Heiwa consiguió llevar un hotel suizo tradicional al siglo XXI sin sacrificar la hospitalidad.