Gestire una flotta di veicoli in un campus in crescita non è facile. Tra il trasporto di squadre atletiche, lo spostamento del personale e il mantenimento dell'attrezzatura dove deve essere, le scuole hanno bisogno di un sistema che dia alle persone giuste accesso ai veicoli giusti quando ne hanno bisogno.
Per anni, la New Hampton School, un collegio indipendente a New Hampton, New Hampshire, con circa 160 dipendenti, si è affidata a un processo di gestione manuale delle chiavi.
Ma man mano che la flotta cresceva da una manciata di autobus a quasi 30 veicoli, la vecchia routine di lasciare le chiavi in una fessura per la posta e ripescarle da un secchio di plastica non era più sufficiente. Le chiavi andavano perse, il personale impiegava tempo a cercarle e le preoccupazioni relative alla responsabilità continuavano a crescere.
Chuck George, Direttore della Sicurezza del Campus, ha deciso che era ora di cambiare. Con Keycafe, ha trasformato un disordinato scambio manuale di chiavi in un sistema automatizzato su cui tutto il team poteva contare.
Andare oltre la gestione manuale delle chiavi
Un sistema di chiavi manuale può funzionare bene quando una flotta è piccola. Ma man mano che la flotta cresce, diventa più difficile tenere traccia delle chiavi e di chi vi ha accesso.
Alla New Hampton School, tutto l'utilizzo delle chiavi era gestito dal direttore atletico e dai responsabili delle attrezzature, con le chiavi consegnate a mano e riposte attraverso una fessura per la posta nella porta.
"A volte venivano restituite subito dopo. A volte scomparivano per qualche giorno, e non c'era alcuna organizzazione su chi avesse quali chiavi", ha spiegato Chuck. "Spesso, le persone avevano bisogno di un veicolo e le chiavi erano sparite. Così dovevamo cercarle. Funzionava ai tempi quando eravamo davvero piccoli, ma man mano che siamo cresciuti, non era più sostenibile."
Il vero problema era la responsabilità, o la sua mancanza. Nessuno aveva una visione chiara di chi avesse una chiave, perché l'avesse o quando sarebbe stata restituita.
Automatizzare l'accesso ai veicoli con Fleetio e Keycafe
Quando la New Hampton School cercava un sistema di gestione della flotta per gestire la manutenzione e le assegnazioni dei veicoli, ha scelto Fleetio. L'integrazione diretta tra Fleetio e Keycafe ha poi reso facile collegare le prenotazioni dei veicoli con l'accesso alle chiavi.
Ora l'intero processo di prenotazione e accesso alle chiavi funziona autonomamente:
Prenotazione: Il dipartimento atletico o i membri del personale inviano un modulo di richiesta veicolo.
Automazione: Le assegnazioni dei veicoli vanno in Fleetio, il che attiva immediatamente una prenotazione Keycafe.
Accesso: Docenti e personale ricevono un'e-mail automatica con un codice di accesso unico.
Ritiro: Gli utenti si avvicinano al Keycafe SmartBox, proprio dove sono parcheggiati i veicoli, inseriscono il loro codice, prendono la chiave e partono.
Con questa integrazione, non era più necessario l'inserimento doppio dei dati o il tracciamento manuale delle prenotazioni.
Promuovere la responsabilità e il ROI finanziario
Per chi supervisiona una flotta di quasi 30 veicoli, la responsabilità è sempre una preoccupazione. Sapere dove si trova ogni veicolo e chi lo sta guidando è essenziale.
"La responsabilità è una cosa enorme per me. Non dirò di essere un maniaco del controllo, ma è bello sapere dove sono le cose", ha spiegato Chuck.
I benefici finanziari erano anche chiari. Una chiave di veicolo moderna può costare dai 400 ai 500 dollari per essere sostituita, quindi evitare chiavi perse può far risparmiare denaro alla scuola. Una migliore visibilità su chi usa ogni veicolo e quando aiuta anche il sistema a ripagarsi.
I promemoria automatici di Keycafe invitano il personale a restituire le chiavi se le dimenticano, così il team di Chuck non deve perdere tempo a rincorrere le persone.
Adozione semplice per il personale del campus
Introdurre nuove tecnologie in una scuola può essere una sfida. Chuck non era sicuro di come avrebbero reagito docenti e personale, ma la transizione a Keycafe è andata più liscia del previsto.
"Lavoro in un posto dove le persone sono molto scettiche nei confronti delle novità", ha detto Chuck. "Ma in realtà è molto semplice. Ricevo letteralmente complimenti dai nostri docenti e dal personale su base settimanale. Non posso dirti quante volte la gente mi dice: 'Questa è la cosa migliore che abbiamo mai fatto'."
Poiché il sistema è self-service, il personale può ritirare e restituire le chiavi dei veicoli autonomamente, senza dover rintracciare un amministratore ogni volta che ha bisogno di accesso.
Cosa c'è dopo per l'accesso al campus
Dopo aver visto i benefici della gestione automatizzata della flotta, la New Hampton School sta già esplorando altri modi in cui Keycafe può supportare l'accesso al campus.
La scuola sta attualmente testando Keycafe per un nuovo padiglione esterno del campus, con piani per collegare le prenotazioni tramite Outlook. Stanno anche considerando di espandere Keycafe al dipartimento delle strutture per gestire l'accesso alle chiavi per fornitori e appaltatori esterni.
Sostituendo un processo manuale di scambio chiavi con una gestione sicura e digitale delle chiavi, la New Hampton School ha ora un modo più responsabile e scalabile per gestire l'accesso in tutto il campus.
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