Gestión de llaves para Inmobiliarias: El camino de Engel & Völkers Madrid hacia la automatización

Engel & Völkers es una empresa inmobiliaria global con presencia en más de 30 países, que ofrece servicios inmobiliarios premium. En su oficina de Madrid, buscaban optimizar los procesos internos para la gestión de las llaves de las propiedades utilizadas por su equipo de consultores inmobiliarios. El objetivo era claro: automatizar la entrega y recogida de llaves y mejorar la eficiencia en las operaciones diarias sin depender únicamente de procesos manuales.

Anteriormente, toda la gestión de llaves era manual y estaba a cargo del personal de recepción, que realizaba un seguimiento y distribuía las llaves utilizando un sistema analógico. Esto generaba cuellos de botella y suponía una gran carga administrativa para el equipo. Dado que los agentes retiraban y devolvían llaves constantemente a lo largo del día, Engel & Völkers buscaba un sistema que mejorara la rendición de cuentas, redujera los errores humanos y optimizara su coordinación interna.

Juan San Martin Rico, Técnico de TI en la oficina de Madrid, explicó su problema: “Queríamos una forma de automatizar este proceso para poder agilizar las cosas, sin que supusiera una molestia para nuestro personal de recepción ni para nadie más”.

Para mejorar la eficiencia y la rendición de cuentas, Engel & Völkers Madrid implementó el sistema de gestión de llaves Keycafe SmartBox en su oficina. El objetivo era dar a los agentes acceso directo y seguro a las llaves, manteniendo al mismo tiempo una supervisión administrativa completa.

Con Keycafe, los agentes ahora recogen y devuelven las llaves utilizando códigos de acceso personales o credenciales de usuario, sin necesidad de involucrar al personal de recepción. Cada acción se registra en tiempo real, lo que permite al equipo de gestión supervisar el uso y optimizar los flujos de trabajo. La función de captura de vídeo del SmartBox añade una capa adicional de rendición de cuentas, proporcionando confirmación visual de cada interacción con las llaves.

Keycafe ayudó a Engel & Völkers Madrid a obtener control sobre una parte fundamental de sus operaciones: el acceso a las propiedades. Al eliminar los cuellos de botella de la gestión manual de llaves, aumentaron la eficiencia del equipo y redujeron el riesgo de errores.

“Los mayores beneficios que hemos experimentado al usar Keycafe han sido la velocidad, la gestión y el control”, explicó Juan San Martin Rico.

La capacidad de monitorizar la actividad y reducir la dependencia del personal para cada transacción de llave liberó recursos valiosos, mientras que la pista de auditoría digital mejoró la rendición de cuentas interna. Los agentes ahora tienen acceso de autoservicio a las llaves y están capacitados para realizar visitas sin retrasos logísticos.