Dalle chiavi smarrite a zero: come Groupe ABS ha preso il controllo di una flotta di 130 veicoli sul campo

Groupe ABS gestisce un'operazione sul campo impegnativa, con 130 veicoli a supporto delle sue operazioni quotidiane. Quando la flotta era più piccola, la gestione dei veicoli era semplice. Le chiavi erano appese a una bacheca aperta sulla parete, dove i dipendenti potevano prenderle e restituirle dopo l'uso.

Con la crescita dell'azienda, quel semplice sistema smise di funzionare. Con più veicoli e team distribuiti in diverse sedi, divenne difficile tenere traccia di chi avesse ogni veicolo. Le chiavi sparivano regolarmente e, poiché non c'era traccia di chi avesse preso un veicolo o quando sarebbe stato restituito, il team aveva poca visibilità sulla flotta.

Il problema divenne anche costoso. Le chiavi moderne contengono chip transponder che devono essere programmati per il veicolo. «Le chiavi con un chip possono essere piuttosto costose, come cinquecento dollari, e a volte possono costare di più» ha affermato David Fitz-Morris, Direttore delle Operazioni sul Campo di Groupe ABS.

Il passaggio dei veicoli presentava un'ulteriore sfida. I dipendenti dovevano coordinarsi con i supervisori per ottenere le chiavi, il che era difficile a causa degli orari diversi e delle molteplici sedi. Le squadre potevano ritrovarsi ad aspettare l'accesso a un veicolo, mentre i supervisori dedicavano tempo a coordinare chi avrebbe ritirato e riconsegnato le chiavi.

Groupe ABS ha installato SmartBox Keycafe per gestire le chiavi della sua flotta. Ogni chiave è collegata a un veicolo specifico tramite un portachiavi di tracciamento, e i dipendenti possono ritirare e restituire le chiavi utilizzando un PIN o l'autenticazione mobile. I supervisori non devono più coordinare ogni consegna, così le squadre possono accedere ai veicoli in modo indipendente quando ne hanno bisogno.

Groupe ABS ha anche collegato Keycafe al suo database dei dipendenti tramite l'API aperta. Quando viene aggiunto un nuovo dipendente, il loro accesso a Keycafe viene creato automaticamente in base ai veicoli che sono autorizzati a utilizzare. Ciò elimina la configurazione manuale degli account e le liste di permessi separate.

I supervisori possono gestire gli accessi da remoto e vedere lo stato di ogni chiave tramite l'app Keycafe. Ogni ritiro e restituzione viene registrato con il dipendente e l'orario, fornendo al team un chiaro registro dell'utilizzo dei veicoli.

Keycafe ha rapidamente semplificato il modo in cui Groupe ABS gestisce le chiavi della sua flotta. Nelle prime settimane, il team dedicava meno tempo a coordinare le consegne e a rintracciare le chiavi mancanti. Gli episodi di chiavi smarrite sono scesi quasi a zero, eliminando un costo di sostituzione ricorrente, mentre ogni utilizzo di un veicolo è stato collegato a un dipendente specifico.

L'accesso self-service ha anche reso più facile per i dipendenti mettersi in viaggio senza attendere un supervisore. I supervisori dedicano meno tempo alla gestione delle consegne e più tempo alle loro responsabilità quotidiane. L'integrazione con il database dei dipendenti ha ulteriormente ridotto il lavoro amministrativo mantenendo automaticamente aggiornato l'accesso ai veicoli man mano che i dipendenti entrano ed escono dall'azienda.

Con ogni ritiro e restituzione registrati, Groupe ABS ha ora una visione chiara dell'attività delle chiavi in tutte le sue sedi. I supervisori possono vedere chi ha avuto accesso a ogni veicolo e quando, conferendo al team una maggiore responsabilità e rendendo più facile risolvere le domande quando si presentano.